Boekhoudkundige documenten digitaliseren: Hoe automatiseren met AI
Digitaliseer je boekhoudkundige documenten en bereid ze automatisch voor. Leer hoe je bonnetjes scant, intelligent benoemd en direct uploadt naar je boekhoudprogramma.
Boekhoudkundige documenten digitaliseren: Hoe automatiseren met AI
Als boekhouder of ondernemer ken je het probleem: bergen bonnetjes die maandelijks moeten worden gesorteerd, benoemd en geüpload. Handmatige voorbereiding kost tijd die je beter kunt investeren in je kernwerk.
Het goede nieuws: Met AI-gestuurde documentverwerking kun je automatisch je boekhoudkundige documenten digitaliseren en perfect voorbereid uploaden. In deze gids laten we je zien hoe je het proces in 3 eenvoudige stappen automatiseert.
Lees ook: Automatische factuurverwerking met AI - Onze uitgebreide pillar-pagina over dit onderwerp.
Waarom boekhoudkundige documenten digitaliseren?
De voordelen van digitale documentverwerking
| Handmatig | Gedigitaliseerd met AI | |-----------|------------------------| | 15-20 min per documentstapel | 2-3 minuten | | Foutgevoelige naamgeving | Consistente bestandsnamen | | Documenten zoeken kost tijd | Direct vindbaar | | Fysieke overdracht vereist | Digitale upload |
Wie profiteert van digitalisering?
- Accountants met veel klanten
- MKB-bedrijven met eigen boekhoudprogramma
- Boekhouders in bedrijven
- Freelancers die met accountants werken
De uitdaging: Documentvoorbereiding
Voordat je documenten kunt uploaden naar je boekhoudprogramma, moeten ze:
- Gescand worden (papieren documenten)
- Gescheiden worden (scans met meerdere pagina's)
- Benoemd worden (op documenttype/datum)
- Gesorteerd worden (op categorie)
Dit is precies waar AI-automatisering van pas komt.
Hoe boekhoudkundige documenten digitaliseren met AI
Stap 1: Documenten verzamelen en scannen
Papieren documenten:
- Gebruik een scanner met automatische documentinvoer
- Scan alle documenten van een periode in één PDF
- Aanbevolen resolutie: 300 DPI
Digitale documenten:
- Verzamel e-mailfacturen
- Download bonnetjes van leveranciersportalen
- Consolideer in één map
Pro-tip: Scan wekelijks in plaats van maandelijks - dit houdt de inspanning beheersbaar.
Stap 2: Automatisch scheiden en benoemen met DocuSplit
Nu komt het AI-deel: Met DocuSplit AI verwerk je automatisch de hele documentstapel.
Hoe het werkt:
- Upload: Upload een PDF met meerdere documenten
- AI analyseert: Detecteert automatisch documentgrenzen
- Intelligente naamgeving: Elk document krijgt een betekenisvolle naam
- Download: ZIP met perfect benoemde individuele bestanden
Voorbeeld naamgeving:
Input: scan_januari_2025.pdf (20 pagina's, 8 documenten)
Output:
├── Factuur_Amazon_2025-01-05.pdf
├── Factuur_Telecom_2025-01-10.pdf
├── Factuur_Leverancier_2025-01-15.pdf
├── BrandstofBon_Shell_2025-01-08.pdf
├── MaaltijdKosten_Restaurant_2025-01-12.pdf
├── Bankafschrift_Bank_2025-01.pdf
├── HerinneringsKosten_Leverancier_2025-01-20.pdf
└── Factuur_Kantoorartikelen_2025-01-22.pdf
Stap 3: Uploaden naar je boekhoudprogramma
De voorbereide documenten kunnen nu eenvoudig worden geüpload:
Optie A: Handmatige upload
- Log in op je boekhoudprogramma
- Selecteer documentopslag
- Pak ZIP uit en upload documenten
- Wijs categorieën toe (indien nodig)
Optie B: Mobiele upload
- Gebruik de mobiele app van je software
- Selecteer documenten uit ZIP
- Draag direct over naar documentopslag
Optie C: Geautomatiseerde upload (geavanceerd)
- API-integratie voor automatische overdracht
- Geschikt voor grote documentvolumes
- Installatie door IT-dienstverlener
Welke documenttypes worden herkend?
DocuSplit AI herkent automatisch verschillende documenttypes en benoemt ze dienovereenkomstig:
Veelvoorkomende documenttypes
| Documenttype | Herkenningskenmerken | Voorbeeld naamgeving | |--------------|---------------------|---------------------| | Facturen | Factuurnummer, BTW | Factuur_Bedrijfsnaam_Datum.pdf | | Creditnota's | Creditnotareferentie | Creditnota_Bedrijfsnaam_Datum.pdf | | Herinneringen | Betalingsherinnering | Herinnering_Bedrijfsnaam_Datum.pdf | | Bankafschriften | Saldo, transacties | Bankafschrift_Bank_Maand.pdf | | Brandstofbonnen | Tankstation, liters | BrandstofBon_Station_Datum.pdf | | Maaltijdkosten | Restaurant, gasten | MaaltijdKosten_Restaurant_Datum.pdf |
Compatibiliteit met boekhoudprogramma's
Voor compatibiliteit met boekhoudprogramma's zorgt DocuSplit voor:
- Leesbare bestandsnamen: Geen speciale tekens die problemen veroorzaken
- Datumformaat: JJJJ-MM-DD voor correcte sortering
- Documenttype: Duidelijke categorisatie zichtbaar
Best practices voor digitalisering van boekhoudkundige documenten
Voor het scannen
- Verwijder nietjes: Voorkomt papierstoringen
- Controleer volgorde: Chronologisch of per leverancier
- Zorg voor kwaliteit: Geen vouwen, leesbare tekst
Tijdens verwerking
- Regelmaat: Stel een wekelijkse routine in
- Controle: Steekproefsgewijs resultaten controleren
- Backup: Bewaar originelen (minstens tijdelijk)
Na uploaden
- Controleer toewijzing: Zijn alle documenten correct gecategoriseerd?
- Ontbrekende documenten: Worden automatisch gemarkeerd
- Informeer de accountant: Voor vragen over documenten
Veelgestelde vragen
Kan ik papieren documenten vernietigen na het scannen?
Volgens belastingregels: Ja, als:
- De scankwaliteit voldoende is
- Procesdocumentatie bestaat
- Je accountant akkoord is
Aanbeveling: Bewaar originelen 3 maanden voordat je ze vernietigt.
Welke scanresolutie heb ik nodig?
- Minimum: 200 DPI
- Aanbevolen: 300 DPI
- Kleur: Grijstinten meestal voldoende, kleur voor gekleurde bonnetjes
Hoe ga ik om met facturen met meerdere pagina's?
DocuSplit herkent automatisch welke pagina's bij elkaar horen:
- "Pagina 1 van 3" wordt herkend
- Hetzelfde factuurnummer op volgende pagina's
- Overeenkomst in lay-out
Hoeveel documenten kan ik tegelijk verwerken?
Met DocuSplit:
- Proef: Tot 15 pagina's per PDF
- Starter: Tot 20 pagina's per PDF
- Pro: Tot 50 pagina's per PDF
- Max: Onbeperkt aantal pagina's
Tijdsbesparing: Een concreet voorbeeld
Accountant met 30 klanten
Uitgangssituatie:
- 30 klanten met gemiddeld 50 documenten/maand
- Documentvoorbereiding: 20 min per klant
- Maandelijkse inspanning: 10 uur
Met AI-automatisering:
- Klant scant en uploadt
- DocuSplit verwerkt automatisch
- Accountant downloadt voorbereide documenten
- Inspanning per klant: 5 minuten
- Maandelijkse inspanning: 2,5 uur
Besparing: 7,5 uur/maand = 90 uur/jaar
Bij een uurtarief van €100: €9.000 jaarlijkse besparing
Begin nu: Digitaliseer je boekhoudkundige documenten
Het digitaliseren van je boekhoudkundige documenten is makkelijker dan je denkt. Met DocuSplit AI:
- Gratis proefperiode: 3 PDF's zonder registratie
- Direct klaar: Geen installatie vereist
- Geoptimaliseerd voor boekhouding: Perfecte bestandsnamen
In 3 stappen naar digitale documentverwerking:
- Scan documenten (zoals gebruikelijk)
- Upload naar DocuSplit (1 klik)
- Laad voorbereide documenten in boekhouding (perfect benoemd)
Tijdsbesparing vanaf dag één - geen trainingstijd, geen IT-kennis vereist.
Vragen over boekhoudintegratie? Neem contact met ons op via support@docusplit.ai
Lees ook: