Traitement des factures fournisseurs : Le guide complet d'automatisation 2025

Le traitement des factures fournisseurs est l'un des processus les plus chronophages de la comptabilité. Chaque jour, des factures arrivent par courrier, email et depuis divers portails. Chacune doit être saisie, vérifiée, approuvée et comptabilisée.

Dans ce guide, nous vous montrons comment automatiser le traitement des factures fournisseurs et économiser 80% de votre temps.

À lire également : Numériser le traitement des factures : Le guide complet

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Le processus traditionnel : Pourquoi il est obsolète

Le workflow manuel

Voici à quoi ressemble encore le traitement des factures dans de nombreuses entreprises :

Facture arrive (courrier/email)
        ↓
Scanner la facture papier / sauvegarder le PDF
        ↓
Ouvrir la facture et lire les données
        ↓
Saisir manuellement les données dans le système
        ↓
Vérifier la facture (contrôle factuel/numérique)
        ↓
Transmettre pour approbation
        ↓
Obtenir l'approbation (souvent par email)
        ↓
Comptabiliser la facture
        ↓
Classer/archiver la facture

Problème : Chaque étape est manuelle, sujette aux erreurs et chronophage.

Les coûts cachés

| Facteur de coût | Par facture | Avec 500 factures/mois | |-----------------|-------------|------------------------| | Saisie | 5 min | 42 heures | | Vérification | 3 min | 25 heures | | Approbation | 2 min | 17 heures | | Classement | 1 min | 8 heures | | Total | 11 min | 92 heures/mois |

À un taux horaire de 50€, cela signifie : 4 600€ de coûts de traitement mensuels - juste pour traiter les factures !

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La solution : Traitement automatisé des factures

Le workflow optimisé avec l'IA

Facture arrive (courrier/email/portail)
        ↓
Saisie & séparation automatiques
        ↓
L'IA extrait toutes les données pertinentes
        ↓
Validation automatique
        ↓
Workflow d'approbation numérique
        ↓
Export vers le système comptable
        ↓
Archivage automatique conforme

Gain de temps : De 11 minutes à 2 minutes par facture = 82% plus rapide

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Les 7 étapes du traitement automatisé des factures

Étape 1 : Réception centralisée des factures

Collectez toutes les factures en un seul endroit :

Factures par email :

• Configurez une adresse email dédiée (ex. factures@entreprise.com)
• Transfert automatique de tous les employés

Factures papier :

• Scan quotidien (scanner avec chargeur automatique)
• Ou : Utilisez un service de numérisation

Factures de portails :

• Établissez une routine de téléchargement (quotidienne/hebdomadaire)
• Ou : Connexion API aux principaux fournisseurs

Étape 2 : Séparation automatique des documents

Problème : PDF multi-documents et scans mixtes

Solution : Séparation de documents basée sur l'IA

DocuSplit AI sépare automatiquement :

• Les factures les unes des autres
• Les factures des bons de livraison
• Les documents multi-pages des documents mono-page

Exemple :

Entrée : Lot_scan_janvier.pdf (47 pages)

Sortie : FAC-2025-001_Fournisseur_A.pdf (2 pages)
        FAC-2025-002_Fournisseur_B.pdf (1 page)
        FAC-2025-003_Fournisseur_C.pdf (3 pages)
        ... (autres factures individuelles)

Étape 3 : Extraction de données basée sur l'IA

L'IA reconnaît et extrait automatiquement :

| Champ | Exemple | |-------|---------| | Numéro de facture | FAC-2025-00147 | | Date de facture | 15/01/2025 | | Date d'échéance | 29/01/2025 | | Fournisseur | Exemple SARL | | N° TVA | FR12345678901 | | Montant HT | 1 250,00€ | | TVA | 237,50€ | | Montant TTC | 1 487,50€ | | IBAN | FR76 1234 5678 9012 3456 | | Référence | FAC-2025-00147 |

Précision : L'IA moderne atteint un taux de reconnaissance de 95-99%.

Étape 4 : Validation automatique

Le logiciel vérifie automatiquement :

• [ ] Champs obligatoires complets ?
• [ ] N° TVA valide ?
• [ ] Calculs corrects ?
• [ ] Vérification des doublons (existe déjà ?)
• [ ] Date d'échéance plausible ?

En cas d'anomalies : Signalement automatique pour vérification manuelle.

Étape 5 : Workflow d'approbation numérique

Au lieu du ping-pong d'emails :

Facture saisie
      ↓
Attribution automatique au centre de coûts
      ↓
Notification à l'approbateur
      ↓
Approbation en un clic (ou mobile)
      ↓
Si montant > X : Deuxième approbation
      ↓
Transmission automatique pour paiement

Avantages :

• Statut transparent (qui doit encore approuver ?)
• Rappels automatiques pour les retards
• Piste d'audit pour la conformité

Étape 6 : Export vers le système comptable

Les données sont automatiquement transférées vers :

• Sage
• Cegid
• SAP
• Microsoft Dynamics
• Ou : Export CSV/XML

Plus de double saisie !

Étape 7 : Archivage conforme

Archivage automatique avec :

• Immuabilité (WORM)
• Recherche en texte intégral
• Conservation 10+ ans
• Piste d'audit

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Traiter les factures fournisseurs avec DocuSplit AI

Comment ça marche

1. Télécharger : Téléchargez vos factures (individuellement ou en PDF multi-documents)

2. Séparation automatique : L'IA reconnaît chaque facture individuelle

3. Extraction de données : Numéro de facture, fournisseur, montants sont reconnus

4. Nommage intelligent : NuméroFacture_Fournisseur.pdf

5. Téléchargement : ZIP avec toutes les factures individuelles + aperçu CSV

Ce que fait DocuSplit

| Fonctionnalité | Avantage | |----------------|----------| | Séparation automatique | Plus de division manuelle | | Extraction IA | Plus de saisie manuelle | | Nommage intelligent | Trouvabilité instantanée | | Export CSV | Directement dans Excel/comptabilité | | Reconnaissance multi-pages | Les pages liées restent ensemble |

Ce que DocuSplit ne fait pas (encore)

• Workflows d'approbation
• Intégration comptable directe
• Détection des doublons

Pour ces fonctionnalités : Utilisez DocuSplit comme outil de pré-traitement, puis importez dans votre GED/système comptable.

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Modèle de workflow : De 0 à automatisé

Semaine 1 : Préparation

• [ ] Configurer la boîte email centrale
• [ ] Se procurer un scanner (avec chargeur automatique)
• [ ] Définir la structure des dossiers
• [ ] Tester DocuSplit AI

Semaine 2 : Phase pilote

• [ ] Collecter toutes les factures pendant une semaine
• [ ] Traiter avec DocuSplit
• [ ] Examiner les résultats et ajuster
• [ ] Documenter le workflow

Semaine 3-4 : Déploiement

• [ ] Informer tous les employés
• [ ] Rendre le nouveau processus obligatoire
• [ ] Traiter l'arriéré (optionnel)
• [ ] Mesurer les premiers succès

À partir du mois 2 : Optimisation

• [ ] Recueillir les retours sur le processus
• [ ] Identifier les goulots d'étranglement
• [ ] Examiner l'intégration comptable
• [ ] Planifier le prochain niveau d'automatisation

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Défis courants et solutions

"Nous recevons des factures dans différents formats"

Problème : PDF, pièce jointe email, papier, téléchargement de portail

Solution : Dossier de collecte central

1. Enregistrez tous les PDF dans un dossier
2. Scannez les factures papier quotidiennement (vers le même dossier)
3. DocuSplit traite tout de la même manière

"Certaines factures sont multi-pages"

Problème : Page 1 et 2 vont ensemble

Solution : DocuSplit reconnaît automatiquement :

• "Page 1 sur 2" / "Page 2 sur 2"
• Même numéro de facture
• Indicateurs de continuation

"La qualité des scans varie"

Problème : Mauvais scans = mauvaise reconnaissance

Solution :

• Au moins 300 DPI lors du scan
• Noir et blanc au lieu de niveaux de gris (pour le texte)
• Activer l'amélioration automatique de l'image

"Nous avons aussi des factures internationales"

Problème : Différents formats, langues, devises

Solution : DocuSplit supporte :

• Allemand, Anglais, Français, Espagnol, Italien, Néerlandais
• Diverses devises
• Formats de factures internationaux

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Calcul du ROI : L'automatisation vaut-elle le coup ?

Exemple : 500 factures fournisseurs/mois

Avant (manuel) :

• Temps par facture : 11 minutes
• Temps total : 92 heures/mois
• Coût (50€/heure) : 4 600€/mois

Après (automatisé) :

• Temps par facture : 2 minutes
• Temps total : 17 heures/mois
• Coûts logiciel : ~100€/mois

Économies :

• Temps : 75 heures/mois
• Argent : 3 650€/mois
• Annuellement : 43 800€

ROI : Rentabilisé en moins d'1 mois

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Checklist : Automatiser les factures fournisseurs

Prérequis

• [ ] Boîte email centrale pour les factures
• [ ] Scanner avec chargeur automatique de documents
• [ ] Structure de dossiers définie
• [ ] Personne responsable du processus

Sélection du logiciel

• [ ] Reconnaissance de documents basée sur l'IA
• [ ] Séparation automatique des PDF multi-documents
• [ ] Option d'export (CSV, XML, API)
• [ ] Archivage conforme possible

Conception du processus

• [ ] Canaux de réception définis
• [ ] Workflow d'approbation établi
• [ ] Interface avec la comptabilité clarifiée
• [ ] Exigences d'archivage considérées

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FAQ : Questions courantes sur les factures fournisseurs

Combien de temps dure la transition ?

Avec une mise en œuvre cohérente : 2-4 semaines jusqu'au fonctionnement opérationnel. La phase pilote montre rapidement où des améliorations sont nécessaires.

Cela fonctionne-t-il pour les petites entreprises ?

Surtout pour les petites entreprises, l'automatisation est rentable ! Avec moins de personnel, les gains de temps sont particulièrement précieux. DocuSplit propose des plans d'entrée à partir de 9,99€/mois.

Que se passe-t-il avec les erreurs de reconnaissance ?

• L'IA atteint une précision de 95-99%
• Les reconnaissances incertaines sont signalées
• Vérification manuelle pour les factures signalées
• Amélioration continue de la reconnaissance

Est-ce conforme aux réglementations ?

Oui, si :

• Une documentation du processus existe
• Un stockage immuable est assuré
• Une piste d'audit complète
• La période de conservation requise est maintenue

Puis-je traiter des factures existantes rétroactivement ?

Oui ! Scannez les arriérés et traitez-les avec DocuSplit. De cette façon, vous avez une archive unifiée et consultable.

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Conclusion : Automatisez maintenant - C'est rentable

Le traitement des factures fournisseurs est un candidat parfait pour l'automatisation :

• Effort manuel élevé (11+ min par facture)
• Tâches récurrentes et similaires
• Taux d'erreur élevé avec la saisie manuelle
• Économies de temps et de coûts mesurables

Avec DocuSplit AI, vous pouvez mettre en œuvre la première étape de l'automatisation immédiatement : Séparation et nommage intelligent.

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1. Pas de compte nécessaire pour le premier test
2. 3 PDF gratuits à traiter
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Des questions sur le traitement automatisé des factures ? Contactez-nous à support@docusplit.ai

Articles connexes :

• Numériser le traitement des factures : Le guide complet
• Archiver les factures conformément à la réglementation
• Bureau sans papier : Le guide complet