Rechnungen GoBD-konform archivieren | Docusplit

Drei Regeln entscheiden über ein sauberes Rechnungsarchiv, Stand 2026: Rechnungen und Buchungsbelege werden seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrt statt zehn. Elektronisch empfangene Rechnungen bleiben elektronisch, im Empfangsformat; ausdrucken und abheften ist keine Archivierung mehr. Und Papierrechnungen dürfen Sie scannen und danach vernichten, wenn das Verfahren dokumentiert ist. Dieser Guide belegt jede dieser Aussagen mit der Fundstelle, zeigt den praktischen Ablauf vom Scan bis ins Archiv und benennt, was ein Vorverarbeitungs-Tool wie Docusplit dabei übernimmt und was nicht.

Was die GoBD sind und was sie nicht regeln

Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums: Neufassung vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und erneut am 14. Juli 2025, beide Male vor allem wegen der E-Rechnung.

Sie regeln, wie elektronische Buchführung und Belegablage ablaufen müssen: nachvollziehbar, vollständig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar, mit Verfahrensdokumentation und Datenzugriff für die Finanzverwaltung. Sie regeln nicht, welche Software Sie einsetzen, wie Dateien heißen oder in welchen Ordnern sie liegen. Ein offizielles GoBD-Zertifikat für Software gibt es nicht, und wer für Namensschemata mit einem GoBD-Etikett wirbt, verspricht etwas, das die GoBD gar nicht kennen.

Aufbewahrungsfristen seit 2025

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 verkürzt. Der aktuelle Stand:

Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt, der Brief empfangen oder der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2025 läuft also bis Ende 2033. Ob Sie Altbestände aus den Jahren davor schon aussortieren dürfen, klären Sie mit dem Steuerberater, bevor der Schredder läuft.

Die Anforderungen, die im Alltag zählen

Unveränderbarkeit. Eine archivierte Rechnung darf nachträglich nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden können; Änderungen müssen protokolliert sein. Ein normaler Datei-Ordner leistet das nicht, ein revisionssicheres Archivsystem, DATEV oder ein DMS mit Versionierung schon.

Vollständigkeit und Ordnung. Alle steuerrelevanten Belege müssen da sein, und ein sachverständiger Dritter muss sich in vertretbarer Zeit zurechtfinden. Die GoBD verlangen dafür ein Ordnungskriterium für die Ablage; eine Struktur nach Jahr und Monat mit sortierbaren Dateinamen erfüllt diesen Zweck.

Zeitgerechte Erfassung. Unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von zehn Tagen erfasst werden, das nennen die GoBD ausdrücklich unbedenklich (Rz. 47). Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten (Rz. 48, § 146 Abs. 1 AO). Wer Belege quartalsweise in den Schuhkarton legt, verfehlt das.

Verfahrensdokumentation. Ein Dokument beschreibt, wie Belege bei Ihnen ankommen, erfasst, verarbeitet, archiviert und geschützt werden, inklusive der eingesetzten Systeme. Ohne sie steht Ihr Verfahren bei einer Betriebsprüfung schlecht da. Für das Scannen gehört eine Organisationsanweisung dazu (Rz. 136): wer scannt, wann, welches Schriftgut, wie die Qualitätskontrolle läuft, wie Fehler protokolliert werden.

Papier scannen und vernichten: so ist es erlaubt

Das ersetzende Scannen ist in den GoBD ausdrücklich vorgesehen (Rz. 130, 136 bis 141). Die Bedingungen:

1. Das Scanbild stimmt bildlich mit dem Original überein und bleibt über die gesamte Frist lesbar (Rz. 130). Farbe ist nur nötig, wenn ihr Beweisfunktion zukommt, etwa bei Sicht- und Bearbeitungsvermerken in verschiedenen Farben (Rz. 137).
2. Das Verfahren steht in der Organisationsanweisung (Rz. 136).
3. Nach dem Scan wird nur noch mit dem elektronischen Dokument gearbeitet. Wichtig für die Praxis: Notizen und Kontierungsvermerke gehören vor dem Scannen auf den Beleg. Wird das Papier danach doch noch bearbeitet, muss es erneut gescannt und mit der ersten Fassung verknüpft werden (Rz. 139).
4. Danach darf das Papier vernichtet werden, außer andere Vorschriften verlangen das Original, etwa bei notariell beurkundeten Dokumenten, oder die Beweiskraft hängt am Original (Rz. 140). Diese Entscheidung trifft der Steuerpflichtige, im Zweifel mit dem Steuerberater.

Wird der Scan per OCR um durchsuchbaren Volltext angereichert, ist auch dieser Volltext nach Verifikation aufzubewahren (Rz. 130).

E-Rechnungen seit 2025: das Original ist die XML

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können; die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, greift nach Übergangsfristen ab 2027, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro ab 2028 (BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung; BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024).

Für das Archiv heißt das, mit der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025:

• Eingehende elektronische Rechnungen werden in dem Format aufbewahrt, in dem sie empfangen wurden, eine XRechnung also als XML (Rz. 131).
• Bei einer E-Rechnung genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren; der menschenlesbare PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung muss nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält, etwa Buchungsvermerke (Rz. 119, 131).
• Der strukturierte Datenteil darf nicht durch eine Formatumwandlung verloren gehen (Rz. 125, Beispiel 10). Eine E-Rechnung ausdrucken oder als Bild speichern zerstört das Original.

Hier liegt eine klare Grenze der automatischen Vorverarbeitung: Beim Trennen eines Sammel-PDFs kopiert Docusplit die sichtbaren Seiten in neue Dateien, die eingebettete XML einer ZUGFeRD-Rechnung geht dabei nicht mit. Die getrennte Datei ist eine Arbeitskopie zum Sortieren, kein Archivoriginal. E-Rechnungen archivieren Sie als Originaldatei und lassen sie aus dem Scan-Stapel heraus.

Der Ablauf in vier Schritten

1. Sammeln. Papierrechnungen in den Stapelscanner (300 dpi, PDF), E-Mail-Anhänge in einen Eingangsordner. E-Rechnungen bleiben als Originaldateien beiseite.
2. Trennen und benennen. Der Sammelscan wird per KI in Einzelrechnungen getrennt, jede Datei heißt nach dem Schema Rechnungsnummer_Firma.pdf, etwa RE-2025-0281_Mustermann-GmbH.pdf; eine CSV listet Nummer, Firma und Datum je Datei. Nicht Lesbares landet unter Fallback-Namen wie Rechnung_Seite_9.pdf und wird von Hand geprüft. Wie das funktioniert, steht im Ratgeber Rechnungen erkennen und trennen.
3. Archivieren. Die geprüften Dateien wandern in das revisionssichere System (DATEV, DMS, Archivfunktion der Buchhaltungssoftware), sortiert nach Jahr und Monat. Erst dieser Schritt erfüllt die Unveränderbarkeit; der Download-Ordner davor ist Arbeitsablage.
4. Dokumentieren. Der gesamte Weg, vom Scanner über die Vorverarbeitung bis ins Archiv, steht in der Verfahrensdokumentation, samt Zuständigkeiten und Kontrollen. Einmal aufgesetzt, wird sie nur bei Änderungen angepasst.

Was typischerweise schiefgeht

E-Mail-Rechnungen werden ausgedruckt und mitgescannt. Damit existiert die Rechnung doppelt, und der Scan ist nicht das Original. Elektronisch Empfangenes bleibt elektronisch (Rz. 131).

Notizen nach dem Scan. Der Sachbearbeiter kritzelt die Kontierung auf das Papier, nachdem es gescannt wurde. Jetzt weichen Original und Scan voneinander ab, und das Papier müsste erneut erfasst werden (Rz. 139). Vermerke vor dem Scannen anbringen, auf eine freie Stelle.

Der Sammelscan bleibt die einzige Datei. Vierzig Rechnungen in einer PDF im Archiv: Die Zuordnung Beleg zu Buchung wird mühsam, und der Datenzugriff der Prüfung auch. Ein Beleg je Datei ist die Ordnung, die jedes Archivsystem erwartet.

ZUGFeRD ohne XML archiviert. Die getrennte oder neu gespeicherte PDF sieht gleich aus, ist aber keine E-Rechnung mehr. Original aufheben.

Thermobelege verblassen. Kassenbons verlieren ihren Druck; nach zwei Jahren ist nichts mehr lesbar, gescannt wird dann auch nichts mehr. Zeitnah scannen, danach ist der Scan das Archivexemplar.

Archiv ohne Backup. Auch ein revisionssicheres System braucht die 3-2-1-Regel: drei Kopien, zwei Medien, eine außer Haus.

Checkliste

• Fristen aktualisiert: Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Abschlüsse 10, Handelsbriefe 6
• E-Rechnungs-Empfang eingerichtet, Originaldateien (XML) werden unverändert archiviert
• Papierbelege: Scanprozess in einer Organisationsanweisung beschrieben, Vermerke vor dem Scan
• Unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen erfasst, Kasse täglich
• Revisionssicheres Archivsystem im Einsatz; Cloud-Ordner nur als Arbeitsablage
• Einheitliche, sortierbare Dateinamen (Rechnungsnummer_Firma.pdf)
• Verfahrensdokumentation erstellt und aktuell
• Backups nach der 3-2-1-Regel

Häufige Fragen

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Acht Jahre, seit dem 1. Januar 2025 (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz; § 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO). Vorher waren es zehn. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe bei 6.

Darf ich Papierrechnungen nach dem Scannen wegwerfen?

Ja, die GoBD erlauben das ersetzende Scannen (Rz. 136 bis 141): Verfahren in einer Organisationsanweisung dokumentieren, Lesbarkeit und Vollständigkeit prüfen, danach nur noch elektronisch weiterarbeiten. Nur Unterlagen, die nach anderen Vorschriften im Original vorliegen müssen (etwa notariell beurkundete Dokumente oder Urkunden mit Beweisfunktion des Originals), bleiben Papier. Stimmen Sie den Zeitpunkt der Vernichtung mit dem Steuerberater ab.

Muss ich elektronisch erhaltene Rechnungen ausdrucken und abheften?

Das Gegenteil ist richtig: Eingehende elektronische Rechnungen müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (GoBD Rz. 131). Eine PDF-Rechnung bleibt PDF, eine E-Rechnung bleibt XML. Der Ausdruck ist nur eine Kopie und ersetzt das Original nicht.

Reicht ein Cloud-Ordner als GoBD-Archiv?

Nein. Ein normaler Ordner erfüllt die Unveränderbarkeit nicht, weil Dateien dort ersetzt oder gelöscht werden können, ohne dass es protokolliert wird. Dafür gibt es revisionssichere Archivsysteme, DATEV oder ein DMS mit Versionierung und Protokollierung; der Cloud-Ordner taugt als Arbeitsablage davor.

Darf ich ZUGFeRD-Rechnungen mit Docusplit trennen?

Zum Sortieren ja, als Archivkopie nein. Beim Trennen werden die Seiten unverändert in neue PDFs kopiert, die eingebettete XML geht dabei nicht mit. Bei einer hybriden E-Rechnung ist aber der strukturierte XML-Teil der führende Teil und darf nicht durch eine Formatumwandlung verloren gehen. Archivieren Sie die Originaldatei und nutzen Sie die getrennten PDFs nur als Arbeitskopien.

Sind Dateinamen wie RE-2025-0281_Mustermann-GmbH.pdf GoBD-konform?

Die GoBD kennen keine Vorgaben für Dateinamen, es gibt also auch keine „GoBD-konformen“ Namen. Verlangt wird eine geordnete, nachvollziehbare Ablage, und dazu tragen sortierbare Namen mit Nummer, Firma und ISO-Datum bei. Sie sind ein Ordnungsmittel, kein Compliance-Nachweis.

Fazit

Ein GoBD-taugliches Rechnungsarchiv besteht aus drei Schichten: einem dokumentierten Weg vom Eingang bis zur Ablage, einem revisionssicheren System für die Aufbewahrung und einer Ordnung, in der ein Dritter sich zurechtfindet. Die Vorverarbeitung, also Trennen, Benennen und Sortieren des Sammelscans, übernimmt Docusplit; Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation bleiben Aufgabe Ihres Archivsystems und Ihrer Organisation. Wer zusätzlich die 8-Jahres-Frist und die E-Rechnungs-Regeln auf dem Schirm hat, ist für die nächste Prüfung aufgestellt.

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Quellen

• § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen (Fristen 10/8/6 Jahre, Fristbeginn)
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (8 Jahre)
• § 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen (handelsrechtliche Fristen)
• BMF, GoBD, Neufassung vom 28.11.2019 (Rz. 47, 48, 130, 136 bis 141)
• BMF, Änderung der GoBD vom 11.03.2024
• BMF, 2. Änderung der GoBD vom 14.07.2025 (Rz. 118, 119, 125, 131 zur E-Rechnung)
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
• BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung

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