Facturen archiveren conform de regels

Digitale facturenarchivering is niet alleen handig - in veel gevallen is het wettelijk verplicht. Het begrijpen van compliance-eisen is essentieel voor elk bedrijf dat facturen verwerkt.

In deze gids leer je alles wat je moet weten over conforme factuurarchivering.

Waarom digitaal archiveren belangrijk is

Moderne bedrijven verwerken honderden of duizenden facturen per maand. Het effectief beheren van deze documenten vereist:

• Georganiseerde opslagsystemen
• Snelle zoekmogelijkheden
• Documentatie van auditsporen
• Toegankelijkheid op lange termijn

Belangrijkste compliance-eisen

1. Onveranderlijkheid

Eenmaal gearchiveerd, kunnen documenten niet worden gewijzigd. Elke wijziging moet traceerbaar en gedocumenteerd zijn.

Tip: Gebruik archiveringssystemen met revisiebeheer die automatisch alle wijzigingen documenteren.

2. Volledigheid

Alle fiscaal relevante documenten moeten volledig worden gearchiveerd, waaronder:

• Inkomende facturen
• Uitgaande facturen
• Contracten
• Zakelijke correspondentie
• Boekingsbewijzen

3. Organisatie en duidelijkheid

Documenten moeten zo worden opgeslagen dat een gekwalificeerde derde partij ze binnen een redelijke tijd kan begrijpen.

Best practice: Gebruik een consistent naamgevingsschema zoals Factuurnummer_Bedrijf.pdf. Tools zoals DocuSplit kunnen deze naamgeving automatiseren.

Praktische implementatie: 5-stappen gids

Stap 1: Verzamel en digitaliseer facturen

Verzamel alle inkomende facturen - of ze nu per post, e-mail of downloadportaal binnenkomen.

Stap 2: Automatische scheiding en naamgeving

Met DocuSplit kun je:

• PDF's automatisch splitsen in individuele facturen
• Automatisch factuurnummer en bedrijf herkennen
• Bestanden uniform laten benoemen

Stap 3: Metadata vastleggen

Documenteer voor elke factuur:

• Factuurnummer
• Factuurdatum
• Leverancier/Klant
• Nettobedrag
• BTW-bedrag
• Brutobedrag

Conclusie

Conforme factuurarchivering hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de juiste tools en processen kun je:

• Tijd besparen door automatisering
• Veilig werken met wettelijke compliance
• Efficiënt toegang krijgen tot alle documenten

Begin nu met het digitaliseren van je boekhouding. DocuSplit helpt je om facturen automatisch te scheiden en uniform te benoemen.