Docusplit vs. DATEI-BUTLER: Trennen und Benennen im Vergleich

Auf der Anbieterseite ist das nicht beschrieben (Stand August 2026). DATEI-BUTLER liest vorhandene PDFs per OCR, vergibt per KI einen Dateinamen und sortiert sie in Ordner; der Ablauf setzt also eine Datei pro Dokument voraus. Bei Docusplit ist das Trennen der erste Schritt. Die KI prüft pro Seite, ob ein neues Dokument beginnt, und benennt danach jede Einzeldatei.

Der Ausgangspunkt. DATEI-BUTLER erwartet Einzel-PDFs in einem Ordner und benennt und sortiert sie, auf Wunsch dauerhaft im Hintergrund. Docusplit erwartet eine PDF mit vielen Dokumenten, trennt sie und benennt die Teile, ohne Installation und auf jedem System mit Browser.

Bei DATEI-BUTLER laufen OCR und Verarbeitung lokal; nur mit der OpenAI-Option gehen laut Anbieter Textausschnitte in die Cloud, mit der lokalen KI (Ollama) bleibt alles auf Ihrem Rechner. Das ist ein echter Datenschutzvorteil. Bei Docusplit werden Dateien TLS-verschlüsselt übertragen, nur für die Verarbeitung gehalten und danach von unseren Servern gelöscht. Die KI-Auswertung läuft über die OpenAI-API (Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI Ireland, Standardvertragsklauseln, keine Nutzung für Training; OpenAI hält API-Daten bis zu 30 Tage zur Missbrauchserkennung). Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Beide erzeugen sortierbare Namen aus dem Inhalt. Bei Docusplit heißen Rechnungen Rechnungsnummer_Firma.pdf, etwa RE-2024-281_Mustermann-GmbH.pdf, andere Dokumente Dokumenttyp_Absender_Datum.pdf mit ISO-Datum, etwa Mahnung_Finanzamt_2025-03-15.pdf. Ein Beleg pro Datei ist das, was DATEV Unternehmen online und die meisten DMS erwarten. Ein Archivsystem nach GoBD ersetzt keines der beiden Tools; die Verfahrensdokumentation bleibt bei Ihnen.

Seiten ohne lesbare Angaben landen als Dokument_Seite_N.pdf im ZIP, bei Ordnern nach Monat im Ordner Unbekannt. Die CSV-Übersicht zeigt pro Datei, was erkannt wurde und wie sicher das Modell war; diese Zeilen prüfen Sie zuerst. Anlagen ohne Briefkopf, leere Rückseiten, Lieferscheine neben Rechnungen und Handschrift sind die häufigsten Fehlerquellen.

Wenn Ihre Dokumente schon einzeln vorliegen, zum Beispiel weil der Scanner pro Vorgang eine PDF in einen Netzwerkordner legt, und Sie sie dauerhaft automatisch benennen und einsortieren wollen, ohne etwas hochzuladen. Mit Ordnerüberwachung, lokaler KI und Einmalpreis ist DATEI-BUTLER dafür gebaut. Kommen die Scans als eine Datei mit zwanzig Dokumenten aus dem Einzug, brauchen Sie zuerst das Trennen, und das ist der Job von Docusplit.