Rechnungen digitalisieren mit KI
automatisch trennen & benennen
Stand:
Rechnungen digitalisieren spart Zeit und vermeidet Fehler. Laden Sie ein Sammel-PDF hoch. Docusplit trennt jede Rechnung per KI und benennt sie nach Rechnungsnummer und Absender. GoBD-konform, in 30 Sekunden erledigt.
Warum manuelle Rechnungsverarbeitung scheitert
Typische Probleme bei der Digitalisierung von Rechnungen ohne KI
1,8 Stunden Dokumentensuche pro Tag
Laut McKinsey suchen Mitarbeiter 1,8 Stunden pro Tag nach Dokumenten. Bei Rechnungen heißt das: Sammel-PDFs durchscrollen, die richtige Seite finden, manuell rauskopieren. Das kostet 400 Stunden pro Jahr.
Manuelles Umbenennen und Zuordnen
30 Rechnungen gescannt ergeben ein einziges PDF. Jede Rechnung einzeln herauskopieren und umbenennen dauert eine Stunde pro Stapel.
Fehlerhafte Zuordnung und fehlende Belege
Manuelle Verarbeitung verursacht falsche Zuordnungen. Seiten werden vertauscht. Mehrseitige Rechnungen trennt man versehentlich. Das erzeugt Rückfragen und Abstimmungsprobleme.
Zahlen zur Rechnungsdigitalisierung
Warum Unternehmen jetzt auf digitale Rechnungsverarbeitung umstellen
Rechnungen digitalisieren: Tools im Vergleich [2026]
Nur Docusplit trennt, benennt und sortiert Rechnungsstapel in einem Schritt.
| Tool | Stapeltrennung | KI-Benennung | GoBD-Export | Kosten |
|---|---|---|---|---|
| Docusplit | ab 0 €/Monat | |||
| sevDesk | ab 8,90 €/Monat | |||
| DATEV Unternehmen online | ab 29 €/Monat | |||
| Adobe Acrobat | 23,99 €/Monat | |||
| GetMyInvoices | ab 19 €/Monat |
So funktioniert die Digitalisierung von Rechnungen
Drei Schritte vom Rechnungsstapel zu benannten Einzeldateien
Rechnungen scannen & hochladen
Scannen Sie Ihren Rechnungsstapel als Sammel-PDF. Alternativ laden Sie ein vorhandenes PDF mit mehreren Rechnungen hoch.
KI erkennt, trennt & benennt
Die KI analysiert jede Seite einzeln. Sie erkennt Rechnungsgrenzen und extrahiert Rechnungsnummer und Firma. Jede Datei wird automatisch benannt.
ZIP herunterladen
Sie erhalten ein ZIP mit benannten Einzelrechnungen. Eine CSV-Übersicht mit Metadaten liegt bei. Ideal für den Import in Ihre Buchhaltung.
Vorteile der KI-Rechnungsdigitalisierung
Schneller, genauer, GoBD-konform. Ohne manuelle Arbeit.
30 Sekunden statt 1 Stunde
25 Rechnungen in einem 50-Seiten-PDF? Docusplit trennt und benennt alles in 30 Sekunden. Manuell brauchen Sie dafür eine Stunde.
99,5 % Erkennungsgenauigkeit
Die KI erkennt Rechnungsnummern, Firmennamen und Beträge zuverlässig. Das funktioniert bei verschiedenen Layouts und Schriftarten.
GoBD-konforme Metadaten
Jeder Download enthält eine CSV-Übersicht. Rechnungsnummern, Daten und Absender sind dokumentiert. Perfekt für DATEV oder DMS.
Rechnungsmodus: KI erkennt Rechnungsnummer & Firma
Docusplit erkennt Rechnungen per KI und benennt Dateien automatisch. Das spart stundenlanges manuelles Umbenennen.
Andere Tools trennen PDFs nur an festen Seitenzahlen. Docusplit analysiert stattdessen den Inhalt jeder Seite. Die KI extrahiert Rechnungsnummer und Firmenname. Daraus entsteht der Dateiname automatisch.
Das Ergebnis: Aus 50 Seiten werden 25 benannte Rechnungen. Zum Beispiel RE2024-281_Firma_XY.pdf. Das dauert 30 Sekunden statt einer Stunde. Auch bei gemischten Rechnungslayouts.
Mehrseitige Rechnungen erkennt die KI automatisch. Seite 2 und 3 einer Rechnung bleiben zusammen. Kein manuelles Zuordnen nötig. Der gesamte Prozess vom Upload bis zum ZIP-Download ist vollautomatisch.
Eingangsrechnungen digitalisieren: Workflow für Steuerberater
Eingangsrechnungen digitalisieren ist der größte Zeitfresser in Kanzleien. Mandanten liefern ihre Belege als Sammel-PDF. Docusplit löst diesen Stapel in Sekunden auf.
Der Workflow ist einfach: Mandant schickt PDF. Sie laden es in Docusplit hoch. Die KI trennt alle Rechnungen. Jede Datei erhält einen sprechenden Namen nach dem Muster Rechnungsnummer_Firma.pdf.
Die fertigen Dateien importieren Sie direkt in DATEV, lexoffice oder ein DMS. Keine manuelle Nacharbeit nötig. Auch Addison und sevDesk werden unterstützt.
Bei 20 Mandanten pro Woche sparen Kanzleien über 15 Stunden im Monat. Statt einer Stunde pro Mandant genügen 30 Sekunden pro Stapel. Die Zeitersparnis rechnet sich ab dem ersten Tag.
Buchhaltung: Belege digitalisieren & GoBD-konform archivieren
Die Buchhaltung verlangt GoBD-konforme Belegarchivierung. Docusplit liefert die strukturierten Metadaten dafür.
Die GoBD fordern Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Docusplit exportiert jede Rechnung mit Nummer, Absender und Datum. Diese Daten stehen in einer CSV-Übersicht.
Die Verarbeitung läuft im Arbeitsspeicher. Keine Daten bleiben auf Servern gespeichert. Das erfüllt hohe Datenschutzanforderungen. DSGVO-Konformität ist gewährleistet.
Wichtig: Docusplit ersetzt kein revisionssicheres Archiv. Nach dem Trennen importieren Sie die Dateien in ein DMS. DATEV, ELO oder d.velop gewährleisten die revisionssichere Aufbewahrung.
Für die Buchhaltung bedeutet das: Belege digitalisieren wird zum Drei-Klick-Prozess. Hochladen, verarbeiten, archivieren. Kein Abtippen, keine Fehlerquelle.
Digitalisierung von Rechnungen: Warum jetzt der beste Zeitpunkt ist
Die Digitalisierung von Rechnungen ist betriebliche Notwendigkeit. Seit 2024 gelten verschärfte GoBD-Anforderungen. Unternehmen müssen jetzt handeln.
Laut McKinsey suchen Mitarbeiter 1,8 Stunden pro Tag nach Dokumenten. Das sind 400 Stunden pro Jahr. Bei 5 Mitarbeitern gehen 2.000 Arbeitsstunden verloren. Diese Zeit fehlt für wertschöpfende Aufgaben.
Immer mehr Unternehmen wollen diesen manuellen Prozess ablösen. Die Nachfrage nach digitaler Rechnungsverarbeitung steigt kontinuierlich. KI-Tools machen den Umstieg einfach.
Docusplit löst das Kernproblem: automatisches Trennen und Benennen. Reine Buchhaltungstools wie sevDesk oder DATEV bieten keine Stapeltrennung. PDF-Editoren wie Adobe Acrobat benennen nicht automatisch. Docusplit macht beides in einem Schritt.
Rechnungen scannen und sortieren: Vom Papier zur Ordnung
Rechnungen scannen und sortieren gehört zum Alltag jeder Buchhaltung. Der Scanner erzeugt ein großes PDF. Doch dann beginnt die eigentliche Arbeit.
Ohne KI müssen Sie jede Rechnung manuell identifizieren. Sie kopieren einzelne Seiten heraus und benennen Dateien von Hand. Bei 50 Rechnungen dauert das leicht zwei Stunden.
Docusplit automatisiert genau diesen Schritt. Nach dem Scannen laden Sie das PDF hoch. Die KI erkennt jede einzelne Rechnung im Stapel. Unterschiedliche Layouts sind kein Problem.
Jede Datei erhält automatisch einen sprechenden Namen. Die Sortierung nach Rechnungsnummer und Firma passiert ohne Ihr Zutun. Am Ende laden Sie ein ZIP mit allen benannten Rechnungen herunter.
Die CSV-Übersicht dokumentiert alle Metadaten. Rechnungsnummer, Absender und Datum stehen pro Datei bereit. So wird aus dem chaotischen Scan-Stapel ein sauber sortiertes Archiv. In Sekunden statt Stunden.
Rechnungen automatisch erkennen: So arbeitet die KI
Wie erkennt eine KI einzelne Rechnungen in einem Sammel-PDF? Docusplit nutzt dafür multimodale KI mit Bilderkennung.
Jede Seite wird einzeln analysiert. Die KI sucht nach typischen Rechnungsmerkmalen: Rechnungsnummer, Datum, Absendername, Beträge. Auch Steuer-IDs und Bankverbindungen werden erkannt.
Die KI erkennt auch Folgeseiten. Steht auf einer Seite kein neuer Rechnungskopf, gehört sie zur vorherigen Rechnung. So bleiben mehrseitige Rechnungen zusammen. Auch bei drei oder vier Seiten pro Rechnung.
Aus den erkannten Daten erzeugt Docusplit den Dateinamen automatisch. Das Muster: Rechnungsnummer_Firmenname.pdf. Zum Beispiel RE2024-281_Musterfirma.pdf.
Die Erkennungsgenauigkeit liegt bei 99,5 %. Das funktioniert bei verschiedenen Layouts, Schriftarten und Sprachen. Deutsche, englische und französische Rechnungen werden gleichermaßen erkannt. Fehlversuche sind extrem selten.
Rechnungsdigitalisierung für KMU: Einstieg ohne IT-Abteilung
Kleine und mittlere Unternehmen brauchen keine teure Enterprise-Software. Docusplit funktioniert direkt im Browser. Keine Installation, kein IT-Aufwand. Keine Wartezeit auf die IT-Abteilung.
Der Einstieg ist kostenlos: 3 PDFs zum Testen, ohne Kreditkarte. Der Starter-Plan beginnt bei 9,99 Euro pro Monat für 50 Seiten.
Für ein KMU mit 20 Eingangsrechnungen pro Woche reicht der Pro-Plan. 250 Seiten pro Monat, 29,99 Euro. Die Zeitersparnis amortisiert die Kosten am ersten Tag.
Der Workflow ist selbsterklärend: PDF hochladen, Modus wählen, herunterladen. Kein Onboarding nötig. Keine Schulung für Mitarbeiter. Neue Teammitglieder starten sofort.
Bei jährlicher Zahlung sparen Sie 20 %. Für größere Teams gibt es den Max-Plan mit 1.000 Seiten pro Monat. So starten KMU die Rechnungsdigitalisierung sofort. Ohne Projektplan, ohne IT-Budget.
Funktionen für die Rechnungsdigitalisierung
Rechnungsstapel als PDF hochladen. Docusplit trennt, benennt und exportiert automatisch.
- Automatische Stapeltrennung per KI
- Benennung nach Rechnungsnummer und Firma
- Mehrseitige Rechnungen bleiben zusammen
- CSV-Metadaten-Export für DATEV/lexoffice
- GoBD-konforme Verarbeitung im Arbeitsspeicher
- Rechnungsmodus und Dokumentenmodus wählbar
Wer profitiert von der Rechnungsdigitalisierung
Rechnungen digitalisieren für jede Branche und Größe
Steuerkanzleien & Steuerberater
Mandanten senden Rechnungsstapel als Sammel-PDF. Oft 30 bis 100 Seiten pro Monat. Docusplit trennt und benennt jede Rechnung in Sekunden. Die Dateien sind direkt importierbar in DATEV oder Addison. Bei 20 Mandanten pro Woche sparen Sie über 15 Stunden monatlich. Die CSV-Übersicht erleichtert die Zuordnung.
Buchhaltung & Finanzabteilungen
Eingangsrechnungen digitalisieren und archivieren. Docusplit sortiert Belege nach Rechnungsnummer und Firma. Die CSV-Metadaten importieren Sie direkt in lexoffice, sevDesk oder DATEV. Keine manuelle Dateneingabe nötig. GoBD-konforme Metadaten inklusive.
KMU & Freiberufler
Rechnungsstapel in Minuten verarbeiten statt in Stunden. Ohne IT-Abteilung und ohne Enterprise-Software. Ideal für 5 bis 50 Mitarbeiter. Der Einstieg ist kostenlos: 3 PDFs testen, danach ab 9,99 €/Monat. Bei jährlicher Zahlung 20 % sparen.
FAQ: Rechnungen digitalisieren
Ist das Digitalisieren von Rechnungen GoBD-konform?▼
Ja, bei guter Scan-Qualität und revisionssicherem Archiv. Die GoBD fordern Vollständigkeit und Unveränderbarkeit. Docusplit verarbeitet alles im Arbeitsspeicher und exportiert Metadaten als CSV. Die revisionssichere Archivierung erfolgt in Ihrem DMS oder Ihrer Buchhaltungssoftware. Docusplit speichert keine Daten auf Servern.
Welche Software eignet sich zum Rechnungen digitalisieren?▼
Für Stapeltrennung und Benennung: Docusplit (KI-basiert, ab 0 €). Für Buchhaltung mit Kontierung: sevDesk oder lexoffice. Für Enterprise: DATEV Unternehmen online. Docusplit löst gezielt das Stapeltrennungs-Problem. Testen Sie kostenlos mit 3 PDFs.
Kann KI Rechnungen automatisch erkennen und benennen?▼
Ja. Docusplit nutzt KI-Bilderkennung und extrahiert Rechnungsnummern und Firmennamen automatisch. Dateien heißen dann z. B. RE2024-281_Firma_XY.pdf. Die Genauigkeit liegt bei 99,5 %. Mehrseitige Rechnungen werden als eine Datei zusammengehalten.
Wie viel kostet das Digitalisieren von Rechnungen?▼
Docusplit: 3 PDFs kostenlos. Starter ab 9,99 €/Monat (50 Seiten). Pro 29,99 €/Monat (250 Seiten). Max 99,99 €/Monat (1.000 Seiten). Jährlich sparen Sie 20 %. Adobe Acrobat kostet 23,99 €/Monat ohne Stapeltrennung. sevDesk ab 8,90 €/Monat ohne Stapeltrennung.
Wie funktioniert das Eingangsrechnungen digitalisieren mit Docusplit?▼
In drei Schritten: PDF hochladen, KI verarbeiten lassen, ZIP herunterladen. Die KI erkennt jede Rechnung im Stapel automatisch. Rechnungsnummer und Firma werden extrahiert. Jede Datei erhält einen sprechenden Namen nach dem Muster RE2024-281_Firma.pdf. Die CSV-Übersicht können Sie direkt in DATEV importieren.
Werden mehrseitige Rechnungen korrekt erkannt?▼
Ja. Die KI prüft jede Seite auf einen neuen Rechnungskopf. Fehlt er, gehört die Seite zur vorherigen Rechnung. So bleiben Seite 2 und 3 automatisch zusammen. Auch drei- oder vierseitige Rechnungen werden korrekt gruppiert. Kein manuelles Zuordnen nötig.
Kann ich die Rechnungen danach in DATEV importieren?▼
Ja. Docusplit exportiert benannte Einzeldateien plus CSV-Metadaten. Die CSV enthält Rechnungsnummer, Firma und Datum pro Rechnung. Der Import in DATEV, lexoffice oder sevDesk ist direkt möglich. Kein manuelles Abtippen erforderlich. Die Dateinamen folgen einem einheitlichen Muster.
Vertiefende Ratgeber
Ausführliche Ratgeber zur Rechnungsverarbeitung und Dokumentendigitalisierung.
Rechnungsverarbeitung
Rechnungseingang automatisieren: PDFs mit mehreren Rechnungen trennen, Rechnungsnummer extrahieren und intelligent umbenennen. Kostenlos testen.
Ratgeber lesenIntelligente Dokumentenverarbeitung
KI-Dokumentenverarbeitung: Dokumente automatisch klassifizieren, trennen und umbenennen. Rechnungen, Verträge, Belege sortiert. Kostenlos testen.
Ratgeber lesenQuellen
- McKinsey Global Institute — Studie zur Dokumentensuche: 1,8 Stunden pro Mitarbeiter und Tag
- Ardent Partners — AP Metrics That Matter — Kosten manueller Eingangsrechnungsverarbeitung: 15 € pro Rechnung
- Bitkom Digital Office Index — 72 % der KMU verarbeiten Rechnungen noch teilweise manuell
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