Gescannte Dokumente
automatisch umbenennen
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Die KI liest jede gescannte Seite, erkennt Dokumenttyp, Absender und Datum und benennt die Datei danach, zum Beispiel Mahnung_Finanzamt_2025-03-15.pdf. Rechnungen heißen nach Rechnungsnummer und Firma. Aus scan_001.pdf wird ein Name, den Sie suchen können.
Um gescannte Dokumente automatisch umzubenennen, liest die KI von Docusplit den Inhalt jeder Seite, erkennt Dokumenttyp, Absender und Datum und vergibt Dateinamen nach dem Muster Typ_Absender_Datum.pdf, Rechnungen nach Rechnungsnummer_Firma.pdf. Aus einer Sammel-PDF entstehen getrennte, einheitlich benannte Einzeldateien in einem sortierten ZIP mit CSV-Übersicht. Eigene Muster oder Regeln müssen Sie nicht anlegen.
Von Hand umbenennen heißt jede Datei öffnen, lesen und tippen
Der Scanner vergibt Nummern, keine Namen. Wiederfinden müssen Sie die Datei trotzdem.
scan_001.pdf bis scan_099.pdf
Der Scanner nummeriert einfach durch. Welche der 99 Dateien die Mahnung vom März ist, wissen Sie erst nach dem Öffnen.
Drei Kollegen, drei Schemata
Im Ordner liegen Rechnung_neu.pdf, final_v2.pdf und Dokument(1).pdf nebeneinander. Die Suche im Explorer findet keins davon, weil im Namen nichts steht, wonach man suchen könnte.
Eine Minute pro Dokument, wenn es gut läuft
Angenommen, Öffnen, Lesen und Tippen dauern eine Minute pro Dokument, dann kostet ein Stapel mit 50 Dokumenten fast eine Stunde, und irgendwo vertippt man sich.
So wird aus scan_001.pdf ein Dateiname mit Inhalt
Drei Schritte, ein ZIP mit benannten Dateien
Gescannte PDF hochladen
Laden Sie die PDF aus dem Scanner oder der Scan-App hoch und wählen Sie den Dokumentmodus für gemischte Stapel. Enthält der Stapel nur Rechnungen, nehmen Sie den Rechnungsmodus.
KI liest jede Seite
Die KI prüft zuerst, ob die Seite eine Rechnung ist, und liest dann Rechnungsnummer und Firma oder Dokumenttyp, Absender und Datum.
ZIP mit benannten Dateien laden
Jede Datei heißt Typ_Absender_Datum.pdf, Rechnungen Rechnungsnummer_Firma.pdf. Dazu liegt eine CSV-Übersicht im ZIP.
Ein Namensschema für den ganzen Ordner, ohne Tippen
Was sich ändert, wenn die Namen aus dem Inhalt kommen
Über die Suche zu finden
Stehen Absender und Datum im Dateinamen, reicht die Suche im Explorer oder Finder, auch Jahre später. Ein DMS brauchen Sie dafür nicht.
Ein Schema, kein Abstimmen
Wer auch immer hochlädt, der Name folgt demselben Muster Typ_Absender_Datum.pdf. Durch das ISO-Datum sortieren sich die Dateien im Ordner chronologisch.
Vom Einzelbeleg bis zum Aktenordner
Das Kontingent zählt Seiten, nicht Dateien: 30 Seiten einmalig gratis, danach 100, 300 oder 1.000 Seiten im Monat. Wie viele PDFs Sie dafür hochladen, bleibt Ihnen überlassen.
Ein Dateiname muss sagen, was drin ist, sonst öffnen Sie ihn
In vielen Büros liegen scan_001.pdf, Rechnung_neu_final(2).pdf und Dokument.pdf nebeneinander. Wenn drei Kollegen drei Schemata nutzen, findet die Windows-Suche die Mahnung vom März nicht, und beim Jahresabschluss fragt der Steuerberater nach Belegen, die irgendwo im Ordner liegen.
Ein einheitliches Schema löst das ohne neue Software. Stehen Typ, Absender und Datum im Namen, reicht die Suche im Betriebssystem, und der Ordner sortiert sich über das ISO-Datum von selbst. Ein DMS können Sie später immer noch einführen; die Dateien passen dann schon.
GoBD und DSGVO schreiben übrigens keine Dateinamen vor. Die GoBD verlangen unter anderem Unveränderbarkeit und eine Verfahrensdokumentation, und beides bleibt Aufgabe Ihres Archivs und Ihres Unternehmens. Ein klarer Dateiname macht die Ablage nachvollziehbarer, er ersetzt kein Archivsystem.
Die KI liest die Seite wie ein Mensch und baut daraus den Namen
Die KI sieht jede Seite als Bild (GPT-4.1 Vision über die OpenAI-API) und liest Briefkopf, Betreff und Datum so, wie Sie es tun würden. Eine klassische OCR mit Textebene ist das nicht; die Ausgabe-PDFs bleiben unverändert.
Im Dokumentmodus prüft sie zuerst, ob die Seite eine Rechnung ist. Rechnungen heißen Rechnungsnummer_Firma.pdf, zum Beispiel RE-2025-0281_Mustermann-GmbH.pdf. Alles andere heißt Dokumenttyp_Absender_Datum.pdf, zum Beispiel Mietvertrag_Hausverwaltung-Schmidt_2025-03-15.pdf. Das ISO-Datum sorgt dafür, dass die Dateien im Ordner chronologisch stehen. Beträge, Mehrwertsteuer oder IBAN liest die KI nicht; dafür ist das Tool nicht gebaut.
Folgeseiten erkennt sie am Inhalt, etwa an „Seite 2 von 3“ oder einer wiederholten Rechnungsnummer, und hält sie mit der ersten Seite zusammen. Am Ende bekommen Sie ein ZIP mit den benannten Einzeldateien und einer CSV, in der zu jeder Datei Typ, Absender, Datum und eine Konfidenz stehen.
Vom Papierstapel zur Ablage in einem Durchgang
Ein Stapel Briefe, Rechnungen und Verträge geht durch den Einzug, und der Scanner liefert scan_batch_001.pdf mit 30 Seiten. Im Dokumentmodus hochgeladen, erkennt die KI am Inhalt, wo ein neues Dokument beginnt, hält den dreiseitigen Vertrag zusammen und benennt die Ausgabe, etwa RE-2025-0310_Telekom-Deutschland.pdf, Mietvertrag_Sonnental-AG_2025-01-15.pdf und Mahnung_Finanzamt_2025-03-20.pdf.
Bei etwa 10 Sekunden pro Seite im Dokumentmodus dauert der 30-Seiten-Stapel rund fünf Minuten; der Fortschritt wird währenddessen angezeigt. Das ZIP enthält die Einzeldateien, auf Wunsch in Ordnern nach Monat oder Absender, dazu die CSV-Übersicht. Die kopieren Sie in Ihre Ablage, und die Stapeldatei kann weg.
Was die KI anders macht als das Umbenennen von Hand
Von Hand bedeutet Datei öffnen, lesen, Namen tippen, nächste Datei. Angenommen, das dauert eine Minute pro Dokument, dann kostet ein Stapel mit 50 Dokumenten fast eine Stunde, und nach der zwanzigsten Datei kürzt man anders ab als nach der ersten.
Die KI braucht im Dokumentmodus etwa 10 Sekunden pro Seite, also einige Minuten für denselben Stapel, und sie kürzt nicht ab, weil jeder Name demselben Muster folgt. Fehler gibt es trotzdem. Kann sie eine Seite nicht lesen, heißt die Datei Dokument_Seite_7.pdf; ordnet sie eine Anlage ohne Briefkopf dem falschen Dokument zu, sehen Sie das in der CSV an Seite und Konfidenz.
Die Kontrolle bleibt also bei Ihnen, ohne dass Sie jede Seite anfassen müssen. Die CSV listet auf, was die KI gelesen hat, und Sie prüfen gezielt die Zeilen mit „Nicht erkannt“ oder niedriger Konfidenz.
Was die KI aus einer gescannten Seite liest
Regeln oder Vorlagen müssen Sie nicht pflegen; die Benennung folgt dem Inhalt der Seite.
- Dokumenttyp per KI erkannt, etwa Rechnung, Vertrag, Brief, Bescheid oder Mahnung
- Absender, Firma oder Behörde aus dem Briefkopf gelesen
- Datum im ISO-Format JJJJ-MM-TT, damit der Ordner chronologisch sortiert
- Rechnungen nach Rechnungsnummer und Firma benannt
- Mehrseitige Dokumente bleiben zusammen, Folgeseiten werden am Inhalt erkannt
- Normale PDFs, die jedes DMS importieren kann
- Optional Ordner im ZIP nach Monat oder Absender
- CSV-Übersicht mit Typ, Absender, Datum und Konfidenz je Datei
Wo Dateinamen nach Inhalt den Unterschied machen
Drei Szenen aus dem Büroalltag
Kanzlei-Posteingang am Morgen
Der Stapel vom Vortag geht durch den Einzug. Statt scan_001 bis scan_040 liegen danach Bescheid_Finanzamt_2025-03-12.pdf und Schreiben_Amtsgericht_2025-03-11.pdf im Ordner.
Belegordner zum Jahresabschluss
Die Rechnungen des Jahres werden einmal durchgescannt und kommen als Rechnungsnummer_Firma.pdf zurück, eine Datei pro Beleg, so wie DATEV Unternehmen online oder Ihr Steuerberater sie haben will.
Mieterakte der Hausverwaltung
Mietvertrag, Übergabeprotokoll und Nebenkostenabrechnung aus einem Scan landen als drei benannte Dateien mit Datum in der Akte.
Häufige Fragen zur Benennung
Welches Namensschema verwendet Docusplit?▼
Rechnungen heißen Rechnungsnummer_Firma.pdf, zum Beispiel RE-2025-0281_Mustermann-GmbH.pdf. Alles andere heißt Dokumenttyp_Absender_Datum.pdf, zum Beispiel Mahnung_Finanzamt_2025-03-15.pdf. Das Datum steht im ISO-Format, damit die Dateien chronologisch sortieren. Eigene Muster lassen sich nicht einstellen.
Was passiert, wenn die KI einen Typ nicht erkennt oder eine Seite nicht lesen kann?▼
Kann die KI den Typ nicht bestimmen, heißt die Datei Dokument_Absender_Datum.pdf; liest sie auf einer Seite gar nichts, wird daraus Dokument_Seite_7.pdf, und in der CSV steht „Nicht erkannt“. Schwierig sind Handschrift, sehr blasse Thermobelege, Scans unter etwa 200 dpi und Anlagen ohne Briefkopf, die auch mal beim falschen Dokument landen. Prüfen Sie diese Dateien und die Konfidenz-Spalte zuerst und benennen Sie sie bei Bedarf von Hand.
Werden die Dateien auch getrennt?▼
Ja, Trennen und Benennen laufen im selben Durchgang. Laden Sie eine mehrseitige Sammel-PDF hoch; die KI erkennt am Inhalt, wo ein neues Dokument beginnt, hält Folgeseiten zusammen und benennt jedes Teildokument.
Funktioniert die Umbenennung auch bei schlechter Scan-Qualität?▼
Ab etwa 200 dpi liest die KI Maschinenschrift zuverlässig, Graustufen oder Farbe spielt keine Rolle. Darunter wird kleine Schrift wackelig, und Handschrift oder stark verzerrte Seiten kann sie oft nicht auswerten. Solche Seiten erkennen Sie in der CSV an niedriger Konfidenz oder am Eintrag „Nicht erkannt“.
Wie übernehme ich die umbenannten Dokumente in mein DMS?▼
Sie bekommen ein ZIP mit normalen PDFs, die jedes DMS importieren kann, plus eine CSV mit Dateiname, Typ, Absender und Datum. Die PDFs werden unverändert kopiert und bekommen keine neue Textebene; hat Ihr DMS eine eigene OCR, läuft sie über die Einzeldateien wie über jeden anderen Scan. Eine direkte Schnittstelle gibt es nicht, Sie legen die Dateien selbst ab.
Ist das automatische Umbenennen DSGVO-konform?▼
Dateien werden TLS-verschlüsselt übertragen, nur für die Verarbeitung gehalten und danach von unseren Servern gelöscht. Die KI-Auswertung läuft über die OpenAI-API (Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI Ireland, Standardvertragsklauseln, keine Nutzung für Training; OpenAI hält API-Daten bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung). Details in der Datenschutzerklärung.
Verwandte Anwendungen
Die Nachbarseiten zum Benennen, vom Trennen bis zum Rechnungseingang.
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Sammelscan mit Rechnungen, Briefen und Belegen hochladen: Die KI trennt ihn in Einzeldokumente und benennt jede Datei nach Inhalt. Sortiertes ZIP mit CSV.
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Mehrere Rechnungen in einer PDF? Die KI findet jede Rechnungsgrenze im Sammel-PDF, trennt und benennt jede Datei nach Nummer und Firma. 30 Seiten gratis testen.
Mehr erfahrenDocusplit im Vergleich
Wie schneidet Docusplit gegen andere Tools ab? Hier sind die direkten Vergleiche.
Quellen & weiterführend
- Harvard Medical School Data Management, „File Naming Conventions“ — Empfiehlt Datumsangaben als YYYYMMDD bzw. ISO 8601 (YYYY-MM-DD), damit Dateien chronologisch sortiert bleiben.
- Adobe-Community-Thread „Rename PDF based on content“ (2016) — Frage nach automatischem Umbenennen nach Inhalt in Acrobat. Per JavaScript sei das „machbar, aber sehr mühsam“; empfohlen wird ein kostenpflichtiges Plug-in.
Laden Sie den ersten Stapel hoch und sehen Sie sich die Namen an
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