Ordenar documentos automáticamente —
clasificación inteligente con IA

Docusplit reconoce automáticamente más de 10 tipos de documentos. Incluye facturas, contratos, cartas, notificaciones y formularios. También detecta extractos bancarios, pólizas de seguro y recibos.

La IA analiza el contenido de cada página. Lo asigna al tipo de documento correspondiente. Incluso con escaneos de baja calidad, la tasa de reconocimiento supera el 95 %. Se admiten documentos en alemán e inglés.

Tras la clasificación, Docusplit crea una estructura de carpetas lógica. Elija entre tres opciones: por tipo, por remitente o por fecha. Cada archivo se coloca en la carpeta correcta.

Los nombres de archivo son automáticamente descriptivos. Ejemplo: Factura_Amazon_2025-01-15.pdf. Encuentra cada documento en segundos. Según AIIM, el 7,5 % de los documentos se pierden sin un sistema de archivo unificado (Fuente: AIIM Research).

La clasificación con IA identifica el tipo de documento automáticamente. La tecnología combina OCR con un modelo de lenguaje. Primero se extrae el texto del escaneo. Luego el modelo analiza contexto y estructura.

Una factura tiene características típicas. Incluyen número de factura, importe y fecha de vencimiento. La IA detecta estos patrones de forma fiable. Distingue facturas de contratos y recordatorios de abonos.

Según McKinsey, los trabajadores del conocimiento dedican el 19 % de su tiempo a buscar información. La clasificación automática reduce drásticamente este esfuerzo. Los documentos quedan categorizados y localizables al instante.

Un nombre coherente es clave para la localización. El mejor esquema sigue el patrón: Tipo_Remitente_Fecha.pdf. Así reconoce el contenido de un archivo de un vistazo.

Docusplit nombra los documentos automáticamente con este esquema. scan_042.pdf se convierte en Factura_Telekom_2025-03-01.pdf. La IA extrae tipo, remitente y fecha directamente del contenido.

Buenos nombres de archivo hacen innecesaria la búsqueda de texto completo. Ve inmediatamente qué contiene un archivo. Según IDC, recrear un documento perdido cuesta en promedio 120 euros (Fuente: IDC Research).

Docusplit entrega los documentos clasificados como archivo ZIP con estructura de carpetas. Esta estructura se transfiere directamente a cualquier almacenamiento en la nube. Solo descomprima y suba a Google Drive, Dropbox o OneDrive.

El archivo CSV incluido contiene todos los metadatos. Puede importarlos en sistemas DMS. Funciona con SharePoint, M-Files y DocuWare.

Según Bitkom, el 82 % de las empresas alemanas usan procesos documentales digitales. El archivo en la nube es el enfoque más común. Docusplit elimina el paso manual de clasificación.

Las asesorías fiscales procesan cientos de justificantes por cliente. La clasificación automática asigna facturas y notificaciones al cliente correcto. El esfuerzo se reduce hasta un 90 % (Fuente: McKinsey Digital).

Los administradores de fincas reciben correo para decenas de propiedades. Docusplit clasifica gastos y facturas de proveedores automáticamente por propiedad. Cada documento va a la carpeta correcta.

En sanidad, los expedientes de pacientes deben archivarse conforme al RGPD. La clasificación automática garantiza la asignación correcta. Arquitectos, corredores de seguros y asociaciones también se benefician.

Consejo 1: Escanee el correo el día que llega. Así evita acumulaciones. El escaneo regular solo toma unos minutos al día.

Consejo 2: Use una estructura de carpetas coherente. Elija entre fecha, remitente o tipo. No mezcle los sistemas.

Consejo 3: Revise los resultados por muestreo. La IA alcanza más del 95 % de precisión. Las comprobaciones ocasionales aumentan la confianza.

Consejo 4: Haga copias de seguridad de su archivo digital regularmente. El BSI recomienda la regla 3-2-1: tres copias, dos medios, una ubicación externa (Fuente: BSI).

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