PDF automatisch trennen und jede Datei nach Inhalt benennen
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Laden Sie eine Sammel-PDF aus dem Scanner hoch. Die KI liest jede Seite, erkennt, wo ein neues Dokument beginnt, trennt die Datei und benennt jede Einzeldatei nach Inhalt, zum Beispiel RE-2025-0281_Stadtwerke-Musterstadt.pdf.
Bei Docusplit laden Sie eine Sammel-PDF hoch, die KI erkennt, wo ein neues Dokument beginnt, trennt die Datei und benennt jede Einzeldatei nach Inhalt (Rechnungen als Rechnungsnummer_Firma, andere Dokumente als Dokumenttyp_Absender_Datum); zurück kommt ein ZIP mit den Einzel-PDFs und einer CSV-Übersicht.
Der Scanner liefert eine Datei, die Buchhaltung braucht dreißig
Dazwischen liegt bisher Handarbeit, weil ein Seiten-Splitter nicht weiß, wo eine Rechnung aufhört.
Seite für Seite von Hand zerlegen
Sie öffnen den Scan, suchen den Anfang der nächsten Rechnung, markieren ihre Seiten und speichern sie als eigene Datei. Bei dreißig Dokumenten ist der Vormittag um, und irgendwo beim zehnten rutscht eine erste Seite in die falsche Datei.
Lizenz bezahlen und trotzdem selbst schneiden
Ein Acrobat-Abo trennt nach Seitenzahl, Dateigröße oder Lesezeichen, nicht nach Dokument. Die Grenzen suchen Sie weiterhin selbst, und die Ergebnisdateien heißen danach Seite-1.pdf.
Folgeseiten landen im falschen Dokument
Aus einer dreiseitigen Rechnung werden beim Schneiden drei Dateien, und die Anlage zum Vertrag hängt an der nächsten Mahnung. Das fällt meist erst auf, wenn der Steuerberater nachfragt.
Von Hand oder per KI trennen, Zeile für Zeile
Rechenbeispiel: angenommen eine Minute pro Seite von Hand, dann dauert ein 50-Seiten-Scan rund 50 Minuten. Die App rechnet mit etwa 6 Sekunden pro Seite im Rechnungsmodus und etwa 10 im Dokumentmodus, also 5 bis 8 Minuten, plus Ihre Kontrolle der CSV.
| Kriterium | Von Hand | Mit der KI |
|---|---|---|
| Wo ein Dokument beginnt | Sie sehen jede Seite an und entscheiden selbst | Die KI liest Briefkopf, Seitenzähler und Rechnungsnummer |
| Dauer für 50 Seiten | Rund 50 Minuten, wenn Sie eine Minute pro Seite ansetzen | Etwa 5 bis 8 Minuten bei 6 bis 10 Sekunden pro Seite, plus Ihre Kontrolle |
| Mehrseitige Dokumente | Folgeseiten und Anlagen von Hand zuordnen | Bleiben zusammen, erkannt an Seitenzähler oder fehlendem neuen Briefkopf |
| Dateibenennung | Manuell je Datei | Automatisch nach Inhalt, z. B. RE-2025-0281_Stadtwerke-Musterstadt.pdf |
| Kontrolle | Beim Speichern jeder einzelnen Datei | CSV-Übersicht mit Konfidenz; Dateien namens Dokument_Seite_N.pdf zuerst prüfen |
| Kosten | Ihre Arbeitszeit | 30 Seiten kostenlos, danach ab 9,99 € im Monat für 100 Seiten |
Trennen nach Inhalt im Vergleich mit iLovePDF, PDF24 und Acrobat
Seiten-Splitter sind für viele Aufgaben die bessere Wahl, oft kostenlos und auch offline. Der Unterschied liegt in der Benennung nach Inhalt ohne Vorlagen. Stand August 2026, Preise siehe jeweilige Anbieterseite.
| Tool | Trennt nach Dokumentinhalt | Benennt Dateien nach Inhalt | Trennt nach Seitenzahl | Preis |
|---|---|---|---|---|
| Docusplit | Rechnungsnummer_Firma oder Typ_Absender_Datum, ohne Vorlagen | 30 Seiten gratis, dann ab 9,99 € im Monat | ||
| iLovePDF | Smart Range Mode seit Mai 2026, mit Kategorie-Auswahl oder Prompt | Laut Anbieter ja, im Smart Range Mode | Gratis-Kontingent, Premium siehe Anbieterseite | |
| PDF24 | Kostenlos, werbefinanziert, auch als Windows-App offline | |||
| Adobe Acrobat | Abo, siehe Anbieterseite |
Drei Schritte vom Scan zur benannten Einzeldatei
Sie wählen nur den Modus, den Rest übernimmt die KI.
PDF hochladen
Ziehen Sie Ihre Sammel-PDF in den Upload, gescannt oder digital, bis 50 MB. Vorher wählen Sie den Rechnungsmodus für reine Rechnungsstapel oder den Dokumentmodus für gemischte Post.
Die KI liest jede Seite
Dabei achtet sie auf Briefköpfe, Seitenzähler und Rechnungsnummern und beginnt dort eine neue Datei, wo ein neues Dokument anfängt. Folgeseiten bleiben bei ihrem Dokument. Rechnen Sie mit etwa 6 bis 10 Sekunden pro Seite, der Fortschritt wird live angezeigt.
ZIP herunterladen
Sie bekommen eine PDF pro Dokument, benannt nach Rechnungsnummer und Firma oder nach Dokumenttyp, Absender und Datum, dazu eine CSV-Übersicht. Auf Wunsch sortiert in Ordner nach Monat oder Absender.
Die KI trennt nach Inhalt, nicht nach Seitenzahl
Das unterscheidet sie von einem Seiten-Splitter und entscheidet darüber, ob Sie hinterher noch einmal ran müssen.
Grenzen aus dem Seiteninhalt
Ein neuer Briefkopf, ein Seitenzähler wie 'Seite 1 von 3' oder eine andere Rechnungsnummer sind die Signale, die die KI auf jeder Seite liest. Getrennt wird dort, wo ein Dokument wirklich anfängt; Seitenzahlen geben Sie nicht ein.
Folgeseiten bleiben zusammen
Eine dreiseitige Rechnung kommt als eine Datei heraus, nicht als drei. Die KI erkennt Folgeseiten an Seitenzählern, fehlendem neuen Briefkopf oder Text, der mitten im Satz weitergeht, ohne Trennblatt und ohne Barcode.
Gelöscht nach der Verarbeitung
Dateien werden TLS-verschlüsselt übertragen, nur für die Verarbeitung gehalten und danach von unseren Servern gelöscht. Die KI-Auswertung läuft über die OpenAI-API mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Nutzung für Training.
Woran die KI eine Dokumentgrenze erkennt
Die KI bekommt jede Seite als Bild und liest sie so, wie Sie es am Bildschirm tun würden. Ein neuer Briefkopf mit anderem Absender, Logo oder anderer Fußzeile ist das stärkste Signal für einen Dokumentanfang. Dasselbe gilt für eine Anrede, ein eigenes Datum oder eine Betreffzeile oben auf der Seite.
Seitenzähler wie 'Seite 2 von 3' oder 'Page 2/5' sagen ihr, dass eine Seite zum vorigen Dokument gehört. Im Rechnungsmodus bekommt sie dazu, welche Rechnungsnummer und Firma auf der vorigen Seite standen. Taucht dieselbe Nummer wieder auf oder fehlt ein neuer Kopf, gilt die Seite als Folgeseite; eine neue Nummer mit eigenem Kopf eröffnet die nächste Rechnung, auch wenn der Absender derselbe bleibt.
Bricht das Layout ohne solche Hinweise (andere Schrift, anderes Raster, eine Tabelle statt eines Briefs), wertet die KI das als Grenze. Geht der Text dagegen mitten im Satz oder in einer Tabelle weiter, oder stehen auf der Seite nur Summen, Unterschrift und Fußzeile, bleibt sie beim vorigen Dokument. Beträge, Positionen oder IBAN liest die KI dabei nicht, sondern nur, was sie für das Trennen und den Dateinamen braucht.
Mehrseitige Dokumente bleiben zusammen
Ein Seiten-Splitter kennt keine Dokumente, nur Seiten. Wer ihm 'alle zwei Seiten' vorgibt, bekommt aus einer dreiseitigen Rechnung zwei Dateien, von denen keine vollständig ist. Trennblätter oder Barcodes helfen nur, wenn jemand sie vor dem Scannen zwischen die Dokumente gelegt hat.
Die KI entscheidet pro Seite, ob sie ein neues Dokument eröffnet oder das vorige fortsetzt. Deshalb dürfen im selben Scan ein einseitiger Kassenbeleg, eine vierseitige Rechnung mit Anlage und ein zwölfseitiger Vertrag liegen. Jedes davon kommt als eine Datei heraus, mit den Seiten in der Reihenfolge des Scans.
Nachvollziehen können Sie das in der CSV-Übersicht im ZIP. Die Übersicht nennt pro Datei die Seite der Ursprungs-PDF, auf der das Dokument beginnt, sodass Sie eine Zuordnung auch nachträglich prüfen können.
Was die KI nicht zuverlässig kann
Handschrift, sehr blasse Thermobelege und Scans unter etwa 200 dpi liest die KI schlecht. Leere Rückseiten aus dem Duplex-Scan, ein Lieferschein direkt hinter seiner Rechnung oder eine Anlage ohne Briefkopf können in der falschen Datei landen. Eine Seite, auf der die KI weder Absender noch Nummer findet, heißt Dokument_Seite_7.pdf beziehungsweise Rechnung_Seite_7.pdf, mit der Seitenzahl aus der Ursprungsdatei.
Deshalb liegt jedem ZIP eine CSV-Übersicht bei. Nicht erkannte Felder stehen dort als 'Nicht erkannt', und die Konfidenz-Spalte ist ein Richtwert dafür, welche Dateien Sie zuerst öffnen sollten. Bei Ordnern nach Monat landen Dokumente ohne lesbares Datum in 'Unbekannt'.
Seitenzahlen können Sie nicht eingeben, Trennstellen nicht verschieben, und eine Vorschau vor dem Download gibt es nicht. Wer nur die Seiten 3 bis 5 aus einem Vertrag braucht oder A3-Doppelseiten halbieren will, ist mit einem Seiten-Splitter wie PDF24 besser bedient. Die Ausgabe-PDFs bekommen außerdem keine Textebene, die Seiten werden unverändert kopiert, und die XML einer ZUGFeRD-Rechnung geht beim Trennen nicht mit.
Was im ZIP ankommt
Eine PDF pro Dokument, benannte Dateien und eine Übersicht, die Sie in Excel öffnen können.
- Dokumentgrenzen aus dem Seiteninhalt, ohne Trennblätter oder Barcodes
- Folgeseiten bleiben bei ihrem Dokument ('Seite 2 von 3', kein neuer Briefkopf)
- Dateinamen aus Rechnungsnummer und Firma oder aus Dokumenttyp, Absender und Datum
- Zwei Modi, vor dem Upload gewählt, für reine Rechnungsstapel oder gemischte Post
- Liest Scans und digitale PDFs, auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Niederländisch erprobt
- ZIP mit Einzel-PDFs, CSV-Übersicht und optionalen Ordnern nach Monat oder Absender
- Konfidenz-Spalte in der CSV als Hinweis, welche Dateien Sie zuerst prüfen sollten
Drei Stapel, die so typischerweise ankommen
Überall, wo ein Einzug gemischte Post in eine einzige Datei packt.
Der Belegordner zum Jahresabschluss
Ein Ordner mit Rechnungen, Versicherungsbriefen und Bescheiden, in einem Durchgang durch den Einzug gezogen. Aus der einen Datei werden Einzeldokumente mit Datum im Namen, auf Wunsch in Ordnern nach Monat.
Die Eingangspost des Tages im Büro
Lieferantenrechnungen, Mahnungen und ein Vertragsnachtrag im selben Scan. Jede Rechnung kommt als Rechnungsnummer_Firma.pdf heraus, der Nachtrag als Vertrag_Absender_Datum.pdf.
Der Mandantenstapel in der Kanzlei
Der Mandant schickt seine Belege als ein 80-seitiges PDF. Getrennt und benannt lassen sich die Dateien einzeln in DATEV Unternehmen online oder das DMS hochladen, die CSV-Übersicht dient zur Kontrolle.
Häufige Fragen zum automatischen PDF-Trennen
Wie erkennt die KI, wo ein Dokument aufhört?▼
Die KI liest jede Seite als Bild und achtet auf Briefkopf, Absender, Seitenzähler wie 'Seite 2 von 3' und im Rechnungsmodus auf die Rechnungsnummer der vorigen Seite. Eine Seite ohne eigenen Kopf, Datum oder Betreff, die mitten im Satz oder in einer Tabelle weitergeht, gilt als Folgeseite; ein neuer Absender oder ein Layoutbruch eröffnet ein neues Dokument.
Funktioniert das auch mit gescannten PDFs?▼
Ja. Die KI arbeitet mit dem Seitenbild, deshalb ist es egal, ob die PDF aus dem Scanner oder aus einem Programm stammt. Gute Ergebnisse brauchen etwa 200 dpi; Handschrift und blasse Thermobelege liest sie schlecht. Hochladen können Sie nur PDFs, keine Bilddateien.
Wie groß darf die PDF sein, und wie lange dauert es?▼
Bis 50 MB pro Datei, ohne Limit an Seiten pro PDF; es zählt nur Ihr Kontingent. Rechnen Sie mit etwa 6 Sekunden pro Seite im Rechnungsmodus und etwa 10 im Dokumentmodus, ein 30-Seiten-Scan braucht also einige Minuten. Den Fortschritt sehen Sie währenddessen.
Was passiert, wenn die KI falsch trennt oder etwas nicht liest?▼
Eine Seite ohne lesbaren Absender oder Nummer heißt Dokument_Seite_7.pdf, im Rechnungsmodus Rechnung_Seite_7.pdf, und ist so schnell gefunden. In der CSV-Übersicht stehen nicht erkannte Felder als 'Nicht erkannt', und die Konfidenz-Spalte zeigt, welche Dateien Sie zuerst öffnen sollten. Falsch zusammengefasste Seiten trennen Sie danach mit einem Seiten-Splitter; die Seiten im ZIP sind unverändert kopiert, es geht also nichts verloren.
Kann ich gezielt einzelne Seiten nach Seitenzahl herausziehen?▼
Nein. Die KI entscheidet anhand des Inhalts, wo ein Dokument beginnt; Seitenzahlen, Seitenbereiche oder das Halbieren von Doppelseiten geben Sie nicht ein. Für 'Seite 3 bis 5 aus dem Vertrag' ist ein Seiten-Splitter wie PDF24 oder das Trennen-Tool von iLovePDF das passende Werkzeug.
Ist das kostenlos, und brauche ich ein Konto?▼
Die ersten 30 Seiten sind kostenlos, eine Kreditkarte brauchen Sie dafür nicht. Ein kostenloser Account mit E-Mail-Adresse ist nötig, weil die Verarbeitung an Ihr Kontingent gebunden ist. Danach kosten 100 Seiten im Monat 9,99 € (Starter), 300 Seiten 29,99 € (Pro) und 1.000 Seiten 99,99 € (Max), jährlich 20 % günstiger, jederzeit kündbar, mit 14 Tagen Geld-zurück. Das Ganze läuft im Browser, ohne Installation.
Ist meine PDF beim Online-Trennen sicher?▼
Dateien werden TLS-verschlüsselt übertragen, nur für die Verarbeitung gehalten und danach von unseren Servern gelöscht. Die KI-Auswertung läuft über die OpenAI-API (Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI Ireland, Standardvertragsklauseln, keine Nutzung für Training; OpenAI hält API-Daten bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung). Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Vertiefende Seiten
Rechnungsstapel im Detail und der Weg vom Trennen zum benannten Dateinamen.
Sammelrechnungen aufteilen
Mehrere Rechnungen in einer PDF? Die KI findet jede Rechnungsgrenze im Sammel-PDF, trennt und benennt jede Datei nach Nummer und Firma. 30 Seiten gratis testen.
Mehr erfahrenPDF trennen & benennen
Sammelscan mit Rechnungen, Briefen und Belegen hochladen: Die KI trennt ihn in Einzeldokumente und benennt jede Datei nach Inhalt. Sortiertes ZIP mit CSV.
Mehr erfahrenDocusplit im Vergleich
Wie schneidet Docusplit gegen andere Tools ab? Hier sind die direkten Vergleiche.
Quellen & weiterführend
- iLovePDF Blog, Smart range mode für Split PDF (8. Mai 2026) — Der Anbieter beschreibt den KI-Modus seines Trennen-Tools, der nach Dokumentkategorie, Voreinstellung oder eigenem Prompt trennt und benannte Ausgabedateien liefert.
- PDF24 Tools, PDF teilen — Tool-Seite mit den Modi Seiten pro PDF, gerade/ungerade, halbieren und Schere; kostenlos und werbefinanziert, Server in Deutschland, Löschung nach einer Stunde laut Anbieter.
- Adobe Community, Split PDF and auto-rename each split document — Thread, in dem Acrobat-Experten erklären, dass die Split-Funktion Dateien nicht nach Inhalt trennen und benennen kann; empfohlen werden Lesezeichen oder eigene JavaScript-Skripte.
Probieren Sie es mit Ihrem nächsten Sammelscan
30 Seiten sind frei, damit Sie das Ergebnis an echten Dokumenten prüfen können. Trennen und Benennen passieren in einem Schritt.
Jetzt PDF hochladen30 Seiten gratis · keine Kreditkarte · Dateien nach der Verarbeitung gelöscht
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