Procesamiento de facturas de proveedores: La guía completa de automatización 2025

El procesamiento de facturas de proveedores es uno de los procesos más lentos en contabilidad. Cada día, llegan facturas por correo, email y desde varios portales. Cada una debe ser capturada, revisada, aprobada y contabilizada.

En esta guía, te mostramos cómo automatizar el procesamiento de facturas de proveedores y ahorrar un 80% de tu tiempo.

Lee también: Digitalizar el procesamiento de facturas: La guía completa

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El proceso tradicional: Por qué está obsoleto

El flujo de trabajo manual

Así sigue siendo el procesamiento de facturas en muchas empresas:

Factura llega (correo/email)
        ↓
Escanear factura en papel / guardar PDF
        ↓
Abrir factura y leer datos
        ↓
Introducir datos manualmente en el sistema
        ↓
Revisar factura (control de hechos/números)
        ↓
Enviar para aprobación
        ↓
Obtener aprobación (a menudo por email)
        ↓
Contabilizar factura
        ↓
Archivar factura

Problema: Cada paso es manual, propenso a errores y lento.

Los costes ocultos

| Factor de coste | Por factura | Con 500 facturas/mes | |-----------------|-------------|----------------------| | Captura | 5 min | 42 horas | | Revisión | 3 min | 25 horas | | Aprobación | 2 min | 17 horas | | Archivo | 1 min | 8 horas | | Total | 11 min | 92 horas/mes |

A una tarifa horaria de 50€, eso significa: 4.600€ de costes de procesamiento mensuales - ¡solo para procesar facturas!

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La solución: Procesamiento automatizado de facturas

El flujo de trabajo optimizado con IA

Factura llega (correo/email/portal)
        ↓
Captura y separación automáticas
        ↓
La IA extrae todos los datos relevantes
        ↓
Validación automática
        ↓
Flujo de aprobación digital
        ↓
Exportación al sistema contable
        ↓
Archivado automático conforme a normativa

Ahorro de tiempo: De 11 minutos a 2 minutos por factura = 82% más rápido

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Los 7 pasos del procesamiento automatizado de facturas

Paso 1: Recepción centralizada de facturas

Recoge todas las facturas en un solo lugar:

Facturas por email:

• Configura una dirección de email dedicada (ej. facturas@empresa.com)
• Reenvío automático desde todos los empleados

Facturas en papel:

• Escaneo diario (escáner con alimentador automático)
• O: Usa un servicio de escaneo

Facturas de portales:

• Establece rutina de descarga (diaria/semanal)
• O: Conexión API a proveedores principales

Paso 2: Separación automática de documentos

Problema: PDFs multi-documento y escaneos mixtos

Solución: Separación de documentos basada en IA

DocuSplit AI separa automáticamente:

• Facturas entre sí
• Facturas de albaranes
• Documentos multipágina de documentos de una página

Ejemplo:

Entrada: Lote_escaneo_enero.pdf (47 páginas)

Salida: FAC-2025-001_Proveedor_A.pdf (2 páginas)
        FAC-2025-002_Proveedor_B.pdf (1 página)
        FAC-2025-003_Proveedor_C.pdf (3 páginas)
        ... (más facturas individuales)

Paso 3: Extracción de datos basada en IA

La IA reconoce y extrae automáticamente:

| Campo | Ejemplo | |-------|---------| | Número de factura | FAC-2025-00147 | | Fecha de factura | 15/01/2025 | | Fecha de vencimiento | 29/01/2025 | | Proveedor | Ejemplo S.L. | | NIF | B12345678 | | Importe neto | 1.250,00€ | | IVA | 237,50€ | | Importe bruto | 1.487,50€ | | IBAN | ES91 2100 0418 4502 0005 1332 | | Referencia | FAC-2025-00147 |

Precisión: La IA moderna alcanza una tasa de reconocimiento del 95-99%.

Paso 4: Validación automática

El software verifica automáticamente:

• [ ] ¿Campos obligatorios completos?
• [ ] ¿NIF válido?
• [ ] ¿Cálculos correctos?
• [ ] ¿Comprobación de duplicados (ya existe)?
• [ ] ¿Fecha de vencimiento plausible?

En caso de discrepancias: Marcado automático para revisión manual.

Paso 5: Flujo de aprobación digital

En lugar de ping-pong de emails:

Factura capturada
      ↓
Asignación automática a centro de costes
      ↓
Notificación al aprobador
      ↓
Aprobación con un clic (o móvil)
      ↓
Si importe > X: Segunda aprobación
      ↓
Envío automático para pago

Beneficios:

• Estado transparente (¿quién todavía necesita aprobar?)
• Recordatorios automáticos para retrasos
• Pista de auditoría para cumplimiento

Paso 6: Exportación al sistema contable

Los datos se transfieren automáticamente a:

• ContaPlus
• Sage
• SAP
• Microsoft Dynamics
• O: Exportación CSV/XML

¡No más doble introducción de datos!

Paso 7: Archivado conforme a normativa

Archivado automático con:

• Inmutabilidad (WORM)
• Búsqueda de texto completo
• Retención 10+ años
• Pista de auditoría

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Procesar facturas de proveedores con DocuSplit AI

Cómo funciona

1. Subir: Sube tus facturas (individualmente o como PDF multi-documento)

2. Separación automática: La IA reconoce cada factura individual

3. Extracción de datos: Número de factura, proveedor, importes se reconocen

4. Nomenclatura inteligente: NúmeroFactura_Proveedor.pdf

5. Descargar: ZIP con todas las facturas individuales + resumen CSV

Qué hace DocuSplit

| Función | Beneficio | |---------|-----------| | Separación automática | Sin división manual | | Extracción IA | Sin introducción manual de datos | | Nomenclatura inteligente | Encontrabilidad instantánea | | Exportación CSV | Directamente a Excel/contabilidad | | Reconocimiento multipágina | Las páginas relacionadas permanecen juntas |

Qué no hace DocuSplit (todavía)

• Flujos de aprobación
• Integración contable directa
• Detección de duplicados

Para estas funciones: Usa DocuSplit como herramienta de preprocesamiento, luego importa a tu DMS/sistema contable.

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Plantilla de flujo de trabajo: De 0 a automatizado

Semana 1: Preparación

• [ ] Configurar bandeja de entrada de email central
• [ ] Adquirir escáner (con alimentador automático)
• [ ] Definir estructura de carpetas
• [ ] Probar DocuSplit AI

Semana 2: Fase piloto

• [ ] Recopilar todas las facturas durante una semana
• [ ] Procesar con DocuSplit
• [ ] Revisar resultados y ajustar
• [ ] Documentar flujo de trabajo

Semana 3-4: Despliegue

• [ ] Informar a todos los empleados
• [ ] Hacer obligatorio el nuevo proceso
• [ ] Procesar acumulación pendiente (opcional)
• [ ] Medir primeros éxitos

Desde el mes 2: Optimización

• [ ] Recoger feedback del proceso
• [ ] Identificar cuellos de botella
• [ ] Revisar integración contable
• [ ] Planificar siguiente nivel de automatización

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Desafíos comunes y soluciones

"Recibimos facturas en diferentes formatos"

Problema: PDF, adjunto de email, papel, descarga de portal

Solución: Carpeta de recopilación central

1. Guarda todos los PDFs en una carpeta
2. Escanea facturas en papel diariamente (a la misma carpeta)
3. DocuSplit procesa todo de la misma manera

"Algunas facturas son multipágina"

Problema: Página 1 y 2 van juntas

Solución: DocuSplit reconoce automáticamente:

• "Página 1 de 2" / "Página 2 de 2"
• Mismo número de factura
• Indicadores de continuación

"La calidad del escaneo varía"

Problema: Escaneos deficientes = reconocimiento deficiente

Solución:

• Al menos 300 DPI al escanear
• Blanco y negro en lugar de escala de grises (para texto)
• Habilitar mejora automática de imagen

"También tenemos facturas internacionales"

Problema: Diferentes formatos, idiomas, monedas

Solución: DocuSplit soporta:

• Alemán, Inglés, Francés, Español, Italiano, Neerlandés
• Varias monedas
• Formatos de factura internacionales

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Cálculo del ROI: ¿Vale la pena la automatización?

Ejemplo: 500 facturas de proveedores/mes

Antes (manual):

• Tiempo por factura: 11 minutos
• Tiempo total: 92 horas/mes
• Coste (50€/hora): 4.600€/mes

Después (automatizado):

• Tiempo por factura: 2 minutos
• Tiempo total: 17 horas/mes
• Costes de software: ~100€/mes

Ahorro:

• Tiempo: 75 horas/mes
• Dinero: 3.650€/mes
• Anualmente: 43.800€

ROI: Amortizado en menos de 1 mes

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Lista de verificación: Automatizar facturas de proveedores

Requisitos previos

• [ ] Bandeja de entrada de email central para facturas
• [ ] Escáner con alimentador automático de documentos
• [ ] Estructura de carpetas definida
• [ ] Persona responsable del proceso

Selección de software

• [ ] Reconocimiento de documentos basado en IA
• [ ] Separación automática de PDFs multi-documento
• [ ] Opción de exportación (CSV, XML, API)
• [ ] Archivado conforme a normativa posible

Diseño del proceso

• [ ] Canales de entrada definidos
• [ ] Flujo de aprobación establecido
• [ ] Interfaz con contabilidad aclarada
• [ ] Requisitos de archivado considerados

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FAQ: Preguntas comunes sobre facturas de proveedores

¿Cuánto tiempo dura la transición?

Con implementación consistente: 2-4 semanas hasta operación funcional. La fase piloto muestra rápidamente dónde se necesitan mejoras.

¿Funciona esto para pequeñas empresas?

¡Especialmente para pequeñas empresas, la automatización vale la pena! Con menos personal, el ahorro de tiempo es particularmente valioso. DocuSplit ofrece planes de entrada desde 9,99€/mes.

¿Qué pasa con los errores de reconocimiento?

• La IA alcanza un 95-99% de precisión
• Los reconocimientos inciertos se marcan
• Revisión manual para facturas marcadas
• Mejora continua del reconocimiento

¿Es conforme a la normativa?

Sí, si:

• Existe documentación del proceso
• Se asegura almacenamiento inmutable
• Pista de auditoría completa
• Se mantiene el período de retención requerido

¿Puedo procesar facturas existentes retroactivamente?

¡Sí! Escanea acumulaciones pendientes y procésalas con DocuSplit. De esta manera tienes un archivo unificado y consultable.

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Conclusión: Automatiza ahora - Vale la pena

El procesamiento de facturas de proveedores es un candidato perfecto para la automatización:

• Alto esfuerzo manual (11+ min por factura)
• Tareas recurrentes y similares
• Alta tasa de error con captura manual
• Ahorro de tiempo y costes medibles

Con DocuSplit AI, puedes implementar el primer paso de automatización inmediatamente: Separación y nomenclatura inteligente.

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Prueba ahora: 3 facturas gratis

Compruébalo tú mismo:

1. No se necesita cuenta para la primera prueba
2. 3 PDFs gratis para procesar
3. Ve inmediatamente cómo funciona la automatización

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¿Preguntas sobre el procesamiento automatizado de facturas? Contáctanos en support@docusplit.ai

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