Elaborazione fatture fornitori: La guida completa all'automazione 2025

L'elaborazione delle fatture fornitori è uno dei processi più dispendiosi in termini di tempo nella contabilità. Ogni giorno, le fatture arrivano per posta, email e da vari portali. Ognuna deve essere acquisita, verificata, approvata e contabilizzata.

In questa guida, ti mostriamo come automatizzare l'elaborazione delle fatture fornitori e risparmiare l'80% del tuo tempo.

Leggi anche: Digitalizzare l'elaborazione delle fatture: La guida completa

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Il processo tradizionale: Perché è obsoleto

Il workflow manuale

Ecco come appare ancora l'elaborazione delle fatture in molte aziende:

Fattura arriva (posta/email)
        ↓
Scansionare fattura cartacea / salvare PDF
        ↓
Aprire fattura e leggere dati
        ↓
Inserire manualmente i dati nel sistema
        ↓
Verificare fattura (controllo fattuale/numerico)
        ↓
Inoltrare per approvazione
        ↓
Ottenere approvazione (spesso via email)
        ↓
Contabilizzare fattura
        ↓
Archiviare fattura

Problema: Ogni passaggio è manuale, soggetto a errori e dispendioso in termini di tempo.

I costi nascosti

| Fattore di costo | Per fattura | Con 500 fatture/mese | |------------------|-------------|----------------------| | Acquisizione | 5 min | 42 ore | | Verifica | 3 min | 25 ore | | Approvazione | 2 min | 17 ore | | Archiviazione | 1 min | 8 ore | | Totale | 11 min | 92 ore/mese |

A una tariffa oraria di 50€, questo significa: 4.600€ di costi di elaborazione mensili - solo per elaborare le fatture!

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La soluzione: Elaborazione automatizzata delle fatture

Il workflow ottimizzato con IA

Fattura arriva (posta/email/portale)
        ↓
Acquisizione e separazione automatiche
        ↓
L'IA estrae tutti i dati rilevanti
        ↓
Validazione automatica
        ↓
Workflow di approvazione digitale
        ↓
Esportazione al sistema contabile
        ↓
Archiviazione automatica conforme

Risparmio di tempo: Da 11 minuti a 2 minuti per fattura = 82% più veloce

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I 7 passaggi dell'elaborazione automatizzata delle fatture

Passaggio 1: Ricezione centralizzata delle fatture

Raccogli tutte le fatture in un unico posto:

Fatture via email:

• Configura un indirizzo email dedicato (es. fatture@azienda.it)
• Inoltro automatico da tutti i dipendenti

Fatture cartacee:

• Scansione giornaliera (scanner con alimentatore automatico)
• Oppure: Usa un servizio di scansione

Fatture da portali:

• Stabilisci routine di download (giornaliera/settimanale)
• Oppure: Connessione API ai principali fornitori

Passaggio 2: Separazione automatica dei documenti

Problema: PDF multi-documento e scansioni miste

Soluzione: Separazione documenti basata su IA

DocuSplit AI separa automaticamente:

• Fatture tra loro
• Fatture da bolle di consegna
• Documenti multipagina da documenti singola pagina

Esempio:

Input: Batch_scansione_gennaio.pdf (47 pagine)

Output: FAT-2025-001_Fornitore_A.pdf (2 pagine)
        FAT-2025-002_Fornitore_B.pdf (1 pagina)
        FAT-2025-003_Fornitore_C.pdf (3 pagine)
        ... (altre fatture singole)

Passaggio 3: Estrazione dati basata su IA

L'IA riconosce ed estrae automaticamente:

| Campo | Esempio | |-------|---------| | Numero fattura | FAT-2025-00147 | | Data fattura | 15/01/2025 | | Data scadenza | 29/01/2025 | | Fornitore | Esempio S.r.l. | | P.IVA | IT12345678901 | | Imponibile | 1.250,00€ | | IVA | 237,50€ | | Totale | 1.487,50€ | | IBAN | IT60 X054 2811 1010 0000 0123 456 | | Riferimento | FAT-2025-00147 |

Precisione: L'IA moderna raggiunge un tasso di riconoscimento del 95-99%.

Passaggio 4: Validazione automatica

Il software verifica automaticamente:

• [ ] Campi obbligatori completi?
• [ ] P.IVA valida?
• [ ] Calcoli corretti?
• [ ] Controllo duplicati (esiste già)?
• [ ] Data scadenza plausibile?

In caso di discrepanze: Segnalazione automatica per verifica manuale.

Passaggio 5: Workflow di approvazione digitale

Invece del ping-pong di email:

Fattura acquisita
      ↓
Assegnazione automatica a centro di costo
      ↓
Notifica all'approvatore
      ↓
Approvazione con un clic (o mobile)
      ↓
Se importo > X: Seconda approvazione
      ↓
Inoltro automatico per pagamento

Benefici:

• Stato trasparente (chi deve ancora approvare?)
• Promemoria automatici per ritardi
• Pista di audit per conformità

Passaggio 6: Esportazione al sistema contabile

I dati vengono trasferiti automaticamente a:

• Zucchetti
• TeamSystem
• SAP
• Microsoft Dynamics
• Oppure: Esportazione CSV/XML

Niente più doppia immissione dati!

Passaggio 7: Archiviazione conforme

Archiviazione automatica con:

• Immutabilità (WORM)
• Ricerca full-text
• Conservazione 10+ anni
• Pista di audit

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Elaborare fatture fornitori con DocuSplit AI

Come funziona

1. Carica: Carica le tue fatture (singolarmente o come PDF multi-documento)

2. Separazione automatica: L'IA riconosce ogni fattura singola

3. Estrazione dati: Numero fattura, fornitore, importi vengono riconosciuti

4. Nomenclatura intelligente: NumeroFattura_Fornitore.pdf

5. Scarica: ZIP con tutte le fatture singole + panoramica CSV

Cosa fa DocuSplit

| Funzione | Beneficio | |----------|-----------| | Separazione automatica | Niente divisione manuale | | Estrazione IA | Niente immissione dati manuale | | Nomenclatura intelligente | Trovabilità istantanea | | Esportazione CSV | Direttamente in Excel/contabilità | | Riconoscimento multipagina | Le pagine correlate rimangono insieme |

Cosa DocuSplit non fa (ancora)

• Workflow di approvazione
• Integrazione contabile diretta
• Rilevamento duplicati

Per queste funzioni: Usa DocuSplit come strumento di pre-elaborazione, poi importa nel tuo DMS/sistema contabile.

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Template workflow: Da 0 ad automatizzato

Settimana 1: Preparazione

• [ ] Configurare casella email centrale
• [ ] Procurare scanner (con alimentatore automatico)
• [ ] Definire struttura cartelle
• [ ] Testare DocuSplit AI

Settimana 2: Fase pilota

• [ ] Raccogliere tutte le fatture per una settimana
• [ ] Elaborare con DocuSplit
• [ ] Verificare risultati e aggiustare
• [ ] Documentare il workflow

Settimana 3-4: Rollout

• [ ] Informare tutti i dipendenti
• [ ] Rendere obbligatorio il nuovo processo
• [ ] Elaborare arretrato (opzionale)
• [ ] Misurare primi successi

Dal mese 2: Ottimizzazione

• [ ] Raccogliere feedback sul processo
• [ ] Identificare colli di bottiglia
• [ ] Verificare integrazione contabile
• [ ] Pianificare prossimo livello di automazione

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Sfide comuni e soluzioni

"Riceviamo fatture in formati diversi"

Problema: PDF, allegato email, carta, download da portale

Soluzione: Cartella di raccolta centrale

1. Salva tutti i PDF in una cartella
2. Scansiona le fatture cartacee quotidianamente (nella stessa cartella)
3. DocuSplit elabora tutto allo stesso modo

"Alcune fatture sono multipagina"

Problema: Pagina 1 e 2 vanno insieme

Soluzione: DocuSplit riconosce automaticamente:

• "Pagina 1 di 2" / "Pagina 2 di 2"
• Stesso numero fattura
• Indicatori di continuazione

"La qualità delle scansioni varia"

Problema: Scansioni scadenti = riconoscimento scadente

Soluzione:

• Almeno 300 DPI durante la scansione
• Bianco e nero invece di scala di grigi (per il testo)
• Attivare miglioramento automatico dell'immagine

"Abbiamo anche fatture internazionali"

Problema: Formati, lingue, valute diverse

Soluzione: DocuSplit supporta:

• Tedesco, Inglese, Francese, Spagnolo, Italiano, Olandese
• Varie valute
• Formati di fattura internazionali

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Calcolo ROI: L'automazione vale la pena?

Esempio: 500 fatture fornitori/mese

Prima (manuale):

• Tempo per fattura: 11 minuti
• Tempo totale: 92 ore/mese
• Costo (50€/ora): 4.600€/mese

Dopo (automatizzato):

• Tempo per fattura: 2 minuti
• Tempo totale: 17 ore/mese
• Costi software: ~100€/mese

Risparmio:

• Tempo: 75 ore/mese
• Denaro: 3.650€/mese
• Annualmente: 43.800€

ROI: Ripagato in meno di 1 mese

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Checklist: Automatizzare le fatture fornitori

Prerequisiti

• [ ] Casella email centrale per le fatture
• [ ] Scanner con alimentatore automatico documenti
• [ ] Struttura cartelle definita
• [ ] Persona responsabile del processo

Selezione software

• [ ] Riconoscimento documenti basato su IA
• [ ] Separazione automatica PDF multi-documento
• [ ] Opzione esportazione (CSV, XML, API)
• [ ] Archiviazione conforme possibile

Progettazione processo

• [ ] Canali di ricezione definiti
• [ ] Workflow approvazione stabilito
• [ ] Interfaccia con contabilità chiarita
• [ ] Requisiti archiviazione considerati

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FAQ: Domande comuni sulle fatture fornitori

Quanto dura la transizione?

Con implementazione consistente: 2-4 settimane fino all'operatività. La fase pilota mostra rapidamente dove sono necessari miglioramenti.

Funziona per le piccole imprese?

Soprattutto per le piccole imprese, l'automazione conviene! Con meno personale, il risparmio di tempo è particolarmente prezioso. DocuSplit offre piani di ingresso da 9,99€/mese.

Cosa succede con gli errori di riconoscimento?

• L'IA raggiunge il 95-99% di precisione
• I riconoscimenti incerti vengono segnalati
• Verifica manuale per fatture segnalate
• Miglioramento continuo del riconoscimento

È conforme alle normative?

Sì, se:

• Esiste documentazione del processo
• L'archiviazione immutabile è assicurata
• Pista di audit completa
• Il periodo di conservazione richiesto è mantenuto

Posso elaborare fatture esistenti retroattivamente?

Sì! Scansiona gli arretrati ed elaborali con DocuSplit. In questo modo hai un archivio unificato e consultabile.

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Conclusione: Automatizza ora - Conviene

L'elaborazione delle fatture fornitori è un candidato perfetto per l'automazione:

• Alto sforzo manuale (11+ min per fattura)
• Compiti ricorrenti e simili
• Alto tasso di errore con acquisizione manuale
• Risparmio di tempo e costi misurabile

Con DocuSplit AI, puoi implementare il primo passo dell'automazione immediatamente: Separazione e nomenclatura intelligente.

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Domande sull'elaborazione automatizzata delle fatture? Contattaci a support@docusplit.ai

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