Anleitungen zu Sammelscans, Dateinamen und Rechnungsarchiv
Hier steht, was beim Bau von Docusplit über Scans, Posteingang und Dateinamen hängen geblieben ist, inklusive der Fälle, in denen die KI danebenliegt. Die Artikel reichen von der Dokumententrennung bis zum Rechnungsarchiv; neue kommen dazu, wenn es etwas zu sagen gibt.
Sammelscan trennen, Dateien benennen, Belege für den Steuerberater aufbereiten. Mit Beispiel-Dateinamen wie Mahnung_Finanzamt_2025-03-15.pdf statt allgemeiner Tipps.
Was GoBD, Aufbewahrungsfristen (8 Jahre für Rechnungen seit 2025) und DSGVO für gescannte Belege bedeuten, und was ein Dateiname davon nicht leisten kann.
Was die KI auf einer Seite sieht und wo sie danebenliegt, etwa bei Handschrift, blassen Thermobelegen oder einem Lieferschein, der wie eine Rechnung aussieht.
Gescannte Dokumente organisieren: manuell, per OCR, im DMS oder per KI. Was jeder Ansatz leistet, wie die KI-Trennung einen Sammelscan in benannte Dateien verwandelt und wo sie an Grenzen stößt.
Digitales Büro einrichten: sieben Bausteine, ein Fünf-Wochen-Plan, Ablage-Regeln fürs Team und ein Rechenbeispiel mit offengelegten Annahmen. Ohne erfundene Prozentzahlen.
DATEV-Belege digitalisieren: Belegstapel scannen, per KI in Einzelbelege trennen und benennen, dann per Belegtransfer oder Upload online nach DATEV Unternehmen online laden.
PDF-Dateien umbenennen: Bordmittel, Batch-Tools, Acrobat-Aktionen, Regel-Tools und KI im Vergleich. Welche Methode zu welchem Stapel passt, mit ehrlichen Grenzen.
Getrennte Dokumente direkt in Ordner nach Monat oder Absender legen lassen: wie die ZIP-Ordnerstruktur funktioniert, was im Ordner Unbekannt landet und wie Sie das Ergebnis prüfen.
Rechnungseingang digitalisieren ohne großes System: So machen Sie aus dem gescannten Rechnungsstapel getrennte, korrekt benannte Einzeldateien — in einem Schritt, bereit für DATEV und Steuerberater.
Mehrseitige PDFs automatisch trennen und nach Inhalt benennen: Wie die KI Dokumentgrenzen erkennt, was sie pro Seite liest, was im ZIP steckt und wo sie typischerweise scheitert.
Rechnungen digital archivieren nach GoBD: Aufbewahrungsfristen seit 2025, ersetzendes Scannen, E-Rechnungspflicht und was Vorverarbeitungs-Tools leisten. Mit Checkliste und Quellen.
Dokumententrennung und automatisches Sortieren von Sammelscans, das Umbenennen von PDF-Dateien, Belege für DATEV aufbereiten, Rechnungen archivieren (GoBD, Aufbewahrungsfristen), den Rechnungseingang digitalisieren und das digitale Büro.
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