Archiviazione fatture conforme alle normative

L'archiviazione digitale delle fatture non è solo comoda - in molti casi è legalmente richiesta. Comprendere i requisiti di conformità è essenziale per qualsiasi azienda che gestisce fatture.

In questa guida imparerai tutto ciò che devi sapere sull'archiviazione conforme delle fatture.

Perché l'archiviazione digitale è importante

Le aziende moderne elaborano centinaia o migliaia di fatture ogni mese. Gestire efficacemente questi documenti richiede:

• Sistemi di archiviazione organizzati
• Capacità di ricerca rapida
• Documentazione delle tracce di audit
• Accessibilità a lungo termine

Requisiti chiave di conformità

1. Immutabilità

Una volta archiviati, i documenti non possono essere modificati. Ogni modifica deve essere tracciabile e documentata.

Suggerimento: Usa sistemi di archiviazione con controllo delle revisioni che documentino automaticamente tutte le modifiche.

2. Completezza

Tutti i documenti fiscalmente rilevanti devono essere completamente archiviati, inclusi:

• Fatture in entrata
• Fatture in uscita
• Contratti
• Corrispondenza commerciale
• Ricevute contabili

3. Organizzazione e chiarezza

I documenti devono essere archiviati in modo che un terzo qualificato possa comprenderli in un tempo ragionevole.

Best practice: Usa uno schema di denominazione coerente come NumeroFattura_Azienda.pdf. Strumenti come DocuSplit possono automatizzare questa denominazione.

Implementazione pratica: Guida in 5 passaggi

Passaggio 1: Raccogliere e digitalizzare le fatture

Raccogli tutte le fatture in arrivo - che siano per posta, email o portale di download.

Passaggio 2: Separazione e denominazione automatiche

Con DocuSplit puoi:

• Dividere automaticamente i PDF in fatture singole
• Riconoscere automaticamente numero fattura e azienda
• Far denominare i file in modo uniforme

Passaggio 3: Acquisire i metadati

Documenta per ogni fattura:

• Numero fattura
• Data fattura
• Fornitore/Cliente
• Importo netto
• Importo IVA
• Importo lordo

Conclusione

L'archiviazione conforme delle fatture non deve essere complicata. Con gli strumenti e i processi giusti, puoi:

• Risparmiare tempo grazie all'automazione
• Lavorare in sicurezza con la conformità legale
• Accedere in modo efficiente a tutti i documenti

Inizia ora a digitalizzare la tua contabilità. DocuSplit ti aiuta a separare automaticamente e denominare uniformemente le fatture.