Posteingang-Scan automatisch
trennen und benennen
Stand:
Scannen Sie die Tagespost als eine PDF und laden Sie sie hoch. Die KI trennt den Stapel in einzelne Briefe und benennt jede Datei nach Typ, Absender und Datum, etwa Bescheid_Finanzamt_2026-03-15.pdf.
Um einen gescannten Poststapel zu trennen und zu benennen, laden Sie die Sammel-PDF hoch. Die KI erkennt am Inhalt, wo jeder Brief beginnt, hält Folgeseiten zusammen und benennt jede Datei nach Typ, Absender und Datum, Rechnungen nach Rechnungsnummer und Firma. Sie erhalten ein ZIP mit Einzel-PDFs und einer CSV-Übersicht; die Ablage im DMS bleibt ein Kopiervorgang.
Der Poststapel kostet jeden Morgen Zeit, bevor die eigentliche Arbeit beginnt
Scannen ist schnell erledigt. Das Sortieren danach nicht.
Öffnen, lesen, zuordnen, ablegen
Jeder Brief geht einmal durch Ihre Hände: Umschlag auf, überfliegen, entscheiden, wohin er gehört. Bei 20 Briefen ist die halbe Stunde weg.
Ein Scan, ein Dateiname: scan_0412.pdf
Im Sammelscan steht kein Name. Welcher Brief auf Seite 17 liegt, weiß niemand, ohne die Datei zu öffnen und durchzublättern.
Die Rechnung von Montag ist am Freitag unauffindbar
Ohne feste Routine bleibt Post im Fach liegen. Wer etwas sucht, blättert Stapel durch oder fragt herum, und Fristen rutschen durch.
Docusplit in Zahlen
Die Eckdaten, bevor Sie sich anmelden.
Einmaliges Kontingent, kostenloser Account, keine Kreditkarte
Docusplit-ProduktdatenEine PDF pro Upload, ohne Limit für die Seitenzahl pro PDF
Docusplit-ProduktdatenRichtwert der App; ein 30-Seiten-Scan braucht einige Minuten
Docusplit-Produktdaten9,99 € im Monat für 100 Seiten, jederzeit kündbar
Docusplit-ProduktdatenVon Hand oder mit Sammelscan
Was sich am Tagesablauf ändert. Die Minutenangaben sind die Annahmen aus dem Rechenbeispiel.
| Schritt | Von Hand | Mit Docusplit |
|---|---|---|
| Zeit für 20 Briefe | etwa 30 Minuten (Annahme: 1,5 Minuten pro Brief) | etwa 5 Minuten Handarbeit; die KI rechnet rund 5 Minuten für sich |
| Dateiname | scan_0412.pdf oder von Hand getippt | Bescheid_Finanzamt_2026-03-15.pdf, automatisch |
| Übergabe ans DMS | Brief für Brief erfassen | Dateien kopieren, CSV zum Gegenprüfen |
| E-Mail-Anhänge | eigener Ablauf | wie ein Scan hochladen |
| Unleserliche Seiten | fallen beim Lesen auf | heißen Dokument_Seite_N.pdf und stehen in der CSV als „Nicht erkannt“ |
Der Tagesablauf in drei Schritten
Scannen, hochladen, ZIP entpacken. Das Sortieren übernimmt die KI.
Tagespost als eine PDF scannen
Umschläge öffnen, Klammern entfernen, den ganzen Stapel in einem Durchgang scannen. Ein Einzugsscanner zieht ihn beidseitig ein; ein Multifunktionsgerät oder eine Scan-App auf dem Handy reichen auch.
Hochladen, Dokumentmodus wählen
Die KI liest jede Seite, erkennt, wo ein neuer Brief beginnt, hält mehrseitige Schreiben zusammen und benennt jede Datei nach Typ, Absender und Datum. Rechnen Sie mit etwa 10 Sekunden pro Seite; der Fortschritt wird angezeigt.
ZIP herunterladen und ablegen
Sie bekommen die Einzel-PDFs, auf Wunsch in Ordnern nach Monat oder Absender, dazu eine CSV-Übersicht. Entpacken, in die Ablage oder den Importordner des DMS kopieren, fertig.
Was sich am Morgen ändert
Ihre Handarbeit schrumpft auf Scannen, Hochladen und Entpacken.
Feste Routine statt Postfach
Einmal am Tag scannen und hochladen. Während die KI arbeitet, machen Sie etwas anderes; danach liegt die Post benannt im ZIP.
Dateien, die ins DMS passen
Ein Brief pro Datei, Datum im ISO-Format, Absender im Namen. Kopieren Sie die Dateien in Ihren Ablageordner oder den Importordner Ihres DMS und nutzen Sie die CSV zum Gegenprüfen.
Digitale Post im selben Durchgang
Ein PDF-Anhang aus einer E-Mail ist für die KI dasselbe wie ein Scan. Laden Sie ihn einzeln hoch oder hängen Sie ihn vorher an den Tagesscan an.
Die Handarbeit endet nach dem Scannen
Der Posteingang scheitert selten am Scannen. Ein Einzugsscanner zieht den Stapel in einem Durchgang durch, und auch ein Multifunktionsgerät ist damit schnell fertig. Die Zeit geht danach beim Auseinandernehmen der Datei, beim Umbenennen und beim Einsortieren drauf.
Mit dem Upload wandert diese Arbeit zur KI. Sie liest jede Seite, entscheidet, wo ein neuer Brief beginnt, und vergibt den Dateinamen. Im Dokumentmodus rechnet die App mit rund 10 Sekunden pro Seite; ein 30-Seiten-Scan ist also nach etwa fünf Minuten fertig, und der Fortschritt wird angezeigt.
Bei Ihnen bleiben drei Handgriffe, nämlich Stapel scannen, PDF hochladen, ZIP entpacken. Wer die Post immer zur gleichen Uhrzeit scannt, hat abends keinen Stapel mehr auf dem Tisch.
Die KI trennt am Inhalt und benennt nach Typ, Absender und Datum
Sie scannen die Tagespost als eine Sammel-PDF und laden sie hoch. Die KI liest jede Seite und erkennt, wo ein neuer Brief beginnt, auch wenn Rechnungen, Verträge, Bescheide und Werbung durcheinanderliegen. Trennblätter oder Barcodes brauchen Sie nicht. Folgeseiten erkennt sie am Inhalt, etwa an „Seite 2 von 3“ oder an einem fortlaufenden Schreiben, und hält sie in einer Datei zusammen.
Jede Datei bekommt einen Namen nach Inhalt. Rechnungen heißen Rechnungsnummer_Firma, zum Beispiel RE-2026-0481_Stadtwerke.pdf. Alle anderen Schreiben heißen Typ_Absender_Datum, zum Beispiel Bescheid_Finanzamt_2026-03-15.pdf oder Kuendigung_Allianz_2026-02-28.pdf. Das Datum steht als JJJJ-MM-TT, damit die Dateien chronologisch sortieren.
Gelesen werden nur die Felder für den Dateinamen, also Dokumenttyp, Absender, Datum und bei Rechnungen Nummer und Firma. Beträge, IBAN oder Positionen wertet die KI nicht aus; dafür bleibt Ihr Buchhaltungsprogramm zuständig.
ZIP und CSV sind die Übergabe ans DMS, der Import bleibt bei Ihnen
Nach der Verarbeitung laden Sie ein ZIP herunter. Darin liegen die getrennten PDFs, wahlweise flach oder in Ordnern nach Monat (2026-03/) oder nach Absender. Seiten ohne erkennbares Datum landen im Ordner Unbekannt/. Dazu kommen eine _uebersicht.csv und eine _metadata.json.
Die CSV listet pro Datei Dateiname, Seite, Dokumenttyp, Absender, Datum, bei Rechnungen Nummer und Firma sowie eine Konfidenz als Richtwert. Nicht erkannte Felder stehen als „Nicht erkannt“ darin. Sie ist eine Übersicht zum Gegenprüfen, kein Buchungsexport.
Einen Konnektor zu SharePoint, DocuWare, M-Files oder ELO gibt es nicht. Sie entpacken das ZIP in den Importordner Ihres DMS oder in den Sync-Ordner von Google Drive, OneDrive oder Nextcloud; die Ordnerstruktur bleibt erhalten. Ein Archivsystem, das Unveränderbarkeit sicherstellt, ersetzt das ZIP nicht.
Jeder Scanner reicht, auch das Smartphone
Für den Upload brauchen Sie keine besondere Hardware. Die Grenzen zwischen den Briefen erkennt die KI am Inhalt, nicht an Trennblättern oder Barcodes. Ein vorhandener Bürodrucker mit Scanfunktion, ein Einzugsscanner oder eine Scan-App auf dem Handy reichen, solange am Ende eine lesbare PDF herauskommt.
Ein Einzugsscanner (ADF) lohnt sich, wenn täglich viel Post kommt, weil er den ganzen Stapel beidseitig in einem Durchgang einzieht. Für gelegentliche Post genügt das Multifunktionsgerät.
Scannen Sie mit rund 300 dpi, bei Bedarf in Farbe. Das hält Briefköpfe und Stempel lesbar, ohne die Datei unnötig groß zu machen; die Grenze liegt bei 50 MB pro Upload. Scans deutlich unter 200 dpi, Handschrift und sehr blasse Seiten kann die KI schlechter lesen; solche Seiten finden Sie dann als Dokument_Seite_N.pdf wieder.
Ein sortierbarer Dateiname ist noch keine GoBD-Konformität
Wer Geschäftspost nur noch digital aufbewahrt, muss die GoBD beachten, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (BMF-Schreiben vom 28. 11. 2019, geändert am 11. 3. 2024). Sie regeln das Verfahren, die Unveränderbarkeit, die Verfahrensdokumentation und den Datenzugriff. Dateinamen regeln sie nicht.
Docusplit liefert Ihnen dafür die Vorarbeit, nämlich sortierbare Dateinamen mit ISO-Datum und einen Beleg pro Datei, so wie DATEV Unternehmen online oder ein DMS sie erwarten. Die Verfahrensdokumentation, also die Beschreibung, wie gescannt, benannt und abgelegt wird, bleibt Aufgabe Ihres Unternehmens, und ein Archivsystem mit Unveränderbarkeit ersetzt das ZIP nicht.
Die Aufbewahrungsfristen regelt § 147 AO: Rechnungen und Buchungsbelege 8 Jahre (seit 1. 1. 2025, vorher zehn), Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres. E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) archivieren Sie im Original als XML; beim Trennen bleibt nur der sichtbare PDF-Teil erhalten.
Ein Rechenbeispiel mit offengelegten Annahmen
Annahmen, keine Studie: 20 Briefe am Tag, 250 Arbeitstage, von Hand 1,5 Minuten pro Brief für Öffnen, Zuordnen, Scannen und Benennen. Als Stundensatz dienen die Arbeitskosten je geleistete Stunde in Deutschland 2024 laut Destatis, 43,40 €.
Von Hand sind das 30 Minuten am Tag, also 125 Stunden im Jahr, rund 5.400 €.
Mit Sammelscan und Upload kosten Sie Scannen, Hochladen und Entpacken etwa 5 Minuten am Tag, also rund 21 Stunden im Jahr (etwa 900 €). Dazu kommt der Tarif: 20 Briefe mit im Schnitt 1,5 Seiten sind rund 30 Seiten am Tag und etwa 600 Seiten im Monat, also der Max-Tarif für 99,99 € im Monat (1.000 Seiten), rund 1.200 € im Jahr. Zusammen etwa 2.100 €. Die Rechenzeit der KI zählt nicht, weil Sie währenddessen anderes erledigen.
Ob sich das bei Ihnen rechnet, hängt an der Briefmenge und daran, wie lange das Sortieren heute wirklich dauert. Mit den 30 Gratis-Seiten können Sie die Annahme an Ihrer eigenen Post prüfen.
Was im ZIP steckt
Die Funktionen, die den Posteingang betreffen, ohne Beschönigung.
- Ein Upload für den ganzen Tageseingang: eine PDF bis 50 MB, die Seitenzahl begrenzt nur Ihr Kontingent
- Dokumentmodus für gemischte Post aus Rechnungen, Briefen, Verträgen, Bescheiden und Belegen
- Dateiname nach Inhalt als Typ_Absender_Datum, bei Rechnungen Rechnungsnummer_Firma
- Mehrseitige Briefe bleiben zusammen, Folgeseiten werden am Inhalt erkannt
- Ordner im ZIP wahlweise nach Monat (2026-03/) oder nach Absender
- CSV-Übersicht mit Dateiname, Seite, Typ, Absender, Datum und Konfidenz, dazu _metadata.json
Drei Posteingänge, ein Ablauf
Überall, wo Post täglich ankommt und am selben Tag abgelegt werden soll.
Sekretariat einer Kanzlei, 8:30 Uhr
Zwanzig Briefe, darunter drei Bescheide mit Frist. Der Stapel wird einmal gescannt; nach dem Upload heißt jeder Brief nach Absender und Datum, und die Bescheide sind in der CSV auf einen Blick zu erkennen.
Hausverwaltung mit 40 Objekten
Mieterschreiben, Stadtwerke-Rechnungen, Versicherungspost. Mit der Ordner-Option nach Absender landen die Schreiben je Absender in einem Ordner; die Rechnungen heißen nach Rechnungsnummer und Firma.
Verteiltes Team, Büropost einmal pro Woche
Wer am Büro vorbeikommt, scannt den Wochenstapel und lädt ihn hoch. Das ZIP geht in den gemeinsamen Ordner; jeder findet seine Schreiben am Dateinamen.
Häufige Fragen zum digitalen Posteingang
Wie lange dauert ein Tageseingang mit 30 Seiten?▼
Die App rechnet mit etwa 10 Sekunden pro Seite im Dokumentmodus, ein 30-Seiten-Scan braucht also rund fünf Minuten. Sie sehen den Fortschritt live und können währenddessen etwas anderes erledigen. Ihre eigene Arbeitszeit beschränkt sich auf Scannen, Hochladen und Entpacken.
Kann ich die CSV in mein DMS importieren?▼
Die CSV ist eine Übersicht mit Dateiname, Seite, Dokumenttyp, Absender, Datum und Konfidenz. Ob Ihr DMS sie einliest, hängt vom System ab; einen Konnektor zu SharePoint, DocuWare oder ELO gibt es nicht. In der Praxis kopieren Sie die benannten PDFs in den Importordner Ihres DMS und nutzen die CSV zum Gegenprüfen.
Funktioniert das auch mit E-Mail-Anhängen?▼
Ja. Ein PDF-Anhang ist für die KI dasselbe wie ein Scan. Laden Sie ihn einzeln hoch oder hängen Sie ihn vorher an den Tagesscan an. Nur Bilddateien wie JPG oder PNG müssen Sie vorher in eine PDF umwandeln.
Was passiert, wenn die KI falsch trennt oder etwas nicht liest?▼
Handschrift, sehr blasse Seiten, Scans unter etwa 200 dpi, leere Rückseiten oder Anlagen ohne Briefkopf können falsch zugeordnet werden. Erkennt die KI auf einer Seite nichts, heißt die Datei Dokument_Seite_17.pdf und landet bei Ordnern nach Monat unter Unbekannt/. Prüfen Sie diese Dateien und die Konfidenz-Spalte der CSV zuerst; der Rest des Stapels ist davon nicht betroffen.
Was passiert mit meinen Dateien?▼
Dateien werden TLS-verschlüsselt übertragen, nur für die Verarbeitung gehalten und danach von unseren Servern gelöscht. Die KI-Auswertung läuft über die OpenAI-API (Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI Ireland, Standardvertragsklauseln, keine Nutzung für Training; OpenAI hält API-Daten bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung). Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Vertiefende Ratgeber
Wie die KI trennt und benennt, im Detail.
PDF trennen & benennen
Sammelscan mit Rechnungen, Briefen und Belegen hochladen: Die KI trennt ihn in Einzeldokumente und benennt jede Datei nach Inhalt. Sortiertes ZIP mit CSV.
Ratgeber lesenDokumente automatisch benennen
Die KI liest Typ, Absender und Datum jeder gescannten Seite und benennt die Datei danach, etwa Mahnung_Finanzamt_2025-03-15.pdf. 30 Seiten kostenlos testen.
Ratgeber lesenDocusplit im Vergleich
Wie schneidet Docusplit gegen andere Tools ab? Hier sind die direkten Vergleiche.
Quellen & Referenzen
- Destatis — Arbeitskosten je geleistete Stunde 2024 — Arbeitskosten je geleistete Stunde in Deutschland 2024: 43,40 €. Grundlage für den Stundensatz im Rechenbeispiel.
- § 147 AO — Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen — Absatz 3 nennt die Fristen von zehn Jahren für Bücher und Abschlüsse, acht Jahren für Buchungsbelege und sechs Jahren für die übrigen Unterlagen; Absatz 4 den Fristbeginn mit Schluss des Kalenderjahres.
- OpenAI — Your data (API-Plattform) — API-Daten werden nicht zum Training der Modelle verwendet; Logs zur Missbrauchserkennung werden bis zu 30 Tage aufbewahrt.
Die Post von heute noch heute abgelegt
Laden Sie den nächsten Tagesscan hoch und sehen Sie sich das ZIP an. Die ersten 30 Seiten sind frei.
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