Posteingang digitalisieren —
Post scannen und sortieren

Die Digitalisierung Posteingang ist mehr als nur das Einscannen von Briefen. Sie umfasst den gesamten Prozess von der Postannahme bis zur revisionssicheren Ablage. Unternehmen, die ihre Eingangspost digitalisieren, verkürzen Durchlaufzeiten um bis zu 75 Prozent und reduzieren Suchzeiten auf ein Minimum.

Ein durchdachtes Konzept zur Digitalisierung des Posteingangs umfasst drei Säulen: Erstens die physische Erfassung per Einzugsscanner, zweitens die automatische Klassifizierung und Benennung durch KI, drittens die strukturierte Übergabe an das Dokumentenmanagementsystem. Docusplit übernimmt die zweite und dritte Säule vollständig — Sie scannen nur noch ein und laden die PDF hoch.

Ob Sie Briefpost digitalisieren, Rechnungen erfassen oder Verträge archivieren — der Ablauf bleibt identisch. Eingangspost digitalisieren bedeutet in der Praxis: einmal scannen, hochladen, fertig. Die KI erkennt Dokumentgrenzen, extrahiert Absender und Datum und erstellt eine saubere Ordnerstruktur. So wird aus einem unsortierten Papierstapel in wenigen Minuten ein durchsuchbares digitales Archiv. Besonders KMU profitieren, weil keine teure Spezialsoftware oder lange Einrichtungszeit nötig ist.

Der moderne Posteingang besteht nicht nur aus Papier. E-Mail-Anhänge, Portal-Downloads und digitale Rechnungen gehören dazu. Wer nicht nur die Briefpost, sondern auch die Eingangspost digitalisieren möchte, braucht einen einheitlichen Prozess.

Speichern Sie PDF-Anhänge aus E-Mails in einem Tagesordner. Laden Sie diese zusammen mit der gescannten Briefpost hoch. Docusplit erkennt keinen Unterschied zwischen gescannter und digitaler Post.

So entsteht ein einheitliches Tagesarchiv. Briefpost und digitale Post landen im selben Ordnersystem. Kein separater Workflow. Keine doppelte Ablage.

→ Briefe digitalisieren und sortieren

Wer regelmäßig Briefpost digitalisieren möchte, braucht den richtigen Scanner. Nicht jeder Scanner passt zur täglichen Postdigitalisierung. Für den Posteingang benötigen Sie einen Einzugsscanner (ADF). Flachbettscanner sind zu langsam.

Einstieg (unter 350 €): Der Fujitsu ScanSnap iX1600 scannt 40 Seiten pro Minute beidseitig. Er reicht für bis zu 50 Briefe am Tag. Mittelklasse (350–800 €): Der Brother ADS-4700W bietet Netzwerkanbindung und Scan-to-Cloud. Ideal für Teams mit mehreren Arbeitsplätzen. Profi (ab 800 €): Der Fujitsu fi-8170 verarbeitet 70 Seiten pro Minute. Er eignet sich für Poststellen mit über 100 Briefen täglich.

Achten Sie auf automatischen Duplexscan und 300 dpi Mindestauflösung. Höhere Auflösungen verlangsamen den Durchsatz ohne Qualitätsgewinn bei Textdokumenten. Mit dem passenden Gerät können Sie Ihre gesamte Briefpost digitalisieren und den Posteingang dauerhaft papierlos gestalten.

Papierprozesse kosten mehr, als die meisten Unternehmen vermuten. Ein Rechenbeispiel für ein KMU mit 50 Briefen pro Woche zeigt den ROI klar.

Manuelle Kosten pro Jahr: 30 Min. Sortieren pro Tag × 250 Arbeitstage = 125 Stunden. Bei 35 € Arbeitgeberkosten pro Stunde sind das 4.375 €. Hinzu kommen Such- und Ablagezeiten von rund 80 Stunden (2.800 €). Gesamtkosten manuell: ca. 7.175 € pro Jahr.

Digitale Kosten pro Jahr: Einzugsscanner einmalig 350 €, auf 5 Jahre verteilt 70 €. Docusplit Pro-Plan 29,99 € × 12 = 360 €. Arbeitszeit 3 Min./Tag × 250 Tage = 12,5 Stunden (438 €). Gesamtkosten digital: ca. 868 €. Die Ersparnis beträgt über 6.300 € im ersten Jahr.