Belege trennen & benennen

Belegstapel automatisch trennen
und nach Inhalt benennen

Stand: August 2026

Scannen Sie den ganzen Belegstapel als ein PDF. Die KI trennt jeden Beleg und benennt ihn nach Lieferant und Datum, etwa Beleg_OfficeDepot_2026-03-15.pdf statt scan_001.pdf. Beträge liest sie nicht aus.

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30 Seiten kostenlosKeine KreditkarteLöschung nach Verarbeitung

Um Belege automatisch zu trennen und zu benennen, laden Sie den Belegstapel als ein PDF hoch. Die KI erkennt am Inhalt, wo ein Beleg endet, und benennt jede Datei nach Typ, Lieferant und Datum, etwa Beleg_OfficeDepot_2026-03-15.pdf; Rechnungen heißen Rechnungsnummer_Firma. Sie erhalten ein ZIP mit Einzel-PDFs und einer CSV-Übersicht. Beträge und MwSt. werden nicht ausgelesen.

Ein Belegstapel als Sammelscan ist erst einmal unbrauchbar

47 Seiten, eine Datei, kein Name. Das Scannen war der leichte Teil.

Ein PDF, 47 Belege, kein Überblick

Der Monatsstapel liegt als scan_001.pdf auf dem Desktop. Welcher Bon auf Seite 23 steckt, weiß niemand, ohne die Datei durchzublättern.

Thermopapier verblasst

Kassenbons werden nach Monaten blass. Wer sie erst zur Steuererklärung scannt, hat oft nur noch graue Streifen in der Hand.

Einzeln fotografieren kostet den Abend

Scanner-Apps wollen jeden Bon einzeln: ausrichten, knipsen, benennen, speichern. Bei 47 Belegen ist das eine Stunde, bei drei Monaten Tank- und Bewirtungsbelegen ein Abend.

Einzelscan per App oder Stapel per Upload

Scanner-Apps erfassen einen Beleg nach dem anderen. Der Upload nimmt den ganzen Stapel.

Schritt	Scanner-App, Einzelscan	Docusplit, Stapel-Upload
Erfassen	Jeden Beleg einzeln fotografieren	Ganzen Stapel als ein PDF scannen, die KI trennt ihn
Dateiname	scan_001.pdf oder das Aufnahmedatum	Beleg_OfficeDepot_2026-03-15.pdf, bei Rechnungen Rechnungsnummer_Firma
Mehrseitige Belege	Seiten von Hand zusammenführen	Folgeseiten werden am Inhalt erkannt und bleiben zusammen
Beträge und MwSt.	Je nach App ausgelesen	Nicht ausgelesen, kein Buchhaltungstool
Verblasste Thermobelege	Bleiben unlesbar	Bleiben ebenso unlesbar; die Datei heißt dann Dokument_Seite_N.pdf
Übersicht	Keine	CSV mit Dateiname, Typ, Absender, Datum und Konfidenz

Belegscanner im Vergleich

Veryfi, Tabscanner und Smart Receipts lesen Beträge und MwSt. aus, Docusplit nicht. Dafür trennt der Upload den ganzen Stapel und benennt jede Datei. Preise laut Anbieterseiten, Stand August 2026.

Tool	Belegstapel trennen	Dateien nach Inhalt benennen	Beträge & MwSt. auslesen	Preis (Stand August 2026)
Docusplit				30 Seiten gratis, dann ab 9,99 €/Monat
Veryfi	Per PDF-Splitter-Add-on			100 Belege/Monat gratis, dann ab 500 $/Monat
Tabscanner				Gratis-Stufe, dann ab 24 $/Monat
Adobe Scan		Manuell		App gratis, Premium 9,99 $/Monat
Smart Receipts			In der Pro-Version	Gratis, KI-Auslesen ab 12,99 $/Monat

Belege digitalisieren in drei Schritten

Vom Papierstapel zu benannten Einzeldateien.

Belegstapel als ein PDF scannen

Legen Sie Quittungen, Kassenbons und Tankbelege nacheinander auf den Scanner oder in den Einzug, jeden Bon auf eine eigene Seite. Mehrere Bons auf einem Blatt kann die KI nicht trennen, weil sie nur ganze Seiten trennt. Speichern Sie alles als eine PDF.

Hochladen, Dokumentmodus wählen

Die KI liest jede Seite, erkennt, wo ein Beleg endet und der nächste beginnt, und liest Lieferant und Datum für den Dateinamen. Rechnen Sie mit etwa 10 Sekunden pro Seite.

ZIP mit benannten Dateien herunterladen

Sie bekommen jeden Beleg als eigene PDF, etwa Beleg_OfficeDepot_2026-03-15.pdf, dazu eine CSV mit Dateiname, Typ, Absender und Datum. Die Buchung machen Sie weiterhin in Ihrem Buchhaltungsprogramm.

Saubere Einzeldateien statt eines Sammelscans

Der Upload übernimmt das Trennen und Benennen. Was er nicht übernimmt, steht gleich daneben.

Lieferant und Datum im Dateinamen

Die KI liest Belegtyp, Lieferant und Datum von jeder Seite und baut daraus den Namen. Beträge, MwSt. oder Positionen liest sie nicht aus.

Der ganze Stapel in einem Upload

Eine PDF bis 50 MB; die Seitenzahl begrenzt nur Ihr Kontingent. Mehrseitige Belege wie Hotelrechnungen bleiben zusammen.

Löschung nach Verarbeitung, kein KI-Training

Dateien werden TLS-verschlüsselt übertragen, nur für die Verarbeitung gehalten und danach von unseren Servern gelöscht. Die KI-Auswertung läuft über die OpenAI-API ohne Nutzung für Training; Details in der Datenschutzerklärung.

So trennt und benennt die KI einen Belegstapel

Ein Sammelscan mit 40 Quittungen ist eine Datei ohne Namen. Der Upload macht daraus 40 Dateien mit Namen. Dafür liest die KI jede Seite und beantwortet zwei Fragen: Endet hier ein Beleg und beginnt ein neuer? Und wie heißt dieser Beleg nach seinem Inhalt?

Für den Dateinamen liest sie den Belegtyp, den Lieferanten und das Datum. Ein Kassenbon wird zu Beleg_OfficeDepot_2026-03-15.pdf, eine Tankquittung zu Quittung_Aral_2026-03-02.pdf. Erkennt die KI eine Rechnung mit Rechnungsnummer, heißt die Datei stattdessen Rechnungsnummer_Firma. Mehrseitige Belege, etwa Hotelrechnungen, bleiben eine Datei.

Beträge, MwSt. und Positionen liest sie nicht aus, und die Ausgabe-PDFs bekommen keine Textebene; die Seiten werden unverändert kopiert. Handschriftliche Notizen, stark verblasste Thermobons und Scans unter etwa 200 dpi kann sie schlechter lesen. Solche Seiten heißen dann Dokument_Seite_N.pdf, und in der CSV steht „Nicht erkannt“.

Beleggrenze und Dateiname werden pro Seite gelesen

Beleg_Lieferant_Datum, bei Rechnungen Rechnungsnummer_Firma

Beträge und MwSt. werden nicht gelesen, die PDFs bekommen keine Textebene

Quittungen und Rechnungen werden unterschiedlich benannt

Rechnungen haben eine Rechnungsnummer, einen Absender und einen Empfänger und folgen einem ähnlichen Aufbau. Sie heißen nach dem Trennen Rechnungsnummer_Firma, etwa RE-2026-0481_OfficeDepot.pdf. Wer nur Rechnungen im Stapel hat, wählt den Rechnungsmodus; die Seite zum Erkennen und Trennen von Rechnungen beschreibt diesen Fall.

Belege sind vielfältiger. Kassenbons vom Supermarkt, Tankquittungen, Bewirtungsbelege, Parkscheine, Bahntickets: Jeder sieht anders aus, viele sind auf Thermopapier gedruckt, manche tragen handschriftliche Notizen. Deshalb heißen sie Typ_Lieferant_Datum, etwa Bewirtungsbeleg_Ratskeller_2026-03-18.pdf.

Beide Fälle laufen im Dokumentmodus in einem Durchgang. Die KI prüft pro Seite, ob es eine Rechnung ist, und vergibt das passende Muster. Am Ende liegen Rechnungen und Quittungen getrennt und benannt im selben ZIP.

→ Rechnungen erkennen und trennen

Rechnungen als Rechnungsnummer_Firma

Quittungen, Bons und Tickets als Typ_Lieferant_Datum

Beides in einem Durchgang im Dokumentmodus

Für Ablage und Steuerberater zählt ein Beleg pro Datei

Steuerberater und Buchhaltungsprogramme erwarten einen Beleg pro Datei, DATEV Unternehmen online genauso wie ein DMS. Das ZIP liefert genau das, nämlich jede Quittung einzeln, mit Lieferant und Datum im Namen und dem Datum als JJJJ-MM-TT, damit der Ordner chronologisch sortiert.

Die _uebersicht.csv listet zu jeder Datei Dateiname, Seite, ob es eine Rechnung ist, Dokumenttyp, Absender, Datum und eine Konfidenz als Richtwert. Sie ist eine Ablage-Übersicht zum Gegenprüfen; Beträge stehen nicht darin, die Buchung machen Sie im Buchhaltungsprogramm.

Buchungsbelege müssen Sie nach § 147 AO acht Jahre aufbewahren (seit 1. 1. 2025, vorher zehn); die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres. Die GoBD regeln Verfahren, Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation, nicht die Dateinamen, und ein Archivsystem mit Unveränderbarkeit ersetzt das ZIP nicht. Scannen Sie Thermobons deshalb früh, solange sie lesbar sind.

Ein Beleg pro Datei, Datum als JJJJ-MM-TT

CSV zum Gegenprüfen, ohne Beträge

Buchungsbelege acht Jahre aufbewahren; das GoBD-Archiv bleibt Ihre Aufgabe

Funktionen für den Belegstapel

Stapel hochladen, getrennte und benannte Dateien herunterladen.

Der ganze Belegstapel in einem Upload, eine PDF bis 50 MB
Lieferant und Datum werden für den Dateinamen gelesen
Dateiname Typ_Lieferant_Datum mit ISO-Datum, bei Rechnungen Rechnungsnummer_Firma
Mehrseitige Belege werden am Inhalt erkannt und bleiben zusammen
CSV-Übersicht mit Dateiname, Typ, Absender, Datum und Konfidenz
Ordner im ZIP wahlweise nach Monat oder nach Lieferant
Kassenbons, Quittungen, Bewirtungsbelege, Tickets und Rechnungen im selben Stapel
Dateien werden nach der Verarbeitung gelöscht, keine Nutzung fürs KI-Training

Vorher

belege_maerz_2026.pdf (47 Seiten)

Nachher

Beleg_OfficeDepot_2026-03-15.pdf

Drei Stapel, ein Ablauf

Wo Kleinbelege sich sammeln und irgendwann geordnet vorliegen müssen.

Reisekosten nach der Messewoche

Hotel, Taxi, Bahn, Essen: 30 Belege in der Jackentasche. Einmal scannen, hochladen, und jede Quittung heißt nach Lieferant und Datum. Die Beträge tragen Sie wie bisher in die Reisekostenabrechnung ein.

Belegordner zum Jahresabschluss

Der Schuhkarton des Mandanten wird als ein PDF gescannt. Die Kanzlei bekommt benannte Einzeldateien plus CSV und kann sie in die Buchhaltung übernehmen, statt erst zu sortieren.

Wochenstapel in Laden und Gastronomie

Einkaufsbelege, Lieferscheine und Bewirtungsbelege fallen täglich an. Freitags wird der Stapel gescannt; im ZIP liegt dann jeder Beleg einzeln, nach Lieferant und Datum benannt.

Häufige Fragen: Belege trennen und benennen

Kann die KI einen Sammelscan ohne Trennblätter in Einzelbelege trennen?▼

Ja, das ist der Kern. Sie scannen den Belegstapel als ein PDF und laden ihn hoch. Die KI erkennt am Inhalt, wo ein Beleg endet und der nächste beginnt, und hält mehrseitige Belege zusammen. Voraussetzung ist, dass jeder Bon auf einer eigenen Seite liegt; mehrere Bons auf einem Blatt kann sie nicht auseinanderschneiden, weil nur ganze Seiten getrennt werden.

Wie werden die getrennten Belege benannt?▼

Quittungen und Kassenbons heißen Typ_Lieferant_Datum, zum Beispiel Beleg_OfficeDepot_2026-03-15.pdf. Erkennt die KI eine Rechnung mit Rechnungsnummer, heißt die Datei Rechnungsnummer_Firma. Das Datum steht als JJJJ-MM-TT, und Dateinamen sind höchstens 100 Zeichen lang.

Welche Belegtypen erkennt die KI?▼

Kassenbons, Quittungen, Bewirtungsbelege, Tankbelege, Parkscheine, Bahntickets und Rechnungen, auch gemischt im selben Stapel. Den Typ liest sie vom Beleg ab; es gibt keine feste Liste und keine Vorlagen.

Was steht in der CSV-Übersicht?▼

Die CSV listet zu jeder Datei Dateiname, Seite, ob es eine Rechnung ist, Dokumenttyp, Absender, Datum sowie bei Rechnungen Rechnungsnummer und Firma, dazu einen Konfidenzwert als Richtwert. Nicht erkannte Felder stehen als „Nicht erkannt“ darin. Es ist eine Ablage-Übersicht, keine Buchhaltungsauswertung; Beträge oder MwSt. werden nicht extrahiert.

Ersetzt das meinen Steuerberater oder mein Buchhaltungsprogramm?▼

Nein. Sie bekommen getrennte, benannte PDFs und eine CSV, also die Vorarbeit für die Übergabe mit einem Beleg pro Datei, wie DATEV Unternehmen online oder ein DMS es erwarten. Die Buchung, die Verfahrensdokumentation und ein Archiv mit Unveränderbarkeit bleiben bei Ihnen oder Ihrer Kanzlei.

Was passiert, wenn die KI falsch trennt oder einen Bon nicht lesen kann?▼

Stark verblasste Thermobons, Handschrift, Scans unter etwa 200 dpi und leere Rückseiten kann sie schlecht oder gar nicht lesen. Solche Seiten heißen Dokument_Seite_N.pdf und stehen in der CSV als „Nicht erkannt“; mit Ordnern nach Monat landen sie unter Unbekannt/. Prüfen Sie diese Dateien und die Konfidenz-Spalte zuerst. Verblassten Druck kann auch die KI nicht wiederherstellen, deshalb lohnt frühes Scannen.

Was ist der Unterschied zum Trennen von Rechnungen?▼

Rechnungen haben eine Rechnungsnummer und einen ähnlichen Aufbau, deshalb heißen sie Rechnungsnummer_Firma. Quittungen und Kassenbons haben keine feste Struktur und heißen Typ_Lieferant_Datum. Diese Seite behandelt Belege; für reine Rechnungsstapel gibt es den Rechnungsmodus und die Seite zum Erkennen und Trennen von Rechnungen.

Vertiefende Ratgeber

Trennen und Benennen im Detail, auch für Rechnungen.

PDF trennen & benennen

Sammelscan mit Rechnungen, Briefen und Belegen hochladen: Die KI trennt ihn in Einzeldokumente und benennt jede Datei nach Inhalt. Sortiertes ZIP mit CSV.

Ratgeber lesen

Sammelrechnungen aufteilen

Mehrere Rechnungen in einer PDF? Die KI findet jede Rechnungsgrenze im Sammel-PDF, trennt und benennt jede Datei nach Nummer und Firma. 30 Seiten gratis testen.