Rechnungsverarbeitung automatisieren —
Workflow-Optimierung mit KI

In den meisten Unternehmen folgt die Rechnungsverarbeitung einem festen Ablauf. Rechnung öffnen. Daten ablesen. Nummer und Firma notieren. Datei umbenennen. In den richtigen Ordner verschieben. Dieser Workflow funktioniert bei 10 Rechnungen pro Monat.

Bei 50, 100 oder 500 Rechnungen bricht er zusammen. Die Fehlerquote steigt. Dateien landen im falschen Ordner. Rechnungsnummern werden vertauscht. Fristen werden verpasst.

Die Lösung: Den Rechnungsworkflow automatisieren. Docusplit übernimmt die zeitintensiven Schritte. Trennung, Erkennung und Benennung laufen vollautomatisch. Sie laden das PDF hoch. Die KI liefert fertig benannte Einzelrechnungen.

Ein optimierter Rechnungsworkflow hat drei Phasen. Phase 1: Erfassung. Rechnungen treffen per Post, E-Mail oder Portal ein. Sie werden als PDF gesammelt. Ein zentraler Posteingang ist der Schlüssel. Alle Rechnungen landen an einer Stelle.

Phase 2: Verarbeitung. Hier setzt Docusplit an. Das Sammel-PDF wird hochgeladen. Die KI trennt jede Rechnung automatisch. Sie extrahiert Rechnungsnummer und Firma. Jede Datei wird einheitlich benannt. Das Ergebnis: ein ZIP mit Einzelrechnungen.

Phase 3: Weiterverarbeitung. Die benannten Rechnungen und die CSV-Übersicht gehen an die Buchhaltung. Import in DATEV, Lexware oder Excel. Keine doppelte Erfassung. Keine Tippfehler. Keine verlorenen Dateien.

Das Ergebnis: Ein standardisierter Prozess. Reproduzierbar. Fehlerfrei. Skalierbar. Und bis zu 90 % schneller als der manuelle Workflow.

Nehmen wir ein konkretes Beispiel. Ein Unternehmen verarbeitet 200 Rechnungen pro Monat. Manuell dauert jede Rechnung 5 Minuten. Das sind 1.000 Minuten — über 16 Stunden reine Bearbeitungszeit.

Mit Docusplit reduziert sich der Aufwand auf das Hochladen und Herunterladen. Die KI-Verarbeitung dauert Sekunden. Gesamtzeit: unter 2 Stunden pro Monat. Inklusive Stichproben-Kontrolle.

Die Kostenersparnis ist ebenso deutlich. Bei einem Stundensatz von 40 EUR spart das Unternehmen über 500 EUR pro Monat. Der Starter-Plan kostet 9,99 EUR. Der ROI ist sofort positiv.

Details zur Kostenberechnung finden Sie in unserem ROI-Rechner.

Rechnungsverarbeitung ist der erste Schritt zur digitalen Buchhaltung. Wer Rechnungen automatisch trennen und benennen lässt, schafft die Grundlage für weitere Automatisierung. Der Workflow beginnt mit der Erfassung und endet mit dem Export.

Der nächste Schritt: Import in die Buchhaltungssoftware. Die CSV-Datei von Docusplit enthält alle relevanten Daten. Rechnungsnummer, Firma, Datum, Seitenzahl. Dieser Import spart erneut manuelle Erfassung. Kein Abtippen mehr.

Langfristig profitieren Unternehmen von einem durchgängig digitalen Prozess. Vom Posteingang über die Verarbeitung bis zur Archivierung. Jeder Schritt ist dokumentiert. Jeder Schritt ist nachvollziehbar. Docusplit ist der Baustein, der den Einstieg ermöglicht.

Für eine umfassende Einführung in das Thema empfehlen wir unseren Ratgeber: Rechnungen digitalisieren mit KI. Dort erfahren Sie, wie die gesamte Rechnungskette digital abgebildet wird.