Eingangsrechnungen verarbeiten: Der komplette Guide zur Automatisierung 2025

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist einer der zeitaufwändigsten Prozesse in der Buchhaltung. Täglich kommen Rechnungen per Post, E-Mail und aus verschiedenen Portalen. Jede einzelne muss erfasst, geprüft, freigegeben und verbucht werden.

In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie Eingangsrechnungen verarbeiten automatisieren und dabei 80% Zeit sparen.

Lesen Sie auch: Rechnungseingang digitalisieren: Der komplette Guide

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Der klassische Prozess: Warum er nicht mehr zeitgemäß ist

Der manuelle Workflow

So sieht die Rechnungsverarbeitung in vielen Unternehmen noch aus:

Rechnung kommt an (Post/E-Mail)
        ↓
Papierrechnung scannen / PDF speichern
        ↓
Rechnung öffnen und Daten ablesen
        ↓
Daten manuell ins System eingeben
        ↓
Rechnung prüfen (sachlich/rechnerisch)
        ↓
Zur Freigabe weiterleiten
        ↓
Freigabe einholen (oft per E-Mail)
        ↓
Rechnung verbuchen
        ↓
Rechnung ablegen/archivieren

Problem: Jeder Schritt ist manuell, fehleranfällig und zeitaufwändig.

Die versteckten Kosten

| Kostenfaktor | Pro Rechnung | Bei 500 Rechnungen/Monat | |--------------|--------------|-------------------------| | Erfassung | 5 Min | 42 Stunden | | Prüfung | 3 Min | 25 Stunden | | Freigabe | 2 Min | 17 Stunden | | Ablage | 1 Min | 8 Stunden | | Gesamt | 11 Min | 92 Stunden/Monat |

Bei einem Stundensatz von 50 EUR bedeutet das: 4.600 EUR monatliche Bearbeitungskosten - nur für das Verarbeiten von Rechnungen!

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Die Lösung: Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Der optimierte Workflow mit KI

Rechnung kommt an (Post/E-Mail/Portal)
        ↓
Automatische Erfassung & Trennung
        ↓
KI extrahiert alle relevanten Daten
        ↓
Automatische Validierung
        ↓
Digitaler Freigabe-Workflow
        ↓
Export an Buchhaltungssystem
        ↓
Automatische GoBD-konforme Archivierung

Zeitersparnis: Von 11 Minuten auf 2 Minuten pro Rechnung = 82% schneller

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Die 7 Schritte der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Schritt 1: Zentraler Rechnungseingang

Alle Rechnungen an einer Stelle sammeln:

E-Mail-Rechnungen:

• Dedizierte E-Mail-Adresse einrichten (z.B. rechnungen@firma.de)
• Automatische Weiterleitung von allen Mitarbeitern

Papierrechnungen:

• Tägliches Scannen (Scanner mit automatischem Einzug)
• Oder: Scan-Service nutzen

Portal-Rechnungen:

• Download-Routine etablieren (täglich/wöchentlich)
• Oder: API-Anbindung an größere Lieferanten

Schritt 2: Automatische Dokumententrennung

Problem: Sammel-PDFs und gemischte Scans

Lösung: KI-basierte Dokumententrennung

DocuSplit AI trennt automatisch:

• Rechnungen voneinander
• Rechnungen von Lieferscheinen
• Mehrseitige von einseitigen Dokumenten

Beispiel:

Eingabe: Sammel_scan_januar.pdf (47 Seiten)

Ausgabe: RE-2025-001_Lieferant_A.pdf (2 Seiten)
         RE-2025-002_Lieferant_B.pdf (1 Seite)
         RE-2025-003_Lieferant_C.pdf (3 Seiten)
         ... (weitere einzelne Rechnungen)

Schritt 3: KI-basierte Datenextraktion

Die KI erkennt und extrahiert automatisch:

| Feld | Beispiel | |------|----------| | Rechnungsnummer | RE-2025-00147 | | Rechnungsdatum | 15.01.2025 | | Fälligkeitsdatum | 29.01.2025 | | Lieferant | Muster GmbH | | USt-IdNr. | DE123456789 | | Nettobetrag | 1.250,00 EUR | | MwSt. | 237,50 EUR | | Bruttobetrag | 1.487,50 EUR | | IBAN | DE89 3704 0044 0532 0130 00 | | Verwendungszweck | RE-2025-00147 |

Genauigkeit: Moderne KI erreicht 95-99% Erkennungsrate.

Schritt 4: Automatische Validierung

Die Software prüft automatisch:

• [ ] Pflichtangaben vollständig?
• [ ] USt-IdNr. gültig?
• [ ] Rechnerische Richtigkeit?
• [ ] Duplikat-Check (bereits vorhanden?)
• [ ] Fälligkeitsdatum plausibel?

Bei Unstimmigkeiten: Automatische Markierung zur manuellen Prüfung.

Schritt 5: Digitaler Freigabe-Workflow

Statt E-Mail-Ping-Pong:

Rechnung erfasst
      ↓
Automatische Zuweisung an Kostenstelle
      ↓
Benachrichtigung an Freigeber
      ↓
Freigabe per Klick (oder mobil)
      ↓
Bei Betrag > X: Zweite Freigabe
      ↓
Automatische Weiterleitung zur Zahlung

Vorteile:

• Transparenter Status (wer muss noch freigeben?)
• Automatische Erinnerungen bei Verzug
• Audit-Trail für Revisionssicherheit

Schritt 6: Export an Buchhaltungssystem

Die Daten werden automatisch übertragen an:

• DATEV
• Lexware
• SAP
• Microsoft Dynamics
• Oder: CSV/XML-Export

Keine doppelte Erfassung mehr!

Schritt 7: GoBD-konforme Archivierung

Automatische Archivierung mit:

• Unveränderbarkeit (WORM)
• Volltextsuche
• Aufbewahrung 10+ Jahre
• Audit-Trail

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Eingangsrechnungen verarbeiten mit DocuSplit AI

So funktioniert es

1. Hochladen: Laden Sie Ihre Rechnungen hoch (einzeln oder als Sammel-PDF)

2. Automatische Trennung: Die KI erkennt jede einzelne Rechnung

3. Datenextraktion: Rechnungsnummer, Lieferant, Beträge werden erkannt

4. Intelligente Benennung: Rechnungsnummer_Lieferant.pdf

5. Download: ZIP mit allen einzelnen Rechnungen + CSV-Übersicht

Was DocuSplit leistet

| Feature | Nutzen | |---------|--------| | Automatische Trennung | Kein manuelles Aufteilen | | KI-Extraktion | Keine manuelle Dateneingabe | | Intelligente Benennung | Sofortiges Wiederfinden | | CSV-Export | Direkt in Excel/Buchhaltung | | Mehrseitige Erkennung | Zusammengehörige Seiten bleiben zusammen |

Was DocuSplit (noch) nicht leistet

• Freigabe-Workflows
• Direkte Buchhaltungs-Integration
• Duplikat-Erkennung

Für diese Features: DocuSplit als Vorverarbeitungs-Tool nutzen, dann in DMS/Buchhaltungssystem importieren.

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Workflow-Vorlage: Von 0 auf automatisiert

Woche 1: Vorbereitung

• [ ] Zentralen Posteingang einrichten (E-Mail)
• [ ] Scanner beschaffen (mit automatischem Einzug)
• [ ] Ordnerstruktur definieren
• [ ] DocuSplit AI testen

Woche 2: Pilotphase

• [ ] Eine Woche alle Rechnungen sammeln
• [ ] Mit DocuSplit verarbeiten
• [ ] Ergebnisse prüfen und nachjustieren
• [ ] Workflow dokumentieren

Woche 3-4: Rollout

• [ ] Alle Mitarbeiter informieren
• [ ] Neuen Prozess verbindlich einführen
• [ ] Altbestand aufarbeiten (optional)
• [ ] Erste Erfolge messen

Ab Monat 2: Optimierung

• [ ] Prozess-Feedback einholen
• [ ] Engpässe identifizieren
• [ ] Integration mit Buchhaltung prüfen
• [ ] Nächste Automatisierungsstufe planen

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Typische Herausforderungen und Lösungen

"Wir bekommen Rechnungen in verschiedenen Formaten"

Problem: PDF, E-Mail-Anhang, Papier, Portal-Download

Lösung: Zentraler Sammelordner

1. Alle PDFs in einen Ordner speichern
2. Papierrechnungen täglich scannen (dorthin)
3. DocuSplit verarbeitet alles gleich

"Manche Rechnungen sind mehrseitig"

Problem: Seite 1 und 2 gehören zusammen

Lösung: DocuSplit erkennt automatisch:

• "Seite 1 von 2" / "Seite 2 von 2"
• Gleiche Rechnungsnummer
• Fortsetzungs-Indikatoren

"Die Qualität der Scans ist unterschiedlich"

Problem: Schlechte Scans = schlechte Erkennung

Lösung:

• Mindestens 300 DPI beim Scannen
• Schwarzweiß statt Graustufen (für Text)
• Automatische Bildverbesserung aktivieren

"Wir haben auch internationale Rechnungen"

Problem: Unterschiedliche Formate, Sprachen, Währungen

Lösung: DocuSplit unterstützt:

• Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Niederländisch
• Verschiedene Währungen
• Internationale Rechnungsformate

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ROI-Berechnung: Lohnt sich die Automatisierung?

Beispiel: 500 Eingangsrechnungen/Monat

Vorher (manuell):

• Zeit pro Rechnung: 11 Minuten
• Gesamtzeit: 92 Stunden/Monat
• Kosten (50 EUR/Std.): 4.600 EUR/Monat

Nachher (automatisiert):

• Zeit pro Rechnung: 2 Minuten
• Gesamtzeit: 17 Stunden/Monat
• Software-Kosten: ~100 EUR/Monat

Ersparnis:

• Zeit: 75 Stunden/Monat
• Geld: 3.650 EUR/Monat
• Jährlich: 43.800 EUR

ROI: Nach weniger als 1 Monat amortisiert

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Checkliste: Eingangsrechnungen automatisieren

Voraussetzungen

• [ ] Zentraler E-Mail-Posteingang für Rechnungen
• [ ] Scanner mit automatischem Dokumenteneinzug
• [ ] Definierte Ordnerstruktur
• [ ] Verantwortlicher für den Prozess

Software-Auswahl

• [ ] KI-basierte Dokumentenerkennung
• [ ] Automatische Trennung von Sammel-PDFs
• [ ] Export-Möglichkeit (CSV, XML, API)
• [ ] GoBD-konforme Archivierung möglich

Prozess-Design

• [ ] Eingangskanäle definiert
• [ ] Freigabe-Workflow festgelegt
• [ ] Schnittstelle zur Buchhaltung geklärt
• [ ] Archivierungspflichten berücksichtigt

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FAQ: Häufige Fragen zu Eingangsrechnungen

Wie lange dauert die Umstellung?

Bei konsequenter Umsetzung: 2-4 Wochen bis zum laufenden Betrieb. Die Pilotphase zeigt schnell, wo nachgebessert werden muss.

Funktioniert das auch für kleine Unternehmen?

Gerade für kleine Unternehmen lohnt sich Automatisierung! Bei weniger Personal ist die Zeit-Ersparnis besonders wertvoll. DocuSplit bietet Einstiegspläne ab 9,99 EUR/Monat.

Was passiert bei fehlerhafter Erkennung?

• KI erreicht 95-99% Genauigkeit
• Unsichere Erkennungen werden markiert
• Manuelle Nachkontrolle bei markierten Rechnungen
• Kontinuierliche Verbesserung der Erkennung

Ist das GoBD-konform?

Ja, wenn:

• Verfahrensdokumentation vorhanden
• Unveränderbare Speicherung gewährleistet
• Vollständiger Audit-Trail
• 10 Jahre Aufbewahrung sichergestellt

Kann ich bestehende Rechnungen nachträglich verarbeiten?

Ja! Scannen Sie Altbestände und verarbeiten Sie diese mit DocuSplit. So haben Sie ein einheitliches, durchsuchbares Archiv.

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Fazit: Jetzt automatisieren lohnt sich

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist ein perfekter Kandidat für Automatisierung:

• Hoher manueller Aufwand (11+ Min. pro Rechnung)
• Wiederkehrende, gleichartige Aufgaben
• Hohe Fehleranfälligkeit bei manueller Erfassung
• Messbare Zeit- und Kostenersparnis

Mit DocuSplit AI können Sie den ersten Schritt der Automatisierung sofort umsetzen: Trennung und intelligente Benennung.

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Jetzt testen: 3 Rechnungen kostenlos

Überzeugen Sie sich selbst:

1. Kein Account nötig für den ersten Test
2. 3 PDFs kostenlos verarbeiten
3. Sofort sehen, wie die Automatisierung funktioniert

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Haben Sie Fragen zur automatisierten Rechnungsverarbeitung? Kontaktieren Sie uns unter support@docusplit.ai

Weiterführende Artikel:

• Rechnungseingang digitalisieren: Der komplette Guide
• Rechnungen GoBD-konform archivieren
• Papierloses Büro: Der komplette Leitfaden