Archivo de facturas conforme a la normativa

El archivo digital de facturas no es solo conveniente - en muchos casos, es legalmente requerido. Comprender los requisitos de cumplimiento es esencial para cualquier empresa que maneje facturas.

Lea también: Procesamiento automático de facturas con IA - Automatice todo su flujo de facturas.

En esta guía, aprenderás todo lo que necesitas saber sobre el archivo conforme de facturas.

Por qué importa el archivo digital

Las empresas modernas procesan cientos o miles de facturas mensualmente. Gestionar estos documentos eficazmente requiere:

• Sistemas de almacenamiento organizados
• Capacidades de búsqueda rápida
• Documentación de pistas de auditoría
• Accesibilidad a largo plazo

Requisitos clave de cumplimiento

1. Inmutabilidad

Una vez archivados, los documentos no pueden ser alterados. Cualquier cambio debe ser rastreable y documentado.

Consejo: Usa sistemas de archivo con control de revisión que documenten automáticamente todos los cambios.

2. Completitud

Todos los documentos relevantes para impuestos deben ser archivados completamente, incluyendo:

• Facturas entrantes
• Facturas salientes
• Contratos
• Correspondencia comercial
• Recibos de contabilidad

3. Organización y claridad

Los documentos deben almacenarse de manera que un tercero cualificado pueda entenderlos en un tiempo razonable.

Buena práctica: Usa un esquema de nomenclatura consistente como NumeroFactura_Empresa.pdf. Herramientas como DocuSplit pueden automatizar esta nomenclatura.

Implementación práctica: Guía de 5 pasos

Paso 1: Recopilar y digitalizar facturas

Reúne todas las facturas entrantes - ya sea por correo, email o portal de descarga.

Paso 2: Separación y nomenclatura automática

Con DocuSplit puedes:

• Dividir automáticamente PDFs en facturas individuales
• Reconocer automáticamente número de factura y empresa
• Nombrar archivos de forma uniforme

Paso 3: Capturar metadatos

Documenta para cada factura:

• Número de factura
• Fecha de factura
• Proveedor/Cliente
• Importe neto
• Importe IVA
• Importe bruto

Conclusión

El archivo conforme de facturas no tiene que ser complicado. Con las herramientas y procesos correctos, puedes:

• Ahorrar tiempo mediante automatización
• Trabajar seguro con cumplimiento legal
• Acceder eficientemente a todos los documentos

Comienza ahora a digitalizar tu contabilidad. DocuSplit te ayuda a separar automáticamente y nombrar uniformemente las facturas.