Rechnungen GoBD-konform archivieren

Die digitale Archivierung von Rechnungen ist nicht nur praktisch, sondern in vielen Fällen sogar gesetzlich vorgeschrieben. Mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) hat der Gesetzgeber klare Regeln für die digitale Buchhaltung festgelegt.

In diesem Guide erfahren Sie alles, was Sie für eine GoBD-konforme Archivierung Ihrer Rechnungen wissen müssen.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind Verwaltungsvorschriften des Bundesfinanzministeriums, die seit 2015 für alle Unternehmen in Deutschland gelten. Sie regeln:

• Wie elektronische Unterlagen aufbewahrt werden müssen
• Welche technischen Anforderungen erfüllt sein müssen
• Wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen
• Welche Dokumentationspflichten bestehen

Die wichtigsten GoBD-Anforderungen

1. Unveränderbarkeit

Einmal archivierte Dokumente dürfen nachträglich nicht mehr verändert werden. Jede Änderung muss nachvollziehbar protokolliert werden.

Tipp: Verwenden Sie Archivsysteme mit Revisionssicherheit, die automatisch alle Änderungen dokumentieren.

2. Vollständigkeit

Alle steuerrelevanten Unterlagen müssen vollständig archiviert werden. Dazu gehören:

• Eingangsrechnungen
• Ausgangsrechnungen
• Verträge
• Geschäftskorrespondenz
• Buchungsbelege

3. Ordnung und Übersichtlichkeit

Dokumente müssen so abgelegt werden, dass ein sachverständiger Dritter sie in angemessener Zeit nachvollziehen kann.

Best Practice: Nutzen Sie ein einheitliches Namensschema wie Rechnungsnummer_Firma.pdf. Tools wie DocuSplit können diese Benennung automatisieren.

4. Zeitnahe Erfassung

Geschäftsvorfälle müssen zeitnah - also innerhalb weniger Tage - erfasst werden.

5. Aufbewahrungsfristen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen:

| Dokumenttyp | Aufbewahrungsfrist | |-------------|-------------------| | Rechnungen | 10 Jahre | | Buchungsbelege | 10 Jahre | | Geschäftsbriefe | 6 Jahre | | Handelsbilanzen | 10 Jahre |

Digitale vs. Papier-Archivierung

Vorteile der digitalen Archivierung

1. Platzsparend - Keine Aktenschränke mehr nötig
2. Schnelle Suche - Dokumente in Sekunden finden
3. Ortsunabhängig - Zugriff von überall
4. Sicher - Backup-Strategien schützen vor Datenverlust
5. Kostensparend - Weniger Papier, Drucker, Lagerkosten

Wann Papier trotzdem aufbewahrt werden muss

In bestimmten Fällen müssen Originale weiterhin aufbewahrt werden:

• Notariell beglaubigte Dokumente
• Verträge mit Schriftformerfordernis
• Dokumente mit handschriftlichen Anmerkungen

Praktische Umsetzung: 5-Schritte-Anleitung

Schritt 1: Rechnungen sammeln und digitalisieren

Sammeln Sie alle eingehenden Rechnungen - egal ob per Post, E-Mail oder Download-Portal.

Für Papierrechnungen:

• Scannen Sie mit mindestens 300 DPI
• Speichern Sie als PDF/A (Archivformat)
• Erfassen Sie das Eingangsdatum

Schritt 2: Automatische Trennung und Benennung

Wenn Sie mehrere Rechnungen in einem PDF haben (z.B. von einem Scan-Vorgang), müssen diese getrennt werden.

Mit DocuSplit können Sie:

• PDFs automatisch in einzelne Rechnungen aufteilen
• Rechnungsnummer und Firma automatisch erkennen
• Dateien einheitlich benennen lassen

Schritt 3: Metadaten erfassen

Dokumentieren Sie zu jeder Rechnung:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Lieferant/Kunde
• Nettobetrag
• MwSt-Betrag
• Bruttobetrag

Schritt 4: In Archivsystem übertragen

Laden Sie die Rechnungen in Ihr Archivsystem hoch. Achten Sie auf:

• Automatische Versionierung
• Zugriffsprotokollierung
• Regelmäßige Backups

Schritt 5: Verfahrensdokumentation erstellen

Die GoBD erfordern eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt:

• Welche Systeme Sie nutzen
• Wie der Workflow aussieht
• Wer welche Berechtigungen hat
• Wie Daten gesichert werden

Häufige Fehler vermeiden

Fehler 1: Keine Verfahrensdokumentation

Ohne schriftliche Dokumentation Ihrer Prozesse sind Sie bei einer Betriebsprüfung angreifbar.

Fehler 2: Inkonsistente Benennung

Wenn jeder Mitarbeiter Dateien anders benennt, geht die Übersichtlichkeit verloren.

Fehler 3: Fehlende Backups

Ein Datenverlust kann katastrophale Folgen haben. Implementieren Sie die 3-2-1-Regel:

• 3 Kopien Ihrer Daten
• 2 verschiedene Speichermedien
• 1 Kopie an einem anderen Ort

Fehler 4: Zu späte Erfassung

Warten Sie nicht bis zum Monatsende. Erfassen Sie Rechnungen idealerweise am gleichen Tag.

Checkliste: GoBD-konforme Archivierung

• [ ] Alle Rechnungen werden zeitnah digitalisiert
• [ ] Einheitliches Benennungsschema wird verwendet
• [ ] Archivsystem mit Revisionssicherheit ist im Einsatz
• [ ] Verfahrensdokumentation ist erstellt und aktuell
• [ ] Regelmäßige Backups werden durchgeführt
• [ ] Zugriffsrechte sind klar definiert
• [ ] Aufbewahrungsfristen werden eingehalten
• [ ] Mitarbeiter sind geschult

Fazit

Die GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen muss nicht kompliziert sein. Mit den richtigen Tools und Prozessen können Sie:

• Zeit sparen durch Automatisierung
• Rechtssicher arbeiten
• Effizient auf alle Dokumente zugreifen

Starten Sie jetzt mit der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung. DocuSplit hilft Ihnen dabei, Rechnungen automatisch zu trennen und einheitlich zu benennen - der erste Schritt zu einer professionellen digitalen Archivierung.