Sammelscan in einzelne Dokumente trennen
und jede Datei automatisch benennen
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Laden Sie ein PDF voller gemischter Rechnungen, Briefe und Belege hoch. Die KI erkennt, wo ein Dokument beginnt, trennt die Datei und benennt jede Ausgabe nach Inhalt. Sie bekommen ein sortiertes ZIP, ohne Trennblätter.
Docusplit trennt einen gemischten Sammelscan per KI in einzelne Dokumente und benennt jede Datei nach ihrem Inhalt: Rechnungen als Rechnungsnummer_Firma.pdf, andere Dokumente als Typ_Absender_Datum.pdf. Sie laden eine mehrseitige PDF hoch und erhalten ein sortiertes ZIP mit CSV-Übersicht. Trennblätter, Barcodes oder eine Installation brauchen Sie nicht.
Einen Sammelscan von Hand zu trennen und zu benennen kostet den halben Vormittag
Ein gescanntes PDF mit 20 und mehr Dokumenten wird zur Stunde aus Schneiden und Tippen.
Seite für Seite auseinanderschneiden
Sie öffnen einen 30-seitigen Scan und schneiden ihn von Hand in einzelne Dateien, wobei Sie raten, wo eine Rechnung endet und die nächste beginnt.
Dann jede einzelne Datei umbenennen
Jede getrennte Datei heißt Seite-1.pdf. Also öffnen Sie sie nacheinander und tippen Rechnungsnummer und Firma von Hand ein.
Seiten-Splitter verstehen keine Dokumente
Smallpdf und Acrobat trennen nach Seitenzahl, nicht nach Dokument. Selbst wo KI-Trennen inzwischen existiert, bleiben generische Dateinamen zurück, und die eigentliche Arbeit hängt weiter an Ihnen.
Vom Sammelscan zum benannten ZIP in drei Schritten
Einmal hochladen. Die KI übernimmt Trennen und Benennen.
Sammelscan hochladen
Laden Sie ein PDF hoch, in dem Ihre gemischten Dokumente stecken, also Rechnungen, Briefe, Belege und Verträge durcheinander.
KI erkennt die Grenzen
Die KI liest jede Seite, erkennt den Anfang eines neuen Dokuments und trennt dort, auch wenn die Dokumente unterschiedlich lang sind.
Benanntes ZIP herunterladen
Jede Datei heißt nach ihrem Inhalt, also Rechnungsnummer und Firma oder Dokumenttyp, Absender und Datum. Dazu kommt eine CSV-Übersicht.
Trennen und Benennen in einem Upload, ohne zweites Tool
Splitter trennen nur, Renamer benennen nur. Hier passiert beides im selben Durchgang.
Trennen und Benennen zusammen
Die Trennung und die Benennung passieren im selben Upload. Ein separater Benenn-Durchgang mit einem zweiten Tool entfällt.
Gemischte Stapel
Rechnungen, Briefe, Belege und Verträge dürfen im selben Scan liegen. Kann die KI den Typ nicht bestimmen, heißt die Datei Dokument_Absender_Datum.pdf, und die CSV zeigt Ihnen solche Fälle.
Ihre Dateien bleiben Ihre
Sie erhalten ein ZIP für die eigene Ablage oder den Upload in DATEV Unternehmen online. Kein Lock-in, und Ihre Dateien werden nach der Verarbeitung von unseren Servern gelöscht.
Trennen und Benennen sind ein Arbeitsschritt
Die beiden Aufgaben gehören zusammen. Ein Sammelscan wird erst brauchbar, wenn jede Datei für sich steht und einen Namen trägt, der sagt, was drin ist. Trennen ohne Benennen hinterlässt einen Ordner voller Seite-1.pdf, Seite-2.pdf, und Sie müssen jede öffnen, um zu wissen, was drinsteht. Reine Renamer wiederum setzen voraus, dass Sie bereits getrennte Dateien haben, und helfen bei einem einzelnen 30-seitigen Scan gar nicht.
Docusplit schließt diese Lücke. Die KI erkennt die Grenzen der Dokumente, trennt die Datei, liest den Inhalt und benennt jede Ausgabe im selben Durchgang. Ein Upload rein, ein sortiertes und benanntes ZIP raus.
KI-Grenzen schlagen Seitenzahlen und Trennblätter
Klassische Splitter trennen bei einer festen Seitenzahl oder dort, wo Sie eine Leerseite oder einen Barcode einfügen. Das bricht, sobald Ihre Dokumente unterschiedlich lang sind, etwa eine zweiseitige Rechnung, gefolgt von einem einseitigen Beleg und einem fünfseitigen Vertrag. Am Ende schneiden Sie wieder von Hand.
Die KI liest stattdessen den tatsächlichen Inhalt jeder Seite und entscheidet daran, wo ein Dokument endet und das nächste beginnt. Keine Trennblätter zum Ausdrucken, keine Barcodes zum Aufkleben, keine Regeln zum Einstellen. Gemischte Längen sind dabei der Normalfall, nicht die Ausnahme.
Sauber benannte Dateien behalten, die wirklich Ihnen gehören
Buchhaltungsplattformen mit eigener Belegerfassung wie sevDesk, lexoffice oder Candis lesen Belege ebenfalls aus, aber als Teil ihres Systems. Das Dokument lebt dann in der Plattform; ein Export ist möglich, aber ein Extraschritt. Das ist in Ordnung, solange Sie dort arbeiten, und wird umständlich, sobald Sie die Dateien woanders brauchen, etwa im Archiv des Steuerberaters, in einem anderen DMS oder schlicht in einem Ordner.
Hier bekommen Sie die Dokumente als portables ZIP sauber benannter PDFs zurück. Legen Sie sie in DATEV Unternehmen online, paperless-ngx, ein DMS oder einen einfachen Ordner. Die Dateien werden TLS-verschlüsselt übertragen, nur für die Verarbeitung gehalten und danach von unseren Servern gelöscht; die KI-Auswertung läuft über die OpenAI-API, ohne Nutzung für Training. Details stehen in der Datenschutzerklärung.
Vom Sammelscan zum sortierten, korrekt benannten ZIP
Was Seiten-Splitter und reine Renamer jeweils offen lassen, erledigt ein Upload.
- Dokumentgrenzen per KI, ohne Trennblätter, Barcodes oder Steuerseiten
- Benennung nach Inhalt, also Rechnungsnummer + Firma oder Typ + Absender + Datum
- Kommt mit unterschiedlich langen Dokumenten klar, keine feste Seitenzahl nötig
- Rechnungen, Briefe, Belege und Verträge in einer Datei
- Sortiertes ZIP mit CSV-Übersicht zu jeder Datei
- Läuft im Browser, ohne Installation, auf jedem Betriebssystem
- TLS-verschlüsselter Upload, Dateien werden nach der Verarbeitung gelöscht
- Sortierbare Dateinamen mit ISO-Datum, bereit für DATEV Unternehmen online, paperless-ngx oder Ihren Ordner
Wer trennt + benennt
Alle, die einen Stapel scannen und einzelne, benannte Dateien brauchen.
Buchhaltung & Steuerberater-Zuarbeit
Aus einem Lieferanten-Sammelscan einzelne, benannte Rechnungen machen, bevor sie in DATEV Unternehmen online oder die Buchhaltung wandern.
Kleine Büros & Office-Management
Den gescannten Posteingang des Tages durchsuchbar machen: jeder Brief und jeder Beleg als eigene, benannte Datei.
Alle mit einem Scanner
Ein ADF-Durchlauf eines gemischten Stapels wird zum Ordner getrennter, klar benannter PDFs, ohne jedes Blatt einzeln zu scannen.
Häufige Fragen zu Trennen & Benennen
Wie trenne ich eine PDF in einzelne Dateien und benenne sie automatisch?▼
Laden Sie die PDF hoch und wählen Sie den Dokumentmodus. Die KI erkennt die Dokumentgrenzen am Inhalt, nicht an der Seitenzahl, trennt die Datei, benennt jede Ausgabe nach Rechnungsnummer und Firma oder nach Dokumenttyp, Absender und Datum und liefert ein sortiertes ZIP. Das läuft im Browser, ohne Installation.
Funktioniert das bei unterschiedlich langen Dokumenten?▼
Ja. Die KI liest den Inhalt jeder Seite und erkennt Folgeseiten etwa an „Seite 2 von 3“ oder einer wiederholten Rechnungsnummer. Eine zweiseitige Rechnung, ein einseitiger Beleg und ein fünfseitiger Vertrag im selben Scan werden getrennt, ohne dass Sie eine Seitenzahl vorgeben.
Brauche ich Trennblätter, Leerseiten oder Barcodes?▼
Nein. Es gibt nichts auszudrucken oder aufzukleben und nichts zu konfigurieren. Die KI erkennt die Dokumentgrenzen am Inhalt selbst. Sie können einen gemischten Stapel direkt durch den ADF scannen und als eine Datei hochladen.
Wie sieht der benannte Dateiname aus?▼
Rechnungen kommen als Rechnungsnummer_Firma.pdf heraus (z. B. RE-2024-281_Acme-GmbH.pdf). Andere Dokumente heißen Dokumenttyp_Absender_Datum.pdf mit ISO-Datum, damit sie chronologisch sortieren. Zum ZIP gibt es immer eine CSV-Übersicht.
Funktioniert das für Rechnungen, Briefe und Belege gemeinsam?▼
Ja, dafür gibt es den Dokumentmodus. Er erwartet gemischte Typen im selben Scan, behandelt Rechnungen als Rechnungen und benennt alles andere nach Typ, Absender und Datum. Für Stapel, die nur Rechnungen enthalten, ist der Rechnungsmodus die bessere Wahl.
Ist das DSGVO-konform, und behaltet ihr meine Dateien?▼
Dateien werden TLS-verschlüsselt übertragen, nur für die Verarbeitung gehalten und danach von unseren Servern gelöscht. Die KI-Auswertung läuft über die OpenAI-API (Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI Ireland, Standardvertragsklauseln, keine Nutzung für Training; OpenAI hält API-Daten bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung). Sie behalten das ZIP lokal, es bleibt nichts in einer Plattform zurück, in die Sie sich wieder einloggen müssten. Details in der Datenschutzerklärung.
Was passiert, wenn die KI falsch trennt oder etwas nicht lesen kann?▼
Dann greift ein Fallback statt einer Fehlermeldung. Kann die KI auf einer Seite weder Nummer noch Absender lesen, heißt die Datei Rechnung_Seite_7.pdf beziehungsweise Dokument_Seite_7.pdf, und in der CSV steht „Nicht erkannt“. Typische Stolperstellen sind Handschrift, sehr blasse Thermobelege, Scans unter etwa 200 dpi, leere Rückseiten und Anlagen ohne Briefkopf, die beim falschen Dokument landen können. Prüfen Sie zuerst diese Dateien und die Konfidenz-Spalte der CSV, bevor Sie das ZIP ablegen.
Passende Lösungen
Weitere Wege, wie Docusplit Ihren Sammelscan entwirrt.
Sammelrechnungen aufteilen
Mehrere Rechnungen in einer PDF? Die KI findet jede Rechnungsgrenze im Sammel-PDF, trennt und benennt jede Datei nach Nummer und Firma. 30 Seiten gratis testen.
Mehr erfahrenGescannte PDFs aufteilen
Der Stapelscan aus dem ADF wird per KI in Einzeldokumente aufgeteilt, jede Datei nach Typ, Absender und Datum benannt. 30 Seiten kostenlos, keine Kreditkarte.
Mehr erfahrenDokumente automatisch benennen
Die KI liest Typ, Absender und Datum jeder gescannten Seite und benennt die Datei danach, etwa Mahnung_Finanzamt_2025-03-15.pdf. 30 Seiten kostenlos testen.
Mehr erfahrenDocusplit im Vergleich
Wie schneidet Docusplit gegen andere Tools ab? Hier sind die direkten Vergleiche.
Quellen & weiterführend
- Adobe-Community-Thread zu „PDF trennen und automatisch benennen“ — Langer Thread, der zeigt, dass Acrobat ohne kostenpflichtiges Plugin nicht nativ nach Inhalt trennen und benennen kann.
- Reddit r/Bookkeeping, Thread „Bulk PDF invoice renaming“ — Buchhalter beschreiben den manuellen Trenn-dann-Benenn-Workflow für Rechnungs-Stapel.
- Reddit r/automation, Thread „Split PDF into separate PDFs by invoice number“ — Offene Anfrage nach einem Tool, das einen Sammelscan nach Inhalt trennt und die Ausgabe benennt.
Aus einem Scan werden einzelne, benannte Dateien
Laden Sie einen Sammelscan hoch und erhalten Sie ein sortiertes, benanntes ZIP zurück. Die ersten 30 Seiten sind gratis.
PDF trennen & benennen30 Seiten gratis · keine Kreditkarte · Dateien nach dem Vorgang gelöscht
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