Briefe digitalisieren

Briefe digitalisieren und
automatisch sortieren mit KI

Stand: August 2026

Scannen Sie den Poststapel als eine PDF und laden Sie sie hoch. Die KI trennt jeden Brief, liest Typ, Absender und Datum und benennt die Datei, etwa Mahnung_Finanzamt_2025-03-15.pdf. Ohne Trennblätter.

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30 Seiten gratisKeine KreditkarteLöschung nach Verarbeitung

Briefe digitalisieren und sortieren Sie, indem Sie den Poststapel als eine PDF scannen und hochladen. Die KI erkennt, wo jeder Brief beginnt, hält Folgeseiten zusammen und benennt jede Datei nach Dokumenttyp, Absender und Datum, etwa Bescheid_Finanzamt_2025-03-15.pdf. Sie erhalten ein ZIP mit Einzeldateien und einer CSV, wahlweise in Ordnern nach Monat oder Absender.

Jeder Brieftyp bringt seine eigene Frist mit

Bescheide, Mahnungen und Kündigungen liegen im selben Stapel wie Werbung und Kontoauszüge.

Fristen in Behördenpost

Gegen einen Steuerbescheid können Sie einen Monat lang Einspruch einlegen (§ 355 AO), gegen einen Bußgeldbescheid nur zwei Wochen (§ 67 OWiG). Liegt der Brief ungeöffnet im Stapel, läuft die Frist trotzdem.

Aufbewahrungsfristen unklar

Rechnungen und Buchungsbelege bewahren Sie 8 Jahre auf, Geschäftsbriefe 6 Jahre, Verträge bis zum Ende von Laufzeit und Verjährung. Ohne Dokumenttyp im Dateinamen wissen Sie später nicht, was weg darf.

Ein Scan, 23 Seiten, ein Dateiname

Scan_Poststapel_23_Seiten.pdf sagt nichts über den Inhalt. Wer die Mahnung sucht, öffnet die Datei und blättert.

Vier Fristen, die in Ihrer Post stecken

Die Zahlen stehen so im Gesetz; der Dokumenttyp im Dateinamen zeigt Ihnen, welche davon für den Brief gilt.

8 Jahre

Rechnungen und Buchungsbelege

Aufbewahrungsfrist seit 2025, beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres

§ 147 Abs. 3 AO

6 Jahre

Handels- und Geschäftsbriefe

Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe, ab Ende des Kalenderjahres

§ 257 Abs. 4 HGB

1 Monat

Einspruch gegen Steuerbescheid

Frist ab Bekanntgabe des Bescheids

§ 355 AO

2 Wochen

Einspruch gegen Bußgeldbescheid

Frist ab Zustellung des Bescheids

§ 67 OWiG

Briefverarbeitung von Hand und mit Docusplit

Was sich an der Ablage ändert, wenn die KI Typ, Absender und Datum liest.

Kriterium	Manuell	Mit Docusplit
Brieftyp erkennen	Jeden Brief öffnen und lesen	Die KI liest jede Seite und schreibt den Typ in Dateiname und CSV
Aufbewahrungsfrist zuordnen	Pro Brief nachschlagen	In der CSV nach Dokumenttyp filtern, Frist einmal pro Typ festlegen
Fristenbriefe finden	Stapel durchblättern	In der CSV nach Mahnung, Bescheid oder Kündigung filtern
Dateiname	scan_047.pdf, von Hand umbenannt	Mahnung_Finanzamt_2025-03-15.pdf
Übersicht über den Stapel	Eigene Liste führen	CSV mit Dateiname, Typ, Absender und Datum

Vom Poststapel zur benannten Einzeldatei in drei Schritten

Ein Upload, dann liest die KI jede Seite.

Stapel als eine PDF scannen

Bescheide, Versicherungsbriefe, Mahnungen und Verträge dürfen gemischt durch den Einzug laufen. 200 bis 300 dpi reichen.

KI liest jede Seite

Sie erkennt, wo ein neuer Brief beginnt, hält Folgeseiten zusammen und liest Dokumenttyp, Absender und Datum.

ZIP mit Einzeldateien laden

Jeder Brief heißt Typ_Absender_Datum.pdf. Die CSV listet Typ, Absender und Datum für den ganzen Stapel; auf Wunsch sortiert das ZIP nach Monat oder Absender.

Der Dokumenttyp steht im Dateinamen, bevor Sie den Brief öffnen

Drei Dinge, die Sie nach dem Upload nicht mehr von Hand machen.

Brieftyp erkannt

Die KI unterscheidet Mahnung, Bescheid, Police, Vertrag und Rechnung und schreibt den Typ an den Anfang des Dateinamens.

Fristenbriefe auffindbar

In der CSV filtern Sie nach Dokumenttyp und sehen die Mahnungen, Bescheide und Kündigungen eines Stapels auf einen Blick.

Dateien nach Verarbeitung gelöscht

Dateien werden TLS-verschlüsselt übertragen, nur für die Verarbeitung gehalten und danach von unseren Servern gelöscht. Die KI-Auswertung läuft über die OpenAI-API mit Auftragsverarbeitungsvertrag; Ihre Post wird nicht für Training genutzt.

Bescheide, Policen und Mahnungen kommen mit eigenen Fristen

Behördenpost meint Steuerbescheide, Bußgeldbescheide und Bescheide der Sozialversicherung. Die Fristen unterscheiden sich. Gegen einen Steuerbescheid legen Sie innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe Einspruch ein (§ 355 AO), gegen einen Bußgeldbescheid innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung (§ 67 OWiG), gegen einen Bescheid der Sozialversicherung innerhalb eines Monats Widerspruch (§ 84 SGG). Die KI erkennt den Bescheid am Inhalt und benennt ihn etwa Steuerbescheid_Finanzamt_2025-03-15.pdf.

Versicherungsbriefe sind Policen, Beitragsänderungen und Schadensmeldungen. Hier gibt es keine gesetzliche Frist wie bei Bescheiden; die Police heben Sie auf, solange der Vertrag läuft und Ansprüche daraus möglich sind. Die KI liest den Versicherer als Absender und den Typ des Schreibens.

Mahnungen und Inkassoschreiben setzen eine eigene Zahlungsfrist, die der Absender bestimmt. Im Dateinamen steht der Typ vorn, damit Sie den Stapel danach sortieren können und alle Mahnungen untereinander sehen.

Steuerbescheid, Einspruch binnen 1 Monat (§ 355 AO)

Bußgeldbescheid, Einspruch binnen 2 Wochen (§ 67 OWiG)

Sozialbescheid, Widerspruch binnen 1 Monat (§ 84 SGG)

CSV nach Dokumenttyp filtern

Rechnungen 8 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre, Verträge je nach Typ

Rechnungen und Buchungsbelege bewahren Sie 8 Jahre auf. Das gilt seit dem 1. Januar 2025 nach § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB und § 14b UStG; vorher waren es zehn. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe bewahren Sie 6 Jahre auf, also Angebote, Auftragsbestätigungen und die übrige geschäftliche Korrespondenz. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben zehn Jahre im Archiv.

Für Verträge gibt es keine einheitliche Frist. Sie hängt vom Vertragstyp ab; als Faustregel bewahren Sie einen Vertrag bis zum Ende der Laufzeit und darüber hinaus so lange auf, wie Ansprüche daraus verjähren können. Versicherungspolicen behalten Sie, solange der Vertrag läuft. Die CSV nennt Ihnen den Dokumenttyp jeder Datei, die Frist dazu legen Sie einmal pro Typ fest.

Rechnungen und Belege 8 Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG)

Geschäftsbriefe 6 Jahre (§ 257 HGB)

Verträge bis Laufzeitende plus Verjährung

Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres

GoBD regeln das Verfahren, nicht den Dateinamen

Die GoBD, ausgeschrieben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, verlangen Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, eine Verfahrensdokumentation und den Datenzugriff für die Prüfung. Wie eine Datei heißt, schreiben sie nicht vor.

Der Upload bei Docusplit liefert Ihnen sortierbare Dateinamen mit ISO-Datum und je Durchlauf eine CSV sowie eine _metadata.json mit Dateiname, Typ, Absender, Datum und Konfidenz. Das ersetzt kein Archivsystem mit Unveränderbarkeit, und die Verfahrensdokumentation bleibt Aufgabe Ihres Unternehmens. Die Ausgabe-PDFs enthalten die Seiten unverändert, ohne zusätzliche Textebene.

Beim ersetzenden Scannen, also Papier scannen und das Original vernichten, muss das Scanbild mit dem Original übereinstimmen. 200 bis 300 dpi in Farbe sind dafür eine brauchbare Einstellung. Ob Sie das Original danach vernichten dürfen, hängt davon ab, ob eine Vorschrift die Aufbewahrung in Papierform verlangt.

GoBD verlangen Verfahrensdokumentation und Unveränderbarkeit

Dateiname und CSV sind Ordnung, kein Archiv

200 bis 300 dpi in Farbe beim ersetzenden Scannen

Seiten werden unverändert kopiert

Einschreiben, Kündigungen und Widersprüche brauchen das Datum im Namen

Ein Einschreiben scannen Sie wie jeden anderen Brief. Den Einlieferungs- oder Zustellnachweis heben Sie zusätzlich im Original auf, weil er den Zugang belegt; in der Datei des Briefes hat er nichts verloren.

Bei Kündigungen hängt die Reaktionsfrist vom Vertrag ab. Im Mietrecht zum Beispiel müssen Sie den Widerspruch gegen eine Wohnungskündigung spätestens zwei Monate vor Ende des Mietverhältnisses erklären (§ 574b BGB); bei Versicherungen und Abos steht die Frist im Vertrag. Die KI erkennt die Kündigung als eigenen Dokumenttyp. Das Datum im Dateinamen ist das Datum des Schreibens; Fristen laufen ab Zustellung oder Bekanntgabe, also ein paar Tage später. Notieren Sie sich den Eingang, wenn es knapp wird.

Widersprüche und Einsprüche gegen Bescheide haben gesetzliche Fristen, meist einen Monat ab Bekanntgabe, beim Bußgeldbescheid zwei Wochen ab Zustellung. Sortieren Sie das ZIP nach Monat, liegen die Bescheide eines Monats in einem Ordner, und in der CSV filtern Sie nach dem Typ.

Einschreiben mit Zustellnachweis im Original

Wohnungskündigung, Widerspruch bis 2 Monate vor Ende (§ 574b BGB)

Bescheide meist 1 Monat, Bußgeld 2 Wochen

Datum im Namen ist das Briefdatum, nicht der Zugang

Was vor dem Upload zählt und wie das ZIP sortiert wird

Sie brauchen ein Gerät, das eine mehrseitige PDF erzeugt. Ein Einzugsscanner (ADF) nimmt den ganzen Stapel auf einmal; bei wenigen Briefen reicht eine Scanner-App auf dem Smartphone, etwa Adobe Scan oder Microsoft Lens. Scannen Sie mit 200 bis 300 dpi, in Farbe oder Graustufen. Klammern und Heftungen entfernen Sie vorher, leere Rückseiten lassen Sie weg.

Hochladen können Sie eine PDF bis 50 MB; die Seitenzahl ist nur durch Ihr Kontingent begrenzt. Die App rechnet im Dokumentmodus mit etwa 10 Sekunden pro Seite, ein Stapel mit 30 Seiten braucht also rund 5 Minuten. Den Fortschritt sehen Sie live.

Beim Download wählen Sie, wie das ZIP aufgebaut ist. Ohne Ordner liegen die Dateien flach nebeneinander. Nach Monat sortiert entsteht pro Monat ein Ordner wie 2025-03/, Briefe ohne erkennbares Datum landen in Unbekannt/. Nach Absender sortiert bekommt jeder Absender seinen Ordner. Ordner nach Dokumenttyp gibt es nicht; dafür steht der Typ vorn im Dateinamen, sodass eine Sortierung nach Name alle Mahnungen untereinander zeigt.

Einzugsscanner oder Smartphone-App, 200 bis 300 dpi

PDF bis 50 MB, etwa 10 Sekunden pro Seite

Ordner wahlweise nach Monat oder Absender

Dokumenttyp steht vorn im Dateinamen

Diese Briefarten liest die KI

Der Dokumenttyp kommt aus dem Inhalt der Seite, nicht aus einer Vorlage.

Steuer-, Bußgeld- und Sozialversicherungsbescheide
Versicherungspolicen, Beitragsänderungen und Schadensmeldungen
Mahnungen und Inkassoschreiben
Miet-, Arbeits- und Dienstleistungsverträge
Rechnungen, benannt nach Rechnungsnummer und Firma
Mehrseitige Briefe bleiben eine Datei

Vorher:

Scan_Poststapel_23_Seiten.pdf

Nachher:

Mahnung_Finanzamt_2025-03-15.pdf

Drei Stapel, die so ankommen

Je gemischter der Posteingang, desto mehr bringt der Dokumenttyp im Dateinamen.

Kanzlei-Posteingang am Morgen

Zwanzig Briefe für acht Mandanten in einem Scan. Nach dem Upload liegt jeder Brief einzeln vor, und der Absender im Dateinamen zeigt, zu welcher Akte er gehört.

Mieterakte der Hausverwaltung

Kündigungen, Mängelanzeigen und Versorgerrechnungen für mehrere Objekte. Nach Absender sortiert liegen die Schreiben jedes Mieters und jedes Versorgers in einem eigenen Ordner.

Versicherungsordner zu Hause

Policen, Beitragsänderungen und Schadensmeldungen von drei Versicherern. Mit dem Datum im Namen sortiert sich der Ordner chronologisch.

Häufige Fragen zur Briefdigitalisierung

Erkennt die KI den Unterschied zwischen Mahnung und Rechnung?▼

Ja. Im Dokumentmodus prüft die KI zuerst, ob die Seite eine Rechnung ist. Rechnungen heißen dann Rechnungsnummer_Firma.pdf, eine Mahnung bekommt den Typ in den Namen, etwa Mahnung_Finanzamt_2025-03-15.pdf.

Wie hilft die CSV bei Aufbewahrungsfristen?▼

Die CSV nennt zu jeder Datei den Dokumenttyp. Rechnungen und Buchungsbelege bewahren Sie 8 Jahre auf, Geschäftsbriefe 6 Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres. Bei Verträgen hängt die Frist vom Vertragstyp ab; als Faustregel gilt Laufzeit plus Verjährungsfrist. Die Frist legen Sie selbst fest, die CSV sagt Ihnen nur, welcher Typ vorliegt.

Bleiben mehrseitige Briefe zusammen?▼

Ja. Die KI erkennt Folgeseiten am Inhalt, etwa an „Seite 2 von 3“ oder am fortlaufenden Text. Ein dreiseitiger Versicherungsvertrag wird eine Datei, nicht drei.

Was mache ich mit Einschreiben?▼

Scannen Sie das Einschreiben wie jeden anderen Brief. Den Einlieferungs- oder Zustellnachweis heben Sie zusätzlich im Original auf, weil er den Zugang belegt und nicht zum Inhalt des Briefes gehört.

Ist die Ablage damit GoBD-konform?▼

Nicht allein durch Docusplit. Die GoBD verlangen unter anderem Unveränderbarkeit, eine Verfahrensdokumentation und Datenzugriff für die Prüfung. Der Upload liefert sortierbare Dateinamen und eine CSV pro Durchlauf; die Ablage in einem passenden Archivsystem und die Verfahrensdokumentation bleiben Aufgabe Ihres Unternehmens.

Was passiert, wenn die KI falsch trennt oder etwas nicht liest?▼

Handschrift, sehr blasse Scans, leere Rückseiten oder Anlagen ohne Briefkopf kann die KI falsch zuordnen. Liest sie Typ, Absender und Datum nicht, heißt die Datei Dokument_Seite_7.pdf; bei Sortierung nach Monat landet sie im Ordner Unbekannt, und in der CSV steht „Nicht erkannt“. Prüfen Sie diese Dateien zuerst und benennen Sie sie von Hand.

Vertiefende Ratgeber

Weiterlesen, wenn Sie wissen wollen, wie Dateinamen nach Inhalt entstehen und wie ein Sammelscan in einem Upload getrennt und benannt wird.

PDF trennen & benennen

Sammelscan mit Rechnungen, Briefen und Belegen hochladen: Die KI trennt ihn in Einzeldokumente und benennt jede Datei nach Inhalt. Sortiertes ZIP mit CSV.

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Dokumente automatisch benennen

Die KI liest Typ, Absender und Datum jeder gescannten Seite und benennt die Datei danach, etwa Mahnung_Finanzamt_2025-03-15.pdf. 30 Seiten kostenlos testen.