Sammel-PDF-Splitting

Mehrere Rechnungen in einer PDF
automatisch trennen und benennen

Stand: August 2026

Ein Sammel-PDF mit 30 Rechnungen zu zerlegen heißt 30-mal die Trennstelle suchen und 30-mal umbenennen. Die KI findet die Rechnungsgrenzen selbst und liefert RE-2025-1234_Stadtwerke_München.pdf, anders als pdf24 oder Acrobat, die nur Seiten zählen.

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30 Seiten gratisKeine KreditkarteLöschung nach Verarbeitung

Um mehrere Rechnungen aus einer PDF zu trennen, laden Sie das Sammel-PDF hoch und wählen den Rechnungsmodus. Die KI liest jede Seite, erkennt die Rechnungsgrenzen selbst, hält Folgeseiten zusammen und benennt jede Datei nach Rechnungsnummer und Firma, etwa RE-2025-1234_Stadtwerke_München.pdf. Sie erhalten ein ZIP mit einer Datei pro Rechnung und einer CSV mit Nummer, Firma, Datum und Konfidenz.

Rechnungen aus einem Sammel-PDF herauszusuchen ist Handarbeit in drei Durchgängen

Jede Rechnung im Stapel muss gefunden, herausgeschnitten und umbenannt werden.

Rechnungen im Dokumentenmix

Im Posteingangs-Scan liegen Rechnungen zwischen Lieferscheinen, Verträgen und Werbung. Ardent Partners beziffert die Kosten pro Rechnung im gesamten Kreditorenprozess auf durchschnittlich 9,40 US-Dollar; das Heraussuchen ist nur der erste Schritt davon.

Rechnungsnummern abtippen

Für jede Datei die Nummer ablesen, den Lieferanten eintippen, speichern. Bei 50 Rechnungen im Monat sind das 50 Speicherdialoge, und ein Zahlendreher fällt erst auf, wenn jemand die Rechnung sucht.

Jeder benennt anders

Drei Leute, drei Muster wie RE_2025_1234.pdf, Stadtwerke März.pdf oder scan0815.pdf. Ohne festes Schema findet später niemand die Rechnung, die ein anderer abgelegt hat.

Rechnungen trennen von Hand und mit Docusplit

Ein 50-seitiger Scan im Rechnungsmodus braucht etwa 5 Minuten, je nach Seitenmix; der Fortschritt wird live angezeigt.

Kriterium	Manuell	Mit Docusplit KI
Zeit pro Rechnung	Rund 1 Minute (eigene Annahme)	Rund 6 Sekunden pro Seite (Rechnungsmodus)
Dateiname	Von Hand je Datei	Rechnungsnummer_Firma.pdf
Mehrseitige Rechnungen	Seitenweise prüfen und zusammenfügen	Folgeseiten werden am Inhalt erkannt
Übersicht	Eigene Liste führen	CSV mit Nummer, Firma, Datum und Konfidenz
Nicht erkannte Rechnungen	Fallen erst bei der Buchung auf	Stehen als „Nicht erkannt“ in der CSV und heißen Rechnung_Seite_N.pdf

Die KI liest jede Seite und erkennt, wo eine neue Rechnung beginnt

Drei Schritte vom Sammel-PDF zu einzeln benannten Rechnungen.

Sammel-PDF hochladen

Scan oder digitale Datei, bis 50 MB. Wählen Sie vorher den Rechnungsmodus, wenn nur Rechnungen im Stapel liegen, sonst den Dokumentmodus.

KI erkennt jede Rechnung

Pro Seite liest die KI Rechnungsnummer, Firma und Datum und erkennt Folgeseiten, etwa an „Seite 2 von 3“ oder derselben Rechnungsnummer.

Einzelne Rechnungen herunterladen

Das ZIP enthält jede Rechnung als eigene Datei, etwa RE-2025-1234_Stadtwerke_München.pdf, dazu eine CSV mit allen gelesenen Werten.

Trennen und Benennen passieren im selben Durchlauf

Was nach dem Upload fertig ist, ohne dass Sie eine Datei öffnen.

Rechnungen im Stapel gefunden

Im Dokumentmodus prüft die KI jede Seite darauf, ob sie eine Rechnung ist; Briefe, Verträge und Formulare bekommen ihren eigenen Typ in den Namen.

Nummer, Firma und Datum gelesen

Die KI liest Rechnungsnummer, Firmenname und Rechnungsdatum. Beträge, MwSt. oder IBAN liest sie nicht; dafür bleibt Ihre Buchhaltungssoftware zuständig.

Ablagefertig für die Buchhaltung

Einheitlich benannte Dateien und eine CSV mit Dateiname, Seite, Rechnungsnummer, Firma, Datum und Konfidenz. Ein Beleg pro Datei, so wie DATEV Unternehmen online oder Ihr DMS es beim Upload erwartet.

Die KI erkennt Rechnungen auch zwischen Lieferscheinen, Mahnungen und Werbung

Rechnungen kommen selten allein. Im Posteingangs-Scan liegen sie zwischen Lieferscheinen, Verträgen, Mahnungen und Werbung, und wer den Stapel scannt, bekommt ein Sammel-PDF mit dutzenden Seiten. Die Rechnungen daraus von Hand herauszusuchen bedeutet, jede Seite anzusehen und für jede Rechnung Anfang und Ende zu bestimmen.

Die KI übernimmt genau diesen Blick auf die Seite. Sie liest jede Seite als Bild und erkennt eine Rechnung an ihrem Aufbau, also an Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Absenderblock und Zahlungsziel. Im Dokumentmodus bekommen Seiten, die keine Rechnung sind, ihren eigenen Dokumenttyp, etwa Lieferschein oder Mahnung.

Rechnung, Auftragsbestätigung, Kostenvoranschlag und Angebot sehen sich ähnlich, werden buchhalterisch aber völlig unterschiedlich behandelt. Die KI unterscheidet sie an Bezeichnung und Aufbau, sodass im Rechnungsordner nur Rechnungen liegen. Bei einem Angebot mit Angebotsnummer kann die Zuordnung im Rechnungsmodus trotzdem schiefgehen; für gemischte Stapel ist der Dokumentmodus die bessere Wahl.

→ PDF automatisch trennen

Rechnung erkannt an Nummer, Datum, Absender, Zahlungsziel

Angebot und Auftragsbestätigung bekommen einen eigenen Typ

Gemischte Stapel in den Dokumentmodus

Rechnungsmodus für reine Rechnungsstapel, Dokumentmodus für gemischte Post

Vor dem Upload wählen Sie einen von zwei Modi. Der Rechnungsmodus erwartet nur Rechnungen; die KI liest pro Seite Rechnungsnummer, Firmenname und Rechnungsdatum und benennt jede Datei Rechnungsnummer_Firma.pdf. Er braucht mit etwa 6 Sekunden pro Seite weniger Zeit als der Dokumentmodus.

Der Dokumentmodus prüft zuerst, ob eine Seite eine Rechnung ist. Wenn ja, wird sie wie im Rechnungsmodus benannt; wenn nein, liest die KI Dokumenttyp, Absender und Datum, und die Datei heißt etwa Mahnung_Finanzamt_2025-03-15.pdf. Dafür rechnet die App mit etwa 10 Sekunden pro Seite.

Als Faustregel nehmen Sie den Rechnungsmodus, wenn im Stapel nur Rechnungen liegen. Sobald Lieferscheine, Briefe oder Verträge dazwischen liegen, ist der Dokumentmodus richtig, weil Nicht-Rechnungen dort einen sprechenden Namen bekommen statt Rechnung_Seite_12.pdf.

Rechnungsmodus, etwa 6 Sekunden pro Seite

Dokumentmodus, etwa 10 Sekunden pro Seite

Nicht-Rechnungen bekommen im Dokumentmodus einen Typ

Vom Scan zur Ablage mit der Rechnungsnummer vorn im Dateinamen

Das Scannen selbst ist schnell erledigt; die Arbeit beginnt bei der Ablage. Rechenbeispiel mit eigener Annahme, keine Studie: Wer pro Rechnung eine Minute braucht, um Nummer und Lieferant abzulesen, die Datei umzubenennen und abzulegen, sitzt bei 50 Rechnungen im Monat knapp eine Stunde daran. Die App rechnet im Rechnungsmodus mit etwa 6 Sekunden pro Seite; 50 Seiten laufen also in etwa 5 Minuten durch, während Sie etwas anderes machen.

Die Datei heißt danach RE-2025-1234_Stadtwerke_München.pdf. Die Rechnungsnummer steht vorn, damit Sie nach ihr suchen können; der Firmenname dahinter sagt Ihnen ohne Öffnen, von wem die Rechnung ist. Mehr als 100 Zeichen werden abgeschnitten.

Die CSV zum ZIP listet Dateiname, Seite, Rechnungsnummer, Firma, Datum und einen Konfidenzwert; dazu kommt eine _metadata.json. Sie öffnen die CSV in Excel oder nutzen sie als Index, wenn Sie die Dateien von Hand in DATEV Unternehmen online oder Ihr DMS übernehmen. Ein Beleg pro Datei ist genau das, was diese Programme beim Upload erwarten.

→ PDF trennen und benennen in einem Schritt

Rechnungsnummer vorn, Firma dahinter, maximal 100 Zeichen

CSV mit Nummer, Firma, Datum und Konfidenz

Ein Beleg pro Datei für DATEV oder DMS

Mehrseitige Rechnungen und Anlagen bleiben eine Datei

Eine dreiseitige Rechnung vom Telefonanbieter, dahinter ein einseitiger Brief, dann eine zweiseitige Lieferantenrechnung: Ein Splitter, der pro Seite schneidet, macht daraus sechs Dateien statt drei Dokumente.

Die KI prüft jede Seite darauf, ob sie zur vorherigen gehört. Hinweise sind „Seite 2 von 3“ im Kopf, dieselbe Rechnungsnummer, derselbe Absender oder eine Positionstabelle, die weitergeht. Erkennt sie eine Folgeseite, hängt sie die Seite an die laufende Rechnung, statt eine neue Datei zu beginnen. Das funktioniert bei zwei Seiten genauso wie bei zwölf, etwa bei Bau- oder IT-Rechnungen mit langen Positionslisten.

Anlagen wie Stundenzettel oder Kostenaufstellungen bleiben bei ihrer Rechnung, wenn die KI den Bezug erkennt. Eine Anlage ohne Briefkopf und ohne Rechnungsnummer ist der Fall, in dem das am ehesten schiefgeht; dann taucht sie als eigene Datei auf. Ein Blick in die CSV-Spalte „Seite“ zeigt, welche Datei welche Seiten enthält.

→ Scan-PDF in einzelne Dokumente aufteilen

Folgeseiten erkannt an Seitenzahl, Nummer, Absender

Zwei oder zwölf Seiten, eine Datei

Anlagen ohne Briefkopf in der CSV prüfen

Drei Grenzen, die Sie vor dem Upload kennen sollten

Beträge, Mehrwertsteuer, Positionen und IBAN liest die KI nicht. Sie liest, was für Trennen und Benennen nötig ist, also Rechnungsnummer, Firma und Datum; die Buchung selbst bleibt bei Ihrer Buchhaltungssoftware. Die Ausgabe-PDFs enthalten die Seiten unverändert und bekommen keine Textebene.

Schnittstellen gibt es nicht, weder eine API noch einen DMS-Konnektor. Sie laden hoch, warten den Durchlauf ab und laden das ZIP herunter. Die CSV ist ein Index für Sie, kein Importformat für ein bestimmtes Programm.

E-Rechnungen sind ein Sonderfall. Seit 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können; XRechnung und ZUGFeRD tragen die Rechnungsdaten als XML. Beim Trennen wird nur der sichtbare PDF-Teil übernommen, die eingebettete XML nicht. Archivieren Sie E-Rechnungen deshalb im Original, so wie sie eingegangen sind; die Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren (§ 14b UStG) gilt für das Original.

Liest Nummer, Firma und Datum, keine Beträge

Keine Schnittstellen, ZIP und CSV zum Download

E-Rechnungen im Original archivieren

Was die Rechnungserkennung leistet und was sie Ihnen überlässt

So arbeitet der Rechnungsmodus, ohne Ausschmückung.

Erkennt Rechnungen zwischen Briefen, Lieferscheinen und Verträgen
Liest Rechnungsnummer, Firmenname und Rechnungsdatum pro Seite
Unterscheidet Rechnung von Angebot, Auftragsbestätigung und Kostenvoranschlag
Hält mehrseitige Rechnungen als eine Datei zusammen
Benennt nach dem Muster Rechnungsnummer_Firma.pdf, maximal 100 Zeichen
Schreibt nicht gelesene Felder als „Nicht erkannt“ in die CSV

Vorher:

Sammel_Scan_Buchhaltung.pdf

Nachher:

RE-2025-1234_Stadtwerke_München.pdf

Drei Stapel, in denen Rechnungen stecken

Von Stapel zu Stapel ändert sich nur, was um die Rechnungen herum liegt.

Posteingang der Buchhaltung

Die Tagespost läuft durch den Einzugsscanner, 40 Seiten in einer Datei. Nach dem Upload liegt jede Rechnung einzeln vor, die Mahnung und der Lieferschein daneben mit eigenem Typ im Namen.

Belegordner zum Jahresabschluss

Der Mandant bringt einen Ordner, die Kanzlei scannt ihn am Stück. Die KI trennt die Rechnungen, und die CSV zeigt, welche Seiten keine lesbare Rechnungsnummer hatten.

Sammelanhang vom Lieferanten

Manche Lieferanten schicken zehn Rechnungen in einer PDF. Vor dem Verbuchen wird daraus eine Datei pro Rechnung, benannt nach Nummer und Firma.

Häufige Fragen zur Rechnungserkennung aus Sammel-PDFs

Wie trenne ich mehrere Rechnungen in einer PDF?▼

Laden Sie das Sammel-PDF im Browser hoch und wählen Sie den Rechnungsmodus. Die KI liest jede Seite, erkennt Rechnungsgrenzen an Rechnungsnummer und Layoutwechsel und hält Folgeseiten zusammen. Sie bekommen ein ZIP mit einer Datei pro Rechnung, benannt Rechnungsnummer_Firma.pdf, dazu eine CSV.

Was passiert mit Nicht-Rechnungen im Stapel?▼

Sie werden ebenfalls getrennt. Im Rechnungsmodus bekommt eine Seite ohne Rechnungsnummer den Namen Rechnung_Seite_12.pdf, und in der CSV steht „Nicht erkannt“. Im Dokumentmodus prüft die KI zuerst, ob die Seite eine Rechnung ist, und benennt sie sonst nach Typ, Absender und Datum, zum Beispiel Lieferschein_Acme_GmbH_2025-03-15.pdf. Für gemischte Stapel ist deshalb der Dokumentmodus die bessere Wahl.

Funktioniert das mit gescannten Rechnungen?▼

Ja, mit Scans und digitalen PDFs gleichermaßen; die KI liest die Seite als Bild. Scannen Sie mit 200 bis 300 dpi. Sehr blasse Thermobelege, Handschrift und schiefe Scans unter 200 dpi sind die Fälle, in denen die Erkennung nachlässt. Die Ausgabe-PDFs bekommen keine Textebene, die Seiten werden unverändert kopiert.

Erkennt die KI auch mehrseitige Rechnungen?▼

Ja. Folgeseiten erkennt sie am Inhalt, etwa an „Seite 2 von 3“, derselben Rechnungsnummer oder einer Positionstabelle, die weitergeht. Anlagen ohne Briefkopf sind der Fall, der am ehesten falsch zugeordnet wird; prüfen Sie die CSV, wenn eine Rechnung auffällig viele Seiten hat.

Wie unterscheidet sich das von Rechnungsverarbeitungs-Software?▼

Rechnungsverarbeitungs-Software übernimmt Freigabe-Workflows, Buchung und Zahlung. Docusplit übernimmt nur den Schritt davor, nämlich Rechnungen in einem Sammel-PDF zu finden, zu trennen und zu benennen. Was Sie mit den benannten Dateien danach machen, bleibt bei Ihren vorhandenen Programmen.

Was passiert mit meinen Dateien?▼

Dateien werden TLS-verschlüsselt übertragen, nur für die Verarbeitung gehalten und danach von unseren Servern gelöscht. Die KI-Auswertung läuft über die OpenAI-API mit Auftragsverarbeitungsvertrag (OpenAI Ireland, Standardvertragsklauseln); Ihre Dateien werden nicht für Training genutzt, OpenAI hält API-Daten bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung. Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Wie viele Rechnungen kann ein Sammel-PDF enthalten?▼

Pro PDF gibt es kein Seitenlimit, die Datei darf bis 50 MB groß sein. Gezählt wird Ihr Kontingent, 30 Seiten einmalig zum Testen, danach 100 Seiten im Monat im Starter, 300 im Pro und 1.000 im Max. Die App rechnet im Rechnungsmodus mit etwa 6 Sekunden pro Seite; ein Stapel mit 30 Rechnungsseiten braucht also rund 3 Minuten, den Fortschritt sehen Sie live.

Was passiert, wenn die KI falsch trennt oder etwas nicht liest?▼

Handschrift, sehr blasse Scans, leere Rückseiten, Lieferscheine, die wie Rechnungen aussehen, oder Anlagen ohne Briefkopf kann die KI falsch zuordnen. Liest sie keine Rechnungsnummer, heißt die Datei Rechnung_Seite_7.pdf, und in der CSV steht „Nicht erkannt“. Prüfen Sie diese Dateien zuerst; die Konfidenz-Spalte ist ein Richtwert, keine Prüfliste.

Vertiefende Ratgeber

Für Stapel, in denen mehr als Rechnungen liegen, und für den Schritt vom Trennen zum Benennen.

PDF trennen & benennen

Sammelscan mit Rechnungen, Briefen und Belegen hochladen: Die KI trennt ihn in Einzeldokumente und benennt jede Datei nach Inhalt. Sortiertes ZIP mit CSV.

Mehr erfahren

Dokumente automatisch benennen

Die KI liest Typ, Absender und Datum jeder gescannten Seite und benennt die Datei danach, etwa Mahnung_Finanzamt_2025-03-15.pdf. 30 Seiten kostenlos testen.