Digitalizar cartas y
ordenar automáticamente con IA

Después de escanear una pila de correo, tiene un PDF de 20, 50 o 100 páginas — y todos los documentos están mezclados. Según estudios de IDC, la clasificación manual toma un promedio de 40 minutos al día. Docusplit ordena automáticamente y reduce este esfuerzo hasta en un 90 %.

La IA utiliza una combinación de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y el modelo de lenguaje GPT-4o para analizar cada página. Detecta automáticamente dónde comienza una nueva carta y extrae remitente, tipo de documento y fecha. Las cartas de varias páginas — como un contrato de seguro de tres páginas — se reconocen correctamente como pertenecientes al mismo documento.

Usted elige la estructura de carpetas deseada: por remitente (ej. Hacienda/NotificacionFiscal_2025-01-20.pdf), por tipo (ej. Facturas/Endesa_2025-02-15.pdf) o por fecha (ej. _2025-03/Contrato_Alquiler.pdf). El archivo CSV incluido contiene todos los metadatos extraídos y permite la importación a sistemas de gestión documental existentes.

Para administradores de fincas: el correo de 50 inquilinos se asigna automáticamente a las propiedades correctas. Para asesores fiscales: el correo de clientes se pre-ordena por tipo. Para familias: facturas, seguros y correo administrativo van a carpetas separadas.

Para la digitalización de cartas con Docusplit, solo necesita un dispositivo que pueda producir archivos PDF. La elección del escáner depende de su volumen de correo y sus necesidades.

Los escáneres de documentos con alimentador automático (ADF) son la mejor opción para uso regular. Modelos como el Fujitsu ScanSnap iX1600 o Brother ADS-4700W escanean 30–60 páginas por minuto en modo dúplex. Coloque toda la pila y obtenga un PDF multipágina en menos de un minuto. Ajuste recomendado: 200–300 dpi, color o escala de grises.

Los escáneres de cama plana son adecuados para documentos encuadernados u originales frágiles, pero demasiado lentos para grandes pilas. Las impresoras multifunción con función de escaneo son una alternativa económica para uso ocasional — asegúrese de que soporten la creación de PDF multipágina.

Las apps de escaneo para smartphone como Adobe Scan, Microsoft Lens o SwiftScan son ideales para uso móvil. La calidad es suficiente para el reconocimiento por IA en la mayoría de los casos. Para mejores resultados: iluminación uniforme, ángulo recto y función de recorte automático.

Independientemente del tipo de escáner: cuanto mayor sea la calidad del escaneo, mejor el reconocimiento por IA. Los escaneos en color dan resultados ligeramente mejores que en escala de grises, pero ambos funcionan de forma fiable.