DATEV-Belege digitalisieren: So geht's automatisch mit KI
DATEV-Belege digitalisieren und automatisch vorbereiten. Erfahren Sie, wie Sie Buchhaltungsbelege scannen, intelligent benennen und direkt in DATEV Unternehmen Online hochladen.
DATEV-Belege digitalisieren: So geht's automatisch mit KI
Als Steuerberater oder Unternehmer mit DATEV-Anbindung kennen Sie das Problem: Berge von Belegen, die monatlich sortiert, benannt und hochgeladen werden müssen. Die manuelle Vorbereitung kostet Zeit, die Sie besser in Ihre Kernarbeit investieren könnten.
Die gute Nachricht: Mit KI-gestützter Dokumentenverarbeitung können Sie DATEV-Belege automatisch digitalisieren und perfekt vorbereitet hochladen. In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie den Prozess in 3 einfachen Schritten automatisieren.
Lesen Sie auch: Automatische Rechnungsverarbeitung mit KI - Unsere umfassende Pillar-Seite zum Thema.
Warum DATEV-Belege digitalisieren?
Die Vorteile digitaler Belegverarbeitung
| Manuell | Digitalisiert mit KI | |---------|---------------------| | 15-20 Min. pro Belegstapel | 2-3 Minuten | | Fehleranfällige Benennung | Konsistente Dateinamen | | Belege suchen dauert | Sofort auffindbar | | Physische Übergabe nötig | Digitaler Upload |
Für wen lohnt sich die Digitalisierung?
- Steuerberater mit vielen Mandanten
- KMU mit eigener DATEV-Anbindung
- Buchhalter in Unternehmen
- Selbstständige mit Steuerberater
Was ist DATEV Unternehmen Online?
DATEV Unternehmen Online (DUO) ist die Cloud-Plattform von DATEV für den digitalen Belegaustausch zwischen Unternehmen und Steuerberatern.
Kernfunktionen:
- Belegablage: Digitale Belege zentral speichern
- Belegfreigabe: Belege für die Buchhaltung vorbereiten
- Bankanbindung: Kontoauszüge automatisch abrufen
- Zusammenarbeit: Steuerberater und Mandant arbeiten gemeinsam
Das Problem: Belegvorbereitung
Bevor Sie Belege in DATEV hochladen können, müssen diese:
- Gescannt werden (Papierbelege)
- Getrennt werden (mehrseitige Scans)
- Benannt werden (nach Dokumenttyp/Datum)
- Sortiert werden (nach Kategorie)
Genau hier setzt die KI-Automatisierung an.
So digitalisieren Sie DATEV-Belege mit KI
Schritt 1: Belege sammeln und scannen
Papierbelege:
- Verwenden Sie einen Scanner mit automatischem Einzug
- Scannen Sie alle Belege eines Zeitraums in einer PDF
- Empfohlene Auflösung: 300 DPI
Digitale Belege:
- E-Mail-Rechnungen sammeln
- Belege aus Lieferantenportalen herunterladen
- In einem Ordner zusammenfassen
Pro-Tipp: Scannen Sie wöchentlich statt monatlich - so bleibt der Aufwand überschaubar.
Schritt 2: Automatisch trennen und benennen mit DocuSplit
Jetzt kommt der KI-Teil: Mit DocuSplit AI verarbeiten Sie den gesamten Belegstapel automatisch.
So funktioniert's:
- Upload: PDF mit mehreren Belegen hochladen
- KI analysiert: Erkennt Dokumentgrenzen automatisch
- Intelligente Benennung: Jeder Beleg erhält einen aussagekräftigen Namen
- Download: ZIP mit perfekt benannten Einzeldateien
Beispiel-Benennung:
Eingabe: scan_januar_2025.pdf (20 Seiten, 8 Belege)
Ausgabe:
├── Rechnung_Amazon_2025-01-05.pdf
├── Rechnung_Telekom_2025-01-10.pdf
├── Rechnung_DATEV_2025-01-15.pdf
├── Tankbeleg_Shell_2025-01-08.pdf
├── Bewirtungsbeleg_Restaurant_2025-01-12.pdf
├── Kontoauszug_Sparkasse_2025-01.pdf
├── Mahngebuehr_Lieferant_2025-01-20.pdf
└── Rechnung_Buerobedarf_2025-01-22.pdf
Schritt 3: In DATEV Unternehmen Online hochladen
Die vorbereiteten Belege können Sie jetzt einfach hochladen:
Variante A: Manueller Upload
- In DATEV Unternehmen Online anmelden
- "Belegablage" auswählen
- ZIP entpacken und Belege hochladen
- Kategorien zuweisen (falls nötig)
Variante B: DATEV Upload mobil
- App "DATEV Upload mobil" öffnen
- Belege aus ZIP auswählen
- Direkt in die Belegablage übertragen
Variante C: Automatisierter Upload (fortgeschritten)
- API-Integration für automatischen Transfer
- Für hohe Belegvolumen geeignet
- Einrichtung über IT-Dienstleister
Welche Belegarten werden erkannt?
DocuSplit AI erkennt automatisch verschiedene Belegarten und benennt sie entsprechend:
Häufige Belegarten
| Belegart | Erkennungsmerkmale | Beispiel-Benennung | |----------|-------------------|-------------------| | Rechnungen | Rechnungsnummer, MwSt | Rechnung_Firmenname_Datum.pdf | | Gutschriften | Gutschrift-Vermerk | Gutschrift_Firmenname_Datum.pdf | | Mahnungen | Mahnung, Zahlungserinnerung | Mahnung_Firmenname_Datum.pdf | | Kontoauszüge | Kontostand, Buchungen | Kontoauszug_Bank_Monat.pdf | | Tankbelege | Tankstelle, Liter | Tankbeleg_Tankstelle_Datum.pdf | | Bewirtung | Restaurant, Gäste | Bewirtung_Restaurant_Datum.pdf |
Spezielle DATEV-Anforderungen
Für die DATEV-Kompatibilität achtet DocuSplit auf:
- Lesbare Dateinamen: Keine Sonderzeichen, die Probleme verursachen
- Datumsformat: YYYY-MM-DD für korrekte Sortierung
- Dokumenttyp: Klare Kategorisierung erkennbar
Best Practices für die DATEV-Belegdigitalisierung
Vor dem Scannen
- Klammern entfernen: Verhindert Papierstau
- Reihenfolge prüfen: Chronologisch oder nach Lieferant
- Qualität sicherstellen: Keine Knicke, lesbare Schrift
Beim Verarbeiten
- Regelmäßigkeit: Wöchentliche Routine etablieren
- Kontrolle: Stichprobenartig prüfen
- Backup: Originale aufbewahren (mindestens übergangsweise)
Nach dem Upload
- Zuordnung prüfen: Sind alle Belege richtig kategorisiert?
- Fehlende Belege: Werden automatisch markiert
- Steuerberater informieren: Bei Fragen zu Belegen
Häufige Fragen zu DATEV-Belegen
Kann ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Nach GoBD-Grundsätzen: Ja, wenn:
- Die Scanqualität ausreichend ist
- Eine Verfahrensdokumentation existiert
- Der Steuerberater zustimmt
Empfehlung: Bewahren Sie Originale 3 Monate auf, bevor Sie vernichten.
Welche Scanauflösung brauche ich für DATEV?
- Minimum: 200 DPI
- Empfohlen: 300 DPI
- Farbe: Graustufen reicht meist, Farbe bei farbigen Belegen
Wie gehe ich mit mehrseitigen Rechnungen um?
DocuSplit erkennt automatisch, welche Seiten zusammengehören:
- "Seite 1 von 3" wird erkannt
- Gleiche Rechnungsnummer auf Folgeseiten
- Layoutähnlichkeit
Funktioniert das auch mit ZUGFeRD-Rechnungen?
Ja, ZUGFeRD-Rechnungen (PDF mit eingebetteten XML-Daten) werden erkannt und können direkt verarbeitet werden. Die strukturierten Daten bleiben erhalten.
Wie viele Belege kann ich auf einmal verarbeiten?
Mit DocuSplit:
- Trial: Bis 15 Seiten pro PDF
- Starter: Bis 20 Seiten pro PDF
- Pro: Bis 50 Seiten pro PDF
- Max: Unbegrenzte Seitenzahl
Zeitersparnis: Ein konkretes Beispiel
Steuerberater mit 30 Mandanten
Ausgangssituation:
- 30 Mandanten mit durchschnittlich 50 Belegen/Monat
- Belegvorbereitung: 20 Min pro Mandant
- Monatlicher Aufwand: 10 Stunden
Mit KI-Automatisierung:
- Mandant scannt und lädt hoch
- DocuSplit verarbeitet automatisch
- Steuerberater lädt fertige Belege herunter
- Aufwand pro Mandant: 5 Minuten
- Monatlicher Aufwand: 2,5 Stunden
Ersparnis: 7,5 Stunden/Monat = 90 Stunden/Jahr
Bei einem Stundensatz von 80 EUR: 7.200 EUR jährliche Ersparnis
DATEV-Integration: Workflow im Detail
Empfohlener Workflow für Mandanten
Mandant DocuSplit Steuerberater
│ │ │
│ 1. Belege scannen │ │
│ ─────────────────────> │ │
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│ 2. Upload in DocuSplit │ │
│ ─────────────────────> │ │
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│ 3. KI trennt & benennt │
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│ 4. ZIP herunterladen │ │
│ <───────────────────── │ │
│ │ │
│ 5. Upload in DATEV DUO │ │
│ ─────────────────────────────────────────────────> │
│ │ │
│ │ 6. Belege buchen │
│ │ <──────────────────── │
Empfohlener Workflow für Kanzleien
Mandantenpost DocuSplit Kanzlei
│ │ │
│ 1. Eingang sammeln │ │
│ ─────────────────────> │ │
│ │ │
│ 2. Stapelscan │ │
│ ─────────────────────> │ │
│ │ │
│ 3. KI sortiert nach Mandant │
│ │ │
│ 4. Pro Mandant ein ZIP │ │
│ <───────────────────── │ │
│ │ │
│ 5. In jeweiliges DUO hochladen │
│ ─────────────────────────────────────────────────> │
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Die Digitalisierung Ihrer DATEV-Belege ist einfacher als Sie denken. Mit DocuSplit AI:
- Kostenlos testen: 3 PDFs ohne Anmeldung
- Sofort einsatzbereit: Keine Installation nötig
- DATEV-optimiert: Perfekte Dateinamen für DUO
In 3 Schritten zum digitalen Belegprozess:
- Belege scannen (wie gewohnt)
- In DocuSplit hochladen (1 Klick)
- Fertige Belege in DATEV laden (perfekt benannt)
Zeitersparnis ab dem ersten Tag - keine Einarbeitungszeit, keine IT-Kenntnisse erforderlich.
Haben Sie Fragen zur DATEV-Integration? Kontaktieren Sie uns unter support@docusplit.ai
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