Posteingang-Scan automatisch
trennen und benennen

Den Posteingang zu digitalisieren scheitert selten am Scannen — sondern am Sortieren danach. Genau hier setzt Docusplit an: Sie scannen Ihren gesamten Poststapel als eine Sammel-PDF und laden sie hoch. Die KI erkennt die Grenzen zwischen den einzelnen Briefen, trennt sie sauber und benennt jede Datei nach Inhalt — Rechnungen nach Rechnungsnummer und Firma, alle anderen Dokumente nach Typ, Absender und Datum.

So entfällt der größte Zeitfresser: das händische Auseinandernehmen und Umbenennen jedes einzelnen Briefs. Aus einem unsortierten Papierstapel wird in wenigen Minuten ein Satz sprechend benannter PDFs in einer sauberen Ordnerstruktur — bereit für DMS oder Cloud.

Ob Sie Briefpost, Rechnungen oder Verträge verarbeiten — der Ablauf bleibt identisch: einmal scannen, hochladen, fertig. Sie erhalten ein sortiertes ZIP mit benannten Dateien, eine _metadata.json und eine Übersichts-CSV mit Dateiname, Dokumenttyp, Absender und Datum. Besonders KMU profitieren, weil keine teure Spezialsoftware, kein Spezialscanner und keine lange Einrichtungszeit nötig sind.

Der moderne Posteingang besteht nicht nur aus Papier. E-Mail-Anhänge, Portal-Downloads und digitale Rechnungen gehören dazu. Wer nicht nur die Briefpost, sondern auch die Eingangspost digitalisieren möchte, braucht einen einheitlichen Prozess.

Speichern Sie PDF-Anhänge aus E-Mails in einem Tagesordner. Laden Sie diese zusammen mit der gescannten Briefpost hoch. Docusplit erkennt keinen Unterschied zwischen gescannter und digitaler Post.

So entsteht ein einheitliches Tagesarchiv. Briefpost und digitale Post landen im selben Ordnersystem. Kein separater Workflow. Keine doppelte Ablage.

→ Briefe digitalisieren und sortieren

Die gute Nachricht zuerst: Sie brauchen keine spezielle Hardware, um Ihren Poststapel zu trennen und zu benennen. Docusplit erkennt die Grenzen zwischen einzelnen Dokumenten per KI — ganz ohne Trennblätter, Barcodes oder Spezialscanner. Jeder vorhandene Scanner, jedes Multifunktionsgerät und sogar ein Smartphone-Scan reichen aus. Entscheidend ist nur, dass die Seiten lesbar als eine Sammel-PDF vorliegen.

Wenn Sie täglich viel Post verarbeiten, kann ein Einzugsscanner (ADF) den Scan-Schritt beschleunigen, weil er einen ganzen Stapel beidseitig in einem Durchgang einzieht. Das ist eine Komfort-Option, keine Voraussetzung. Für gelegentliche Post genügt das Multifunktionsgerät im Büro oder eine Scan-App auf dem Handy.

Praxistipp: Scannen Sie mit rund 300 dpi in Farbe. Das hält Texte und Logos gut lesbar, ohne die Dateien unnötig groß zu machen. Den Rest übernimmt die KI: Sie trennt mehrseitige Briefe sauber voneinander und benennt jede Datei nach Typ, Absender und Datum. Egal womit Sie scannen — am Ende steht immer dasselbe Ergebnis: ein sortiertes ZIP mit sprechenden Dateinamen.

Papierprozesse kosten mehr, als die meisten Unternehmen vermuten. Ein Rechenbeispiel für ein KMU mit 50 Briefen pro Woche zeigt den ROI klar.

Manuelle Kosten pro Jahr: 30 Min. Sortieren pro Tag × 250 Arbeitstage = 125 Stunden. Bei 35 € Arbeitgeberkosten pro Stunde sind das 4.375 €. Hinzu kommen Such- und Ablagezeiten von rund 80 Stunden (2.800 €). Gesamtkosten manuell: ca. 7.175 € pro Jahr.

Digitale Kosten pro Jahr: Einzugsscanner einmalig 350 €, auf 5 Jahre verteilt 70 €. Docusplit Pro-Plan 29,99 € × 12 = 360 €. Arbeitszeit 3 Min./Tag × 250 Tage = 12,5 Stunden (438 €). Gesamtkosten digital: ca. 868 €. Die Ersparnis beträgt über 6.300 € im ersten Jahr.