KI-Trennung vs. Trennblatt-Tools: Sammelscan im Vergleich

Trennblatt- und Barcode-Tools suchen im Scan nach Markern, also QR-Trennseiten, Stempeln, einem Suchwort per OCR oder einer festen Seitenzahl. Wo ein Marker ist, wird geschnitten, sonst nicht. Die Auswertung nach Inhalt braucht keine Marker; das Modell entscheidet pro Seite, ob sie ein neues Dokument eröffnet oder zur vorherigen gehört, und vergibt gleich den Dateinamen.

An dem, was auf der Seite steht. Im Rechnungsmodus liest das Modell pro Seite Rechnungsnummer, Firmenname und Datum und prüft, ob die Seite eine Folgeseite ist; im Dokumentmodus zusätzlich Dokumenttyp und Absender. Ein neuer Briefkopf, eine andere Rechnungsnummer, ein Datumssprung oder ein Layoutbruch sprechen für ein neues Dokument; ein Seitenzähler wie „Seite 2 von 3“, dieselbe Rechnungsnummer oder ein fortlaufender Brieftext sprechen für eine Folgeseite. Zusammengehörige Seiten bleiben in einer Datei.

Bei Seiten, die für sich keinen Absender verraten. Eine Anlage ohne Briefkopf kann als eigenes Dokument landen statt beim Anschreiben; ein Lieferschein, der wie eine Rechnung aussieht, wird mit der Rechnung zusammengelegt oder als Rechnung benannt; eine Sammelrechnung über mehrere Monate kann an einem Datumssprung geteilt werden; leere Rückseiten aus dem Duplex-Scan werden mal angehängt, mal zu Dokument_Seite_N.pdf. Handschrift, sehr blasse Thermobelege und Scans unter etwa 200 dpi liest das Modell oft nicht. Nicht erkannte Dateien heißen Dokument_Seite_N.pdf, bei Ordnern nach Monat landen sie unter Unbekannt, und die CSV-Übersicht zeigt die Konfidenz pro Datei. Prüfen Sie diese zuerst.

Nein. Der Upload nimmt jede PDF bis 50 MB, unabhängig vom Scanner oder Multifunktionsdrucker. ScanSnap Home gibt es nur zu ScanSnap-Geräten, und PDF-AutoCut wird auf einem Windows-PC installiert.

Bei vorbereiteten Stapeln ja. Wo ein Trennblatt liegt, wird geschnitten, bei jedem Durchlauf gleich. Ein Modell trifft eine Entscheidung pro Seite und kann sich bei Anlagen, Sammelrechnungen oder leeren Rückseiten vertun. Dafür kommt es mit Stapeln zurecht, die niemand vorbereitet hat, und liefert den Dateinamen gleich mit.

Wenn Sie den Stapel vor dem Scannen in der Hand haben und ein fester Ablauf existiert, etwa in der Poststelle einer Kanzlei, die jeden Vorgang mit einer QR-Trennseite beginnt und die Scans lokal auf dem Windows-PC halten will. Mit Ordnerüberwachung läuft das unbeaufsichtigt und bei gleichem Input immer gleich. Für eine Sammel-PDF, die so schon existiert, und für das Benennen aus dem Inhalt ist der Upload bei Docusplit die passendere Wahl.